福州某汽车公司过程审核记录文件控制程序
4页1、版本/修改码:A/0 文件控制程序 Q/YT.P01-2006无锡云天汽车配件有限公司文 件 控 制 程 序版本/修改码:A/0 Q/YT.P01-20061目的对质量有关的所有文件予以控制,确保在使用处都能得到适宜文件的有关版本,防止使用非预期使用作废的文件。2适用范围适用于与本公司质量有关的文件(不包括记录)的控制。3职责3.1管理者代表负责组织编制质量手册及程序文件。3.2技术部负责技术文件的编制和管理。3.3质管部负责管理性文件的编制和管理。3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4工作程序4.1文件的控制范围4.1.1需控制的文件包括:a) 质量手册和程序文件;b) 技术性文件(技术规范、作业指导书和图样等);c) 管理性文件(管理规定、程序等);d) 与产品有关的外来文件。4.1.2外来文件包括:a) 工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级或业务主管部门的文件。b) 顾客提供的图样、技术要求等文件;c) 供方提交的文件。4.1.3需进行控制的文件形式包括:a) 以文字形式构成的文件;b) 以实物/样品、图样构成的文件。4.2文件的编写、审核及
2、批准4.2.1管理者代表组织编写质量手册和程序文件,总经理批准并发布。4.2.2技术部负责编制技术性文件,技术副总经理审批。4.2.3各部门负责编制各自工作范围内的管理性文件和其他文件,总经理批准。4.2.4文件批准人应确保文件的充分性和适宜性。4.3文件的发放4.3.1质量手册、程序文件和其他管理性文件由质管部负责编号。4.3.2管理性文件的编号按以下编号规定执行:a) 文件类别代号:M 表示质量手册;P 表示程序文件;G 表示其他管理性文件;JL-P 表示程序文件用记录表格,JL-G表示管理文件用记录表格。b) 编号用两位自然序号表示。c) 年号用4位数年号表示。d) 格式举例质量手册的编号:Q/YT. M 01-2006 说明: Q/YT为本公司文件代号 M表示质量手册 01表示质量手册的序号 2006表示文件发布年号e) 程序文件的编号: Q/YT. P 01-2006 说明: Q/YT为本公司文件代号 P表示程序文件 01表示程序文件的序号 2006表示文件发布年号4.3.3技术文件的编号方法执行技术文件编号规定4.3.4文件管理员按文件发放范围清单发放文件,发放范围应确保每
3、个使用场所都能得到适用文件的有关版本。4.3.5若文件为非受控文件,文件领用人在文件发放/回收记录上签字领取文件。4.3.6若文件为受控文件,文件领用人在文件发放/回收记录上签名,领取注有分发号和加盖“受控”红色印章的文件。每份文件都有不同的分发号,以便于追溯。4.3.7 当文件使用人的文件污损而需要更换新文件时,由文件发放部门文件管理员办理更换手续,收回旧文件,补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号,文件管理员将破损文件加盖“作废”文件印章。4.3.8当文件使用人将文件丢失时,应办理申请领用手续,并作出丢失说明,经文件发放部门领导批准后补发文件,补发文件时应给予新的分发号,并在原文件发放记录上注明丢失说明,必要时将作废文件的分发号通知各有关部门。4.4文件的管理4.4.1长期受控文件发放后,文件发放部门应将其列入受控文件清单(短期受控文件不必列入)。4.4.2必要时,接收文件的各部门在收到文件后,将文件登记在本部门的受控文件清单上;文件回收时,回收人应在文件发放/回收记录上签字。4.4.3需归档的文件交文件管理员应分类编目,加以标识归档保管。光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。
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