现代企业秘书实务经典课件
69页1、1 现代企业秘书实务 秘书培训资料 2 目录 工作职能与素质要求接待工作电信及办公设备文书写作时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往 3 一 秘书工作职能与素质要求 职业概述 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务 为领导决策及其实施服务的人员适用范围 机关 团体 企事业 涉外机构组织中等级 初 中 高级职业环境 办公室职业能力里倾向 具备较强的书面与口头语言表达能力 综合协调与合作能力 逻辑思维与分析能力等 4 一 秘书工作职能与素质要求 秘书特性 辅助性 对上司工作起辅助作用 不能自作决定 服务性 为上司工作和上司本人服务 5 一 秘书工作职能与素质要求 应处理好的几个关系 工作的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性的关系 6 一 秘书工作职责 接待工作 日常 专门 团组收发信息 电话 电传 传真 邮件 电子邮件文书写作 使用电脑写各类文件及制作文件时间管理 自己 上司会议组织 会前 会中 会后信息管理 存 管 取旅行安排 吃 住 行对外公关 联络 外事 参与活动商务活动 营销 市场 税务 法律 指派工作 上司安
2、排 7 一 秘书工作职能与素质要求 职业道德 爱本职 爱岗敬业 归属服从 从点滴作起要谦虚 刻苦学习 虚心求教 钻研业务多动脑 主动思考 机智敏锐 有商业意识守纪律 遵纪守法 格守信用 严保秘密 8 一 秘书工作职能与素质要求 工作作风 热情 真心诚意 笑脸迎送 谦和友善扎实 做事不飘 跟进落实 检查确认细致 准确不粗 认真不草 稳重不浮敏捷 干练守时 讲究效率 商如战场 9 一 秘书工作职能与素质要求 秘书的业务素质秘书的知识 智力和能力是相互联系 相互制约 相得益彰的整体知识是基础 智力是知识的结晶 能力是知识和智力的最终体现和归宿 10 一 秘书工作职能与素质要求 通才型的知识结构 其特点 1 专与博的兼容性 既包容多学科的面 满足综合服务的需要 又具备专业的精深度 满足当智力助手的深层次需要 2 广泛的适应性 知识结构需随领导工作的变化而不断地调整 时时处在调整的动态过程中 3 强健的再生性 知识需不断延伸 开拓 活化 使思路开阔 思维敏捷 思想深刻 满足高智能创造性劳动 11 一 秘书工作职能与素质要求 智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力 包括 观察力注意力记忆力思维力想象
3、力 12 一 秘书工作职能与素质要求 能力结构能力是知识与智力诸因素的综合表现 属改造世界范畴 1 语言文字运用能力2 协调能力3 管理能力4 处理信息能力NVQ二级的13项能力考核NVQ三级的10项能力考核 13 21世纪的企业秘书 全美秘书学会 像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有处理各种棘手问题的丰富经验有良好的写作能力和文字功夫熟练运用各种办公自动化设备熟识商务往来的法律 金融和税务知识迅速对文件 信息归类 整理和查询 14 15 现代企业秘书实务 下 秘书培训资料 16 目录 时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往 17 五 时间管理和旅行 时间管理时间管理是效率的保障 爱迪生说 世界上最重要的东西是时间 马克思说 可支配的时间 就是财富本身 18 秘书一天的工作 1 开门前后 a 取邮件报纸b 开门 定格观看办公室 有 无 c 取传真件 翻日历 对时钟 打开电器 19 秘书一天的工作 1 2 常规工作 迅速按优先顺序排列 A 查阅日志 准备 提醒 B 处理邮件 来件 拆封 分类 呈送 发出邮件 C 聆听上司指示 笔记 D 接打电
4、话 收发传真 电子邮件E 制备文稿 起草 修改 审批 打印 装订 F 接待访客G 安排会议 约会H 处理办公室事务 清洁 安全 购水 用品 订票 20 秘书一天的工作 1 3 日志项目 当日必完成 A 为上司 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 B 为自己 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 2 4 新增内容 立即调整先后次序 张而有序 忙而不乱 A 新加工作 B 应急工作 C 突发事件 21 秘书一天的工作 5 关门前后 A 查看日志 提醒上司 自己清晰 B 回顾当日 是否结束 加班否 C 离前必做 清理办公桌 存放信息 关闭机器 切断电源 保密检查 柜屉上锁 关窗关门 22 秘书 化平凡为伟大 每日记录 一周统计 周志显示 接电话500次 打电话380次 接访客70位 做文件36份 5万字 出外访17家 参加会14个 处理事务68件 再加入分析 评价 送交上司结论 自己小结获鼓舞 上司清楚受感动 加强沟通近感情 平凡工作有伟大 23 如何管理时间 明确目标建立计划 写成清单设定先后顺序 分清轻重缓急遇事马上做 现在就做第一次就做好 次次做好专心致志 不要有头无尾珍惜今天 当日事
5、当日毕养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感设定完成期限善用零碎时间 24 如何管理时间 ABCD法则 急迫先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要 A B D C 25 如何制定计划 行动计划和时间表 是用于管理时间和任务的文件 包括 任务的名称和摘要 衡量进度的目标 最终期限和阶段任务 需要来完成该工作的物质资源的信息 任务的分配 已经分配特定任务的人员和部门的细节 26 如何制定计划 意外情况的处理 万一有时间拖延如何处理 例如设备发生故障进展信息报告 报告何人 何时和怎样报告监督和管理 何人 如何监督工作的进展和质量 当目标实现时 有明确的标记的方法 例如在方框打勾 27 如何进行日志管理 日志管理要做到 输入会议的完整准确的信息 最终期限等 立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始 输入固定的会议 约会在一周的开始和一天的开始查看日志 及时更新需要取消时 清楚和立即输入取消记号 安排隔开假日 28 如何安排旅游 计划 包括日期 时间 地点 交通工具 具体工作和活动 相关信息 联络方法交通工具 包括选择 如何订票 再确认以及国际旅行中的国际时差换算订宾馆 包
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