合作办会流程及注意事项.doc
5页1、对外合作办会运作机制再次确定参会领导嘉宾提前汇总主持词、发言稿等材料撰写新闻通稿并联系媒体记者召开会务培训会明确主办方、协办方、承办方等各方职责拟定会议流程安排拟定物料清单拟定岗位职责确定参会人员确定会议规模确定会议时间、地点协商拟定会议主题一、流程图示举行会议会议当天人员物料提前进场准备安排会议食宿、交通等会场布置及设备调试工作总结 资料归档媒体宣传跟进及效果评估二、步骤解析(一)会议议题会议议题由主办方与协办方于会议正式举行前共同商定,一经确认且相关资料交付印制后,如无必要不得随意更改。(二)确定参会人员、会议规模、会议时间、地点参会人员包括主办、协办方,支持单位可能邀请的领导、嘉宾,如为培训会还包括参训人员的来源、数量,参与宣传报道的媒体,会务工作人员等,并根据出席领导、嘉宾级别和参会人员总人数,确定会议的档次、规模,作为会议时间、地点的选择依据。一般情况下,会议时间、地点由主办方根据参会人员实际情况来安排,如有必要,由主办方设计多套备选方案,再与协办方商议后共同决定。(三)拟定会议流程安排、物料清单、会务工作岗位职责一般情况下,由主办方依据上述(一)(二)条内容,拟定会议流程,
2、并根据流程需要拟定物料清单,及会务工作涉及岗位数量和每个岗位的人员需求、具体职责。流程拟定后,可视协办方要求共同商议,作出适当调整。如遇双方在出席领导、嘉宾名单,发言顺序,主持人等关键环节上有变化,必须及时沟通反馈,务必确保各方所知流程保持一致。会议正式举行前一天最终确认流程,并交付印制会议议程单,如在此后出现变动,原则上不再在议程单上做出修改。(四)明确主办方、协办方、承办方等各方职责物料清单和会务工作岗位职责确定后,主办、协办、承办各方根据自身实际情况认领物料筹备和人员安排任务。一般情况下,物料及人员由主办方统一安排,如需额外支援,则由协办、承办等单位明确联络责任人,与主办方联络责任人对接,由主办方统一验收物料筹备情况和人员岗位分配,协调配合完成任务。(五)召开会务培训会在会议召开前三到五天,至少组织一次会务工作人员集中培训会,由主办方负责向参与会务工作的各方全体人员系统讲解会务工作各岗位职责和工作要求。原则上工作人员均要到场,特殊情况下,每一岗位的负责人必须到场,会后再组织小组成员进行转培训,务必确保全体会务工作人员明确自身职责和工作要求。条件允许情况下,各方可就物料筹备和人员安
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