西安市城建档案馆归档业务指南(1).pdf
50页1、 建设工程档案归档流程 一、流程图: 准备纸质、电子、声像 全套工程档案 不合格合格 二、业务联系电话: 纸质档案审核:029-87454374一层大厅 电子档案审核:029-87623001一层大厅 声像档案审核:029-87454417一层大厅 档案移交入库:029-87400073三层库区 咨询领表填表 全部 带回 整改 城建档案审核(建设单 位按照城建档案馆工程档 案归档指南装订成符合要 求的成品档案) 移交入库 (档案入 库前, 完成 西安市城 建档案馆进馆会签表 前 5 项审核) 入库后,1 个工作日内 签发归档通知单。 1 西安市城建档案馆工程档案归档指南 一、一、 范围范围 西安市城建档案馆工程档案归档指南(下称指南)规定了西安市 建设工程竣工档案归档资料的报送内容和质量要求。 指南适用于西安市行政区域内建设档案的收集、整理、立卷、报送、 接收等活动。 指南所称城市建设档案,是指在城市规划、建设、管理活动中直接 形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形 式和载体的历史记录。 二、二、 规范性引用文件规范性引用文件 下列文件中的条款通过指南的引用
2、而构成本指南的条款: 建设工程文件归档规范 (GB/T 503282014) ; 建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T1172017) ; 建设电子档案元数据标准(CJJ/T187-2012) ; 城建档案业务管理规范 CJJ/T158-2011 。 三、术语三、术语 1、建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有 独立组织形式,实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有 内在联系的单位工程所组成。 2、建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、 监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称为工程文件。 3、工程准备阶段文件 工程开工以前,在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备 阶段形成的文件。 4、监理文件监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2 5、施工文件 施工单位在施工过程中形成的文件。 6、竣工图 工程竣工验收后,真实反映建设工程施工结果的图样。 7、竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 8、建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、
3、图纸、图表、 声像、电子文件等各种形式的历史记录,简称工程档案。 9、建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、 磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上 传送的文件。 10 建设工程电子档案 工程建设过程中形成的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文 件及其元数据。 11、建设工程声像档案 记录工程建设活动,具有保存价值的,用照片、影片、录音带、录像带、 光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 12、整理 按照一定的原则,对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目,使 之有序化的过程。 13、案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 14、立卷 按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦 称组卷。 15、归档 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后, 按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。 16、城建档案管理机构 3 管理本地区城建档案工作的专门机构,以及接收、收集、保管和提供利 用城建档案的城建档案馆、城建档案室。 17、永久保管 工程档案保管
4、期限的一种,指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下 去。 18、长期保管 工程档案保管期限的一种,指工程档案保存到该工程被彻底拆除。 19、短期保管 工程档案保管期限的一种,指工程档案保存 10 年以下。 四、四、 基本规定基本规定 1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的 职责范围。 2、工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。 3、建设工程文件材料必须准确反映工程项目从立项、设计、施工到竣工 的全过程,做到图物相符,有关盖章、签字手续齐备,技术数据准确可靠。 4、每项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管 理机构。 5、建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工 作: (1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时, 应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工 程档案的质量要求和移交时间等内容; (2)收集和整理工程准备阶段形成的文件,并进行立卷归档; (3)组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形 成、积累和立卷归档工作; (4)收集和汇总勘察、设计、施
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