数字档案馆 "文件处置协议 "功能研究
9页1、数字档案馆 文件处置协议 功能研究 一业务研究数字档案馆“文件处置协议程妍妍功能研究摘要从自动化数字档案馆文件处置流程、提高数字档案馆进馆质量和实现文件的可靠性出发,提出数字档案馆系统中应使用“文件处置协议”功能的观点,明确数字档案馆文件处置协议的基本格式、功能意义、流程和具体功能需求,促进我国数字档案馆文件处置协议功能的开发和实践。 关键词数字档案馆文件处置协议;系统功能文件处置协议功能是国际数字档案馆普遍采用的,进行业务流程控制的核心方法,而在我国却缺乏相关功能应用。 xx年6月我国颁布的数字档案馆建设指南中,也未引入文件处置协议相关功能需求。 本文通过探索文件处置协议功能的流程和应用等问题,以期在我国数字档案馆建设实践中引入文件处置协议的功能理念并推动其实践开发,进一步提升我国数字档案馆运行效率和质量1文件处置协议的基本概念文件处置协议(“Di spositi onAgreement”)一词美国电子文件档案馆(“El ectroniC RecordsArchive”)(以下简称“ERA”)的需求文档,该文档将其定义为“控制文件处置,并包含文件集具体处理说明的文档”【I】。 从定义
2、上看,文件处置协议类似于我国的保管期限表,可被视为适合于计算机应用的保管期限表。 传统的文件保管期限表仅适合于人读,而文件处置协议主要用于机读,适用于数字档案馆。 数字档案馆使用的基本文件处置协议格式如图l所示。 如图1所示,文件处置协议一般由一个基本信息和多个处置项说明组成,基本信息说明文件处置协议的适用机构、全宗或部门等概况性信息,而处置项说明明确每一类文件集的详细处置方法。 从格式上看,与传统文件保管期限表相比,文件处置协议特点主要体现在内容精确化传统文件保管期限表只定义定期和永久两种处置方式,而文件处置协议定义多种处置方式,例如,在“5处置说明”下拉项可以选择销毁、移交、永久保管和重新鉴定四种处置方式,并且设置具体时间和周期;内容结构化文件处置协议中的字段采用控制值、系统验证、声明及强制性依赖、值列表等形式控制字段32档案管理4xx总第203期1姻暾啉篼旺黼k总结2姐颐涌锪耐嚏嘲|】工作物辫l蛊涮测僦越4臌黻91民嬗黼蚁在勘瞰到;!镯蝴黻捧I;交戮锵黼?在后神朋烂燃I查聂钝鳓隧魏徽j&黼翊黼越缬隈龇争调;茇蛔e勰虹耪掰冁崖矧刺燃盥灶燃岱移炙定件漱监d瑾图文件效监在豇髑想粥鞠髓;
3、I在后婿0月;交至数字!橼嘛在履和年阉移交蛰改宇!期硫3黼谢喃繇自睁永则陪|-黼皎辑燃;在后年麟靛;在后年口月懿皖;在后在神欲闷断I陡;在翮瀚主牟鹭矬定;I在后年藏当胜啪瞒!;|陡;图1数字档案馆文件处置协议格式实例(部分)2数字档案馆文件处置协议功能的意义国际领域对于文件处置协议功能给予充分的重视,例如著名文件管理系统需求标准MoReqxx2将其列为文件系统的九大核心功能之一。 ERA在其需求建设指南【3冲将文件处置协议功能列为数字档案馆必选功能之一,并在系统中实践开发了该功能,该功能意义在于21自动化文件处置流程。 美国长久保存环境研究组数字档案馆长期需求报告中特别指出“数字档案馆需要积极地、尽可能地自动化其业务流程。 长期经验表明,人力成本是数字档案馆运行成本的最大部分”【4】。 文件处置协议功能可以支持数字档案馆自动化鉴定、移交、销毁等业务流程,例如,图1中的“处置说明”项精确到年月,支持在预定时间发起移交、销毁等业务流程,有效实现自动化。 22提高数字档案馆进馆质量。 据中国人民大学信息资源管理学院课题组对我国档案馆电子文件移交进馆情况的一项调研表明【5】半数调研档案馆存在接
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