阳光股份各项目公司职能的职责优化建议
68页1、 各项公司职能的职责优化建议 讨论稿 2006年9月6日 2 主要内容 经营计划部职责调整建议土地发展与企划职责调整建议前期事务职责调整建议设计 策划 营销职责调整建议客户事务职责调整建议人力资源职责调整建议行政管理职责调整建议财务管理职责调整建议 经营计划部职责调整建议 4 经营计划部当前主要职责 经营计划部当前主要职责可以分为以下几类1编制公司经营计划前期成本估算审核工程概预算招投标管理工程进度结算与竣工结算合同管理材料设备认价与大宗采购 1各部门当前职责描述如无特殊说明 根据阳光股份提供的各部门职责说明和岗位描述资料 此后其他职能的当前职责描述与此相同 5 需要调整的职责 根据行业分析与美世经验 美世建议需要对以下三项职责进行调整招投标管理合同管理材料设备认价与大宗采购以下针对该三项职责进行说明 6 招投标管理的当前职责分析 总包的招投标 由经营计划部主导负责非总包类的招投标 设备 材料以及分包工程的招投标 金额50万元及以下的工程类 金额10万元以下的设计 咨询 材料设备采购类 为便于指称 以下简称A类 经营计划部负责审核招投标文件 具体招投标由业务部门 销售 设计 工程 前期
2、等 完成金额在50万元 1000万元的工程类 金额10万元以上的设计 咨询 材料采购类 为便于指称 以下简称B类 经营计划部审核招标文件 参加被选单位考察 组织开标评标 落实中标单位金额在1000万元及以上的 为便于指称 以下简称C类 经营计划部参与审核确认 具体决策由公司管理层做出对于销售类重大招投标 经营计划部参与 并审核经济条款对于行政类重大招投标 由经营计划部主导负责 招投标作为公司主要的成本控制手段之一 经营计划部在招投标管理方面起到的作用更多的是审核和监控 以及部分的组织工作 建议加强经营计划部在该方面的集中管理 以发挥资源最大化的优势 提升效率 7 进一步明确评标委员会的职责 加强经营计划部对招投标的管理 公司当前设有评标委员会 招标小组 主要职责为 制定 解释招投标管理办法审核招标计划组织B C类招标资质评估结果审核与需求部门共同确定中标单位鉴于评标委员会为非常设机构 建议仅在开标 评标 确定中标单位等关键环节行使职责 而将制定 解释招投标管理办法 审核招标计划 组织B C类招标 资质评估结果审核等工作交给经营计划部 简化管理 8 招投标管理的典型流程 制定招标计划 编
3、制招标文件 发布招标信息 资格审查 发标 答疑 资料管理 签订合同 定标 合同谈判 开标 评标 1 2 3 4 5 9 8 7 6 9 招投标管理的建议职责 1制定招标计划的职责未作改变 10 招投标管理的建议职责 1合同管理的详细职责将另行描述 11 合同管理的当前职责分析 当前的合同管理职责分散在各业务部门 经营计划部 财务部 行人部分别履行合同起草 业务部门合同审核 经营计划部合同签订 业务部门合同履行的监控 经营计划部合同档案管理 行人部和财务部建议由一个部门统一牵头组织 提升管理效率由于合同管理与招投标的紧密关联 建议由经营计划部行使统一的合同管理职责 12 建议由经营计划部承担的合同管理职责 建议经营计划部在公司内部起到一个合同管理中心的作用 主要职责包括 合同管理规范的制定和解释合同文本规范化 制作合同标准文本 负责解释提出非标合同的公司要求合同起草 组织合同起草起草商务条款 业务部门起草技术条款 合同审核审核技术条款 组织审核法务条款确定合同提交的最终文本合同签订 公司领导或项目部签 合同履行的监控 由经营计划部监控合同的履行过程合同档案管理 合同签订后一式三份 分别由
4、经营计划部 责任业务部门和财务部存档 其中 经营计划部统一进行完整的档案资料管理 建议取消行人部的合同备案职能 13 材料设备采购的当前职责分析 当前的材料采购职能的履行分为以下几种情形A类 10万元以下 采购 由需求部门自行组织招标B类 10万元以上 采购 由公司招标小组组织招标 经营计划部参与公司对于采购的前期 即材料市场信息的收集 战略合作伙伴关系的建立等方面 职能相对薄弱公司加强对采购前期工作的投入 有利于公司提升采购效率和降低成本 14 建议进一步完善和加强材料采购职能 建议的材料采购职能的主要职责包括 编制年 季 月度材料设备采购计划采购的招投标管理参照前述招投标管理方面的职责建议 A类 10万元以下 采购 由需求部门自行组织招标 经营计划部审核或抽查结果B类 10万元以上 采购 由经营计划部组织招标并落实中标单位 需求部门参与C类采购 如有 由经营计划部组织招标 由评标委员会评标并确定中标单位经营计划部制定大宗采购目录 并组织执行大宗采购 其余采购由需求部门具体执行市场信息收集 收集材料市场信息 建立物资价格信息库了解市场变化情况 掌握工程造价信息 并向项目部提供咨询选择
5、 评估主要材料供应商 建立和维护战略合作伙伴关系 15 关于该类职能设置的整合思考 综合而言 以上所讨论的职能主要分为以下几个领域 主要职责为 制定招标计划组织编制招标文件组织发布招标信息组织进行资格审查 并组织答疑组织开评标会议 评标委员会将确定中标单位 B C类 组织合同编写 审核相应条款资料管理 主要职责为 合同管理规范的制定和解释合同文本规范化管理组织合同起草组织合同审核跟踪合同签订 协助办理相关手续合同履行监控合同档案管理 主要职责为 编制年 季 月度材料设备采购计划制定大宗采购目录 并组织执行大宗采购 市场信息收集 建立物资价格信息库 掌握工程造价信息选择 评估主要材料供应商 建立和维护战略合作伙伴关系 主要职责为 前期成本估算提出设计阶段的成本控制指标 制作标底审核预算 调整成本估算审核工程洽商工程进度款审核 组织竣工结算销售 行政类费用的预结算审核 主要职责为 编制公司工程进度计划审核项目部的整体开发计划监督工程计划和整体开发计划的实施 16 建议经营计划部的组织架构 具体岗位设置待定 土地发展与企划职责调整建议 18 土地政策的变化要求公司加强土地发展职能 以前公司获
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