公司差旅费及报销管理制度

1、公司差旅费及报销管理制度1.目的 为保证公司正常经营活动，加强公司差旅费报销的管理，在使之符合合理、节约的原则指导下，同时保障出差员工的工作和生活需要，结合公司实际情况，特制定本制度。2.范围 适用于A集团及其管理范围内子/分公司员工的差旅管理。（不含生产一线员工）3.定义序号名称定义001出差因业务需要员工离开常驻办公地到其他区域的行为。员工常驻办公地由HR认定,需通过相关功能(如人事档案)进行设置确认。002长途交通费指出发地到到达地所搭乘飞机、火车、轮船或其他交通工具所产生的交通费用。003市内交通费指员工因出差外出办理业务乘坐收费性公共交通工具（含公交车、地铁等）或出租车所发生的交通费用。004伙食补贴指公司提供给员工在出差期间的餐费补助。4. 原则 4.1预算管理原则任何出差需有详细的出差计划与预算支撑，各部门应加强出差行为的计划管理，确保出差行为不因欠缺周密计划而产生额外的费用。4.2 执行原则4.2.1鼓励员工在安排出差时考虑成本问题，并在决定出差之前，探寻替代方式（如视频会议）。4.2.2团队会议和研讨会应在可尽量降低出差人数和集团总体差旅成本的地点举行。4.2.3在任

2、何情况下，员工应选择在合理的起程窗口内可提供的最便宜的差旅方式。4.2.4公司培训或项目实施引起的差旅费用，预算和实际应记录在负责组织培训和项目的部门。4.2.5根据邀请而安排的所有出差（即，预算外的）必须开具发票给邀请方的成本中心，即由邀请方的成本中心，即由邀请方来支付差旅费用。4.3 经济性原则4.3.1直属领导对所属员工出差行为的真实性负责，严禁利用出差进行个人旅游，探亲等私人行为，业务不真实的出差费用不予报销。4.3.2原则上，出差人需入住集团公司协议酒店，特殊情况下未入住者，需在出差申请中进行说明，并不得超出集团规定的相关住房标准。4.3.3出差及由公司组织的会议或活动，出差及会议与活动期间应遵循双人（非异性）合住的节约要求。4.3.4出差人需选择经济性的交通工具，杜绝浪费，坐飞机应选择经济仓，市内交通应选择经济性交通工具，如机场大巴，公共交通工具等。4.4廉洁原则原则上出差人员不得接受利益关联方（如供应商，客户,内部利益关系员工等）的接待，不得接收利益关联方任何的礼品。出差期间发生的团队建设费，职务最高者付费。4.5报销原则4.4.1报销的依据是员工不应产生任何个人的损益；

3、员工只有提供有效发票或收据（国外差旅），差旅费方可被接受报销。公司不接受超过本政策规定的费用限额的报销。4.4.2 所有费用必须要有原始发票/原始收据/购买凭证以及关于开支用途和代表人员的详细内容作为佐证。如收据遗失，公司保留不予报销费用的权利。5. 关键角色及应负责任具体见 财务事项签字责任管理规定第5条款。6. 内容描述 6.1 出差申请管理6.1.1 出差前，员工出差前在OA填写出差申请单，明确出差目的和内容，写明本次出差的日程、出行交通工具等，根据权限表由相关领导审批，经得批准后方可出差。申请人应合理计划以保证填制的出差申请单在实际出行日期前得到审批以确保工作顺利；若出差计划有变，必须补写出差申请单，否则，出差申请单外的一切费用不予报销。6.1.2 预借差旅费：员工出差前需预借差旅费，具体流程详见FM-01-020员工借款管理制度6.1.2 出差前没有事先填写出差申请单的员工，在外所发生的一切差旅费用不予报销。6.2 出差标准6.2.1 交通工具的选择：交通工具类别职级飞机火车(火车、动车、高铁)轮船大巴常务副总裁及以上商务舱不限不限不限副总裁/事业部总经理经济舱不限三等舱不限

4、总监级/副总监经济舱硬卧、动车(高铁)二等三等舱不限高级经理/经理级经济舱硬卧、动车(高铁)二等三等舱不限其他经济舱硬卧、动车(高铁)二等三等舱不限注：分公司总经理、副总经理适用总监级标准，总助适用经理级标准。6.2.1.1 报销标准的职级以HR确认的标准为准；6.2.1.2 出差人可以根据实际情况选择标准及标准以下的交通工具；6.2.1.3 原则上经理级以下员工出差不得首选乘坐飞机，但省际出差乘坐其他交通工具时间超出8小时者，如能订购到不高于火车票（硬卧价格）的机票（机票包含机场建设费、燃油附加）或特殊原因的，需在出差申请中进行详细说明，经批准后可以选择飞机作为出行交通工具；6.2.1.4 员工因参加公司统一组织的会议及活动产生的机票费用，由会议组织部门统一核销。6.2.2 境内出差住宿标准、市内交通费标准及伙食补贴标准：(伙食标准不含定制)单位:人民币元/天职级城市级别住宿标准市内交通费伙食标准常务副总裁及以上实报实销实报实销实报实销副总裁/事业部总经理A类700实报实销70B类500实报实销70C类400实报实销70D类300实报实销70总监级/副总监A类500实报实销70B类4

