浙江省人才市场流动人员人事档案管理服务标准化手册

1、浙江省人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册（ 讨 论 稿 ）一、范 围 本手册规定了流动人员人事档案的接收、信息录入、材料归档、查阅、整理、数字化加工、库房管理、出具各类人事证明、转出等业务的内容、流程及要求。 本手册适用于浙江省省、市、县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。二、政策依据中组部、国家档案局干部档案工作条例（组通字1991 13号）中组部、人事部流动人员人事档案管理暂行规定（人发1996 118号）中组部干部人事档案材料收集归档规定（中组发200912号）中组部干部档案整理工作细则（组通字199111号）中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发浙江省流动人员人事档案工作服务规范的通知（浙人社发20133号）中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅关于加强流动人员人事档案规范管理的通知（浙人社发2013204号）三、工作内容及要求（一）档案接收1、档案接收工作应由省、市、县人才服务机构（以下简称各服务窗口）进行，由专人负责接收工作。2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公示告知单（见附录A），提供业务咨询服务，根据需要提供服务指南

2、（见附录B）等。3、接收人员应按照档案接收工作流程（见附录C.1）及档案接收制度（见附录D.1），进行人事档案的接收审核及登记。（二）档案信息录入1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专人负责信息录入工作。2、信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。录入完成后应进行核对，确保档案信息的完整准确。（三）材料归档1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专人负责材料归档工作。2、材料接收人员应按照档案材料归档工作流程（见附录C. 2）及材料收集归档制度（见附录D.2）、鉴别归档制度（见附录D.3），对归档材料进行审核登记。3、接收人员应认真鉴别、严格审核，对不属于归档范围或不符合归档要求的材料不予接收。4、库房管理人员归档时应认真核对姓名、出生年月、档案号等信息，确保材料准确归档。（四）档案整理1、档案整理工作由各服务窗口或后台整理部门进行，由专人负责档案整理工作。2、整理人员应按照档案整理工作流程（见附录C.3），进行分类、鉴别、排序、编目、技术加工、装订等工作。3、整理应按照档案整理

3、制度（见附录D.4）进行，做到认真鉴别、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。（五）数字化加工1、数字化加工工作由数字化加工部门进行，由专人负责数字化加工工作。2、数字化加工人员应按照数字化加工工作流程（见附录C. 4），进行材料扫描、图像处理、图像检测、数据挂接、验收审核等工作。3、数字化加工应根据数字化加工制度（见附录D5）进行，做到档案图像数据与纸质档案完全对应，确保档案实物和档案信息的安全保密。（六）库房管理1、库房管理工作由各服务窗口或后台库房管理部门进行，由专人负责档案库房管理工作。2、库房管理人员应接照档案库房管理工作流程（见附录C. 5）及档案保管保密制度（见附录D.6），进行库房管理工作。3、应保持档案库房的清洁，配备必要的设施（见附录F），采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求。4、应根据档案检查核对制度（见附录D.7）每年将档案实物与档案名册、档案数据库进行核对，发现问题及时解决。（七）档案查阅服务1、档案查阅服务由各服务窗口进行，由专人负责档案查阅服务工作。2、查阅服务人员应按照档案查阅工作流程

4、（见附录C.6）及档案查阅制度（见附录D.8），提供人事档案查阅服务。3、应确保档案材料不被涂改、圈划、抽取、撤换，档案内容不被泄漏或擅自向外公布。4、应确保档案内容不应被擅自复制、拍摄。查阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后复制或拍摄。5、档案一般不外借。如必须外借的，应由借阅单位说明理由，经人才市场（人才服务中心）负责人批准后办理登记手续，并限期归还。（八）出具各类人事证明1、出具各类人事证明工作业务由各服务窗口进行，由专人负责出具证明工作。2、出具证明人员应按照出具各类人事证明工作流程（见附录C.7），根据档案实际记载内容出具证明。档案中无记载的，补齐相关材料后出具。确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。3、出具的证明通过邮寄或本人转交的，应严密包封并加盖密封章。（九）档案转出1、档案转出工作由各服务窗口进行，由专人负责转出工作。2、转出人员应按照人事档案转出工作流程（见附录C.8）及档案转递制度（见附录D.9），进行人事档案转出审核，确保转出档案准确无误。3、转出审核档案时应仔细核对姓名、出生年月、身份证号等相

