展望2014应对中小建筑企业合同管理

1、展望 2014 应对中小建筑企业合同管理 展望 2014 应对中小建筑企业合同管理 随着我国加入 WTO，我国建筑市场的竞争也日趋激烈，对于建 筑企业既是一次严峻的生存挑战，也是一个难得的发展机遇。目前我 国的中小型建筑企业综合竞争实力和管理水平， 尤其是建设工程合同 管理水平，与国内先进企业相比差距较大，与国外建筑企业比较更是 不可同日而语。 主要表现在合同体系不健全、合同管理水平低、人 员素质较低。在建筑市场上，不慎签订一个的合同就有可能导致企业 面临破产的窘境，合同管理对建筑施工单位的重要性不能否定，但是 现代企业的经济往来，主要通过合同形式进行，随着经济的发展，企 业正向着大型化、规模化发展，而对负责建筑施工的企业而言，随着 规模的扩大，所签定的合同数量也急剧增加，这势必就增加了企业的 管理难度。因此，中小型建筑企业必须加强对合同管理的研究、加强 对控制合同风险对策的研究，以提高企业的抗风险能力，确保在日益 竞争的建筑市场上求生存、谋发展。 1、中小型建筑企业合同管理的现状 1.1 合同法律意识淡薄 分析过去中小型建筑施工企业经营中出现的问题，我们不难发现：施 工企业的经营运作

2、还不规范，企业法律意识不强，尤其是缺乏强烈、 敏锐的合同法律意识。建筑企业往往不通过严格的招投标程序，就签 署巨额的工程项目合同，在签署合同时，合同双方既不按照建设部和 国家工商局制定的 GF-1999-0201建设工程施工合同示范文本规 范，也不根据工程项目和企业自身的具体情况来订立相应的合同条 款，往往将订立合同流于形式，对合同条款不作仔细推敲，对违约责 任、违约条件等不作具体明确的约定，订立的合同非常简单，内容缺 乏、条款不全、责、权和利不明，为工程合同纠纷、合同损失和经济 风险留下了隐患。订立合同形同虚设，合同风险不言自明。在合同履 行期间，合同管理工作更不规范，往来函件、工程签证缺乏必要的记 录和保管，发生问题后扯皮不断，相互推委。更有甚者，有些建筑施 工企业不采取投标方式， 而是采取行贿方式获得承包合同或是在投标 报价过程中相互串通，有意哄抬承包价格。在获得承包合同后，有些 承包商随意肢解工程，擅自分包工程或假借分包的名义倒手转包工 程，从中牟利。 1.2 合同管理职能工作缺乏足够的重视 很多建筑企业的管理层， 不能从战略高度分析和认识合同管理对企业 生存和发展的重要意义，

3、缺乏对合同管理职能的重视。大多数中小型 建筑企业没有设立专职的合同管理部门和人员， 没有建立严格的合同 管理制度和规范的工作程序， 仅仅将合同管理职能分解为技术、 经营、 质检等几大部门分别进行管理， 无法从整体上分析和把握合同的确切 状态及应采取的合同措施，合同管理漏洞百出。对多年来积累的有关 合同管理的经验教训，缺乏系统的搜集、整理和分析，已有的经验教 训不能指导今后的合同管理工作，常常为同样失误重复地交“学 费”。 这类企业合同管理工作执行的深度和质量往往依赖于具体合同 管理人员的素质水平和本身所具有的经验， 项目现场合同文件管理混 乱， 大量无效、 错杂的合同文件既干扰了合同管理人员的分析和判断， 又不能为合同管理提供有力的合同依据， 特别是由于难以保证合同管 理中关键性环节的全面实行， 发生遗漏或工作失误则会导致重大合同 失误，形成合同风险。同时，项目合同管理人员缺乏有效的监控措施 和控制风险的对策，也容易滋生各种腐败。 1.3 合同文本存在众多缺陷 从目前实施的建设工程施工合同文本来看,中小型建筑企业签署的合 同文本， 大多合同责任划分不清， 缺乏对合同事件各参与方相应权责