5、00实报实销70C类300实报实销70D类260实报实销70高级经理/经理级/副经理A类40010070B类3009070C类2607070D类22050704主管级及以下人员（非供应链系统）A类30010070B类2609070C类2007070D类1805070主管级及以下人员（供应链系统）A类3007060B类2006050C类1805040D类1805040注：1、分公司总经理、副总经理适用总监级标准，总助适用经理级标准。 2、供应链系统：西服生产管理中心、茄克生产管理中心、供应链采购中心、物流管理中心。3、市内交通费标准内凭票实报实销，具体查看6.5.5 市内交通费及伙食补贴报销条款。4、地区定义：根据境内各城市经济发展水平及消费水平,及参考2018年全国城市等级划分标准，将地区类别定义为A、B、C、D四类。1) A类城市，目前包括以下19个城市：北京、上海、广州、深圳、成都、杭州、武汉、重庆、南京、天津、苏州、西安、长沙、沈阳、青岛、郑州、大连、东莞、宁波。2) B类城市，目前包括以下30个城市：序号城市名称序号城市名称序号城市名称1厦门12南宁23惠州2福州13常州24徐

6、州3无锡14泉州25海口4合肥15南昌26乌鲁木齐5昆明16贵阳27绍兴6哈尔滨17太原28中山7济南18烟台29台州8佛山19嘉兴30兰州9长春20南通10温州21金华11石家庄22珠海3) C类为除A、B类以外的境内县级城市；4) D类为：乡镇。6.3 自驾出差6.3.1 自驾人在取得自驾资格后，单程在150KM内的出差，可以在保证安全的前提下选择自驾（自驾资格的申请请参见交通费管理规定的相关条款。6.3.2 选择自驾的出差交通费用不得高于个人应享有的出差标准（城际交通费+市内交通费），超出标准者不予核销。6.3.3 自驾费用遵循“谁受益，谁承担”的原则，其他出差员工搭乘自驾人车辆出差公务的，自驾人可按个人出差交通费用标准（城际交通费）的1.5倍进行核销，搭乘员工非同一部门的可通过跨部门分摊功能进行分摊；同乘人员为公司副总裁（含）以上的，可据实核销，费用记入副总裁所在的成本中心。6.3.4 享受自驾额度的员工不得报销英林往返厦门总部或厦门总部往返英林的自驾费用。6.4 票务预订在公司标准下，员工出差机票必须由行政统一购买，且必须使用公司统一的飞机票服务提供商进行飞机票预订。其他交通

7、工具的购买不做强制要求，员工可自动选择。6.5出差报销6.5.1 报销方式：通过OA差旅费用报销申请单进行。6.5.2 报销单据及时限要求：6.5.2.1 出差返回工作地后，员工应及时总结出差情况，并在出差完成后的最迟不超30天完成差旅费用的报销，否则不予报销。6.5.2.2 报销时，填写差旅费报销申请单、出差总结，员工出差返回应对出差计划完成情况进行详细认真的总结，其直接领导需审查出差真实性，费用的合理性，出差计划完成情况 ，对未能达成出差目标的进行说明，财务有权对出差效果差距较大的报销进行否决。6.5.2.3 出差前有借款的，报销应选择关联出差借款申请单，同时冲销原借款。6.5.2.4 差旅费报销日期与票据不一致的，如出差申请时间，实际出差时间，地点与报销发票不一致的，无正当理由解释的，原则下不予核销。在情况属实的前提下，财务审核人员有权修正。6.5.2.5 一天跨越不同城市类别出差的，报销标准按高级别报销。6.5.3 长途交通费用机票的报销：6.5.3.1 提前制定差旅计划，通过公司统一的供应商订购，且订票时间需早于出发日七个工作日。考虑实际业务中存在特殊情况，可按中心部门规模，

8、每月有限制次数机会，于七个工作日内订购机票，该次数由中心文化经理登记管理。6.5.3.2 为保证个人生活和工作之间的平衡，不鼓励员工在工作日的早上 7 点之前或晚上 11 点之后以及周日午后开始其行程，无其它可选航班的除外。6.5.3.3 当在离首选出发时间的 4 小时期限内（首选出发时间+/- 2 小时），有到具体目的地的多个航班可供选择时，应选择最便宜的航班。6.5.3.4 不允许员工自己购买机票，如有计划外情况，需按流程申请，按层级审批至董事长。6.5.3.5 所有未用的或取消的机票应立即作退票处理。不能退的机票可能会有一些退税，因此这些机票也应退票以便拿到可能的退税。员工在需要退票、改签时，应在第一时间以邮件或电话方式通知公司订票人员，飞机票服务提供商按统一流程来进行处理，确保相关退款可以直接转至公司账户。禁止员工直接领取航空公司返还的退票、改签等的费用。6.5.3.6 行李超重费不予报销6.5.3.7 探亲/春节返乡福利由人力提供人员、探亲起始地等信息资料，财务审核人员根据探亲/春节返乡福利制度审核，费用发生后20个工作日内提交报销申请。限报销直线路费中最高金额的飞机经济舱（如果是乘飞机出行），市内公交、的士、机场大巴和短途汽车票据不予报销。财务人员登记台账。6.5.4 公司已统一购买出差商业保险，员工不得报销出差对应的保险费用。6.5.5 住宿费的报销：6.5.5.1 住宿发票必须据实开具，在标准额度内凭票实报实销，应包括发票及住宿清单；私人费用不得报销，如个人洗衣费、餐费、食品费及私人酒店消费的各项费用，否则视为虚报。6.5.5.2 同性别多人同行出差，原则上须住二人及以上套间，其费用标准为不超过同行人在当地住宿标准总额的70%以内按票据实报销。6.5.6 市内交通费6.5.6.1市内交通应选择经济性交通工具，如机场大巴，公共交通工具，标准内凭票实报实销。原则上不得打的，但下列情况除外：1) 出差目的地偏远，没有公共交通工具；2) 携带重要文件，须确保安全；3) 陪同重要客人外出；4) 执行特殊业务或夜间办

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