5、关信息，避免因同名同姓转错档案。4、户口或党组织关系挂靠人才服务机构的，须先行转出。四、工作流程流动人员人事档案管理服务工作流程见附录C。五、工作表格流动人员人事档案管理服务工作常用表格见附录G。附录A（规范性附录）流动人员人事档案管理服务告知单一、服务依据1、流动人员人事档案管理暂行规定（人发1996 118号）2、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发浙江省流动人员人事档案工作服务规范的通知（浙人社发20133号）3、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅关于加强流动人员人事档案规范管理的通知（浙人社发2013204号）二、流动人员人事档案范围1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；3、待业的大中专毕业生的人事档案；4、自费出国留学人员的人事档案；5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；7、其它流动人员的人事档案。三、流动人员人

6、事档案管理机构流动人员人事档案应集中归口到县以上（含县）政府人力社保部门所属人才服务机构统一管理，并接受同级党委组织部门、政府人力社保部门的监督和指导。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。附录B（规范性附录）流动人员人事档案管理服务指南浙江省人才服务机构设立市流动人员人事档案管理中心，市、县人才服务机构设立流动人员人事档案管理分中心。通过统一的流动人员人事档案信息管理平台，实现档案信息异地联网查询，实行一点受理、多点提供有效服务模式，为各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。流动人员人事档案委托管理分为单位委托和个人委托。一、单位委托管理人事档案 由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。 二、个人委托管理人事档案 由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。服务内容为委托单位新进员工调转人事档案；为委托单位

7、退工（解除工作关系）员工转递人事档案；为委托单位提供人事档案信息查询服务；为委托单位收集、鉴别员工动态的人事档案材料；为委托单位审核、整理和装订员工人事档案；为委托单位员工出具各类人事证明；派出档案专业人员为企事业单位整理装订人事档案；提供相关人事档案事务咨询服务。附录C（规范性附录）流动人员人事档案管理服务工作流程C.1 档案接收工作流程入库：信息录入人员向库房管理人员移交入库信息录入：向信息录入人员移交档案，由其进行信息录入填写回执，一周内寄出是登记：在接收人事档案登记簿上进行登记否部门负责人复审后退档材料是否齐全清楚对接收的档案进行审核接收人员接收档案C.2 档案材料归档工作流程接收人员接收归档材料 登记：在接收档案材料登记簿上进行登记信息更新：根据归档材料修改档案信息库房管理人员将材料准确归入档案中移交：接收人员向库房管理人员移交归档材料将材料退回要求重新制作或补办手续是否符合归档要求审核：根据归档规定对材料进行鉴别查询：查询档案号，确定档案是否在库保管是是否否是否属于归档范围C.3 档案整理工作流程入库：装订人员将审核通过的档案归还库房管理人员入库审核：审核人员对装订成册的档

8、案进行审核验收装订：整理人员对目录进行校对，准确无误后装订成册目录录入：目录录入人员进行档案目录的录入打印整理：整理人员按照标准进行鉴别、分类、排序、技术加工领取：整理人员从库房管理人员处领取档案，办理登记手续C.4档案数字化加工工作流程图是是是是否否否否是否通过图像检测是否通过录入审核是否通过整理审核数字化加工人员向库房领取档案整理：按照要求进行鉴别、分类、排序、技术加工录入：录入档案目录及教育经历、工作经历等详细信息图像扫描及处理图像挂接向库房归还档案是否验收审核C.5档案库房管理工作流程档案接收入库：核对无误后入库上架保存利用结束后及时入库，并注销登记对需要利用出库的档案进行登记，注明利用原因将转出档案移交给转出人员核对档案号、姓名、出生年月日或身份证号等相关信息，无误后进行信息注销按照出库档案登记表抽取档案档案利用出入库：档案转递出库：将档案接收登记信息与档案姓名、档案号进行核对C.6档案查阅服务工作流程查阅审批表归档备查，档案归入库房登记：将阅档单位、阅档人、查阅理由等予以登记再次审核：审核来人摘录之材料及档案是否齐全阅档：抽取档案交来人在指定处阅档审核：查阅人须持统一印制的查阅干部人事档案审批表及证件受理查阅档案申请C.7 出具各类人事证明工作流程受理：出具证明人员受理出具人事证明申请档案入库阅档出具：查阅档案并出具相关人事证明，并由来人签收登记：将出具材料名称、出具时间、要求出具单位等予以登记审核：审核存档凭证或单位介绍信等手续是否齐全背景调查、档案保管等其他证明职称评审、跨省市调动等档案信息核对入党、入职、参军、考研、出国、调动等政审养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明亲属、经历、未型、履历等公证证明C.8 档案转出工作流程存档凭证、调档函等归档保存审核：审核接档单位是否具有档案保管资格、取档人身份等信息抽取：填写出库档案登记表，抽取档案，核对相关信息注销：注销档案信息登记：在转递档案登记簿上登记，填写档案转递通知单，由接档人签收或机要寄出转出人员受理转出申请附录D（规范性附录

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