4、、 违约的具体后果及处理方式方法的全面定义和具体明确的描述。 部分 施工合同文件对履约双方约定的权利、义务显失公平，如过多地强调 了承包方的权利义务，对业主的制约条款相对较少，特别是对业主违 约、 赔偿等方面的约定不具体、 不明确， 也缺少行之有效的处罚办法。 凡此种种， 施工合同的有失公平和公正， 履约双方的责权严重不对称， 是当前工程款屡屡拖欠的主要原因。另外大多施工合同文本中，缺少 对工程保险责任、索赔计算原则的具体约定。工程担保和保险制度是 保证施工合同履行的有力手段，施工企业对这一点却往往认识不足。 在竞争激烈的建筑市场上，工程的发包和承包是一项充满风险的事 业，建筑施工企业应如何有效的控制与规避风险，这是企业必须面对 的首要问题，首先要签订完善的施工合同，在合同中引入工程担保和 保险制度，尽量使风险发生的概率和损失降到最低程度。由于我国长 期受计划经济的影响，索赔工作没有得到应有的重视，不会索赔，不 敢索赔是中小型施工企业的通病，企业应提高索赔意识，在签订合同 时要增加索赔条款的内容，详细具体地约定索赔的计算原则，为后续 的索赔管理提供有力的依据。 1.4 合同管理人员的整

5、体综合素质偏低 目前中小型建筑企业从事建设工程项目合同管理的人员， 大多数是非 专业出身，有的是工程施工、工程管理部门的工程技术人员和管理人 员，也有的是刚走出校门的大学生，甚至高中生，人员的思想素质， 业务能力参差不齐。有的虽具备一定的专业知识，但缺少经济管理和 法律方面的知识和经验。有的具备经济管理和法律方面的知识，却又 不懂工程技术。更有甚者，既没有专业知识，又没有工程实践经验， 更谈不上具备经济管理和法律方面的知识了。 合同管理是一项专业性 强、 知识面宽、 法律法规意识要求高、 需要丰富实践经验的管理工作， 合同管理人员必须具备多方面的知识和能力。 目前缺乏合同管理专业 人才，已成为影响中小型施工企业管理和发展的主要瓶颈之一。2、 提高中小型建筑企业合同管理水平的途径。 在这种情况下单 靠人工来处理、计算这些合同不但显得力不从心，而且极容易出错。 当工作涉及众多合同，应当使用合同管理软件。合同管理作为现代企 业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是 现代建筑企业经营管理成败的一个重要因素。 使用友为管理系统则能更好地帮助建筑施工企业对合同进行管理。 2.1

6、 加强合同教育，重视合同管理人才的培养和引入 建筑企业内部应该加强合同意识， 强化法制观念， 加强对 合同法 、 建筑法、招标投标法等一系列法律、法规的学习，使全体员 工能够熟悉和使用这些法律、法规。只有依照法律、法规从事经营活 动，才能受到国家法律的保护，才能真正地维护自身的合法权益。在 企业中人才是最宝贵的财富，是企业管理工作的基础。实施企业人力 资源战略计划，是提高企业合同管理水平的根本途径。提高和改善企 业的合同管理人才素质结构，可采用自己培养、外部聘用或与专业合 同管理和研究机构建立长期合作关系等方式， 如组织企业中高层领导 人员和有关职能人员进行合同管理轮训、 定期组织合同管理经验交流 会、邀请合同管理专家讲学、定向培养合同管理专业人员、从高校毕 业生和社会人才市场引入合同管理人才、或与高等学校、咨询单位合 作进行合同管理的研究和并指导实践。同时，选拔具有一定合同管理 素质的管理人员进入领导层、设立合同管理专项奖励基金等有效手 段，在企业范围内营造重视合同管理、尊重合同管理人才的氛围，为 合同管理人才的培育提供良好的环境。 2.2 优化企业和项目的管理组织结构 目前中小型施

7、工企业大多是一家独立法人，下属多家施工队伍，以内 部承包或挂靠性质承接工程，从事单一的施工承包业务，经营管理水 平和专业水平偏低，缺乏施工总承包能力和项目管理能力。为适应建 筑市场的竞争，施工企业应根据自身的发展，结合建设工程项目管理 和合同管理的特征，优化企业和项目管理的组织结构，或进行资产组 合，并购联合，增强实力。或走专业化发展的道路，向适应性强、小 而专、小而精的有特色的企业组织形态发展，努力提高专业化，协作 化水平。同时，在各相应管理层设置独立的合同管理职能部门，科学 界定和协调合同管理职能部门与其它职能部门的权责、 工作流程的配 合要求等接口设置问题， 定期或不定期地由最高领导层牵头举办合同 管理职能部门的协调会，及时根据合同管理工作的实际运行情况，调 整组织机构设置和解决权责划分的缺陷，总结工作经验和教训，处理 和协调存在的争议和摩擦，进一步优化合同管理工作程序。 2.3 建立和完善合同管理制度体系 在建设工程项目合同教育和组织优化取得一定成绩的基础上， 建筑企 业还应进一步深入研究合同管理活动不同阶段的具体特征、要求、管 理控制手段、工作侧重点等问题，结合企业合同管理的

8、可利用资源状 况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度，强化合同管理职能， 统一管理施工队和挂靠企业的合同，突出合同管理的关键点，如企业 和现场合同文档管理制度、合同审查制度、合同交底制度和合同后评 价制度等管理控制， 将企业的合同管理活动制度化、 规范化、 标准化， 保证合同管理的综合质量。同时建立企业的监督保障机制，监察和考 核合同管理人员的工作表现和业绩， 加强合同管理制度的刚性约束效 力，严厉打击和查处各种违法、乱纪和失职行为，保证合同管理制度 的有效贯彻。 2.4 建立和完善合同文本体系，建立合同信息管理系统 不同建筑企业因其管理资源状况、历史经验等因素的影响，合同管理 工作都具有其特色，即使是以同一标准文本为蓝本，在最终工程合同 文本中亦会呈现出一定的独特性。因此，为简化和规范企业的合同管 理行为，保证合同管理的效率和效益，建筑企业有必要根据本企业合 同管理特点和优势，根据建设工程施工合同示范文本，综合考虑 工程类型、业主管理风格、项目管理方式等不同要素，建立本企业的 合同标准文本体系，特别是在工程项目管理组织中，处于自身管理范 围之内的标准文本，如各种专业性分包工程标准文

9、本、不同分包方式 的分包招标标准文本等。同时，根据企业经营战略目标，密切关注国 内外有关标准文本及其与各自经营地理区域内合同履约环境协调、 适 应性的发展变化，根据企业合同管理工作积累的经验教训，及时补充 和完善合同标准文本体系。 由于合同种类多， 数量大， 合同变更频繁， 且在履约中往来函件和资料较多，故合同管理系统性强，施工企业如 果仅仅依靠人工管理，则费时费力，信息传递慢，而管理不能及时到 位，必将造成合同损失，尤其是时效性要求高的索赔，若不能按时提 供必要的合同履约信息，将会导致索赔失效。因此，在信息技术高速 发展的今天，合同管理应建立在信息管理的基础上，施工企业应大力 推行合同管理信息化，建立企业合同信息管理系统，以提高企业合同 管理的效率，提高企业的合同管理和经营管理水平。 3 友为合同、资产管理解决方案 友为针对房地产行业的特点，综合众多公司项目管理实施经验， 专门开发了一套合同管理系统，以提高房地产企业的法务管理水平。 3.1 合同管理系统 友为合同管理系统为企业提供一个全面的、完整的合同视野，清 楚的展示企业在合同中所涉及的权利、责任和义务。这使得企业中相 关责任人员能够即时查询合同中的重要信息， 彻底消除了在文件柜中 手工查询合同所带来的麻烦。 友为合同管理系统能够立即查询到期合同库中全部合同的信息与 条款，并能够将合同按照类别和部门进行归类，进而在全局视野下进 行分析，风险相关趋势并找出潜在风险。通过分析，企业甚至能够发 掘资金节省和提高利润的新机遇。 把企业法律部门从纸质合同检索等 琐碎的任务中解放出来，让其参与到更加具有战略意义的工作当中 去。 友为合同管理系统功能 记录收纳企业所有合同文本及信息 合同创建：起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范 文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式； 合同文件： 管理所有与合同有关的文件， 包括合同原稿、 变更文件、 附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中； 合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导 入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据 可查，权责明晰； 对合同相关支撑、附属信息进行管理和存档 客户/供应商：提供对客户或供应商的

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