2020年电子政务工作电子档案管理工作心得体会
8页1、电子政务工作电子档案管理工作心得体会 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限优化政府组织结构和工作流程形成新的政府管理形态实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸从内部办公延伸到对外服务它是面向社会的政府办公自动化在电子政务系统中公文的起草、审核、签署、发布以及收文办理等都是在电子政务的操作平台中进行这些在电子政务系统中运行的公文是机关职能活动的历史记录所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中实行文档一体化管理与全过程管理等方式并采取多种措施以确保电子文件的性、完整性、可读性和安全性 传统的文件与档案管理它们各自具有一套独立的管理流程两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律采取统一、严密的手段高效地组织与管理文件文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较最大的区别是
2、通过对文件和档案管理流程的重组达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业 一、电子档案管理的原则 1.1“前端控制”原则 1.2“全程管理”原则 根据电子文件的特点必须建立一个完整的管理体系即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理以确保电子文件的性、完整性和可读性 电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例:设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定同时监控和记录针对文件的一切操作如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等而且对文件进行的技术操作包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来因为这种管理和跟踪记录对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用 二、电子公文的性保障 判断传统文件的性主要考察两个方面:一是文件载体的原始性;二是文件形式的原始性其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署
3、、印章等只要其中的任何一项发生了变化就可以对文件的性表示怀疑但判断传统文件性的准则并不适用于电子文件因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的载体的不固定性使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念;二是电子文件的更改可以不留痕迹复制起来真假难辨处理过程又具有隐蔽性因而判断电子文件的性必须更多地着眼于其内容的性主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的主要关注的是其本质的要素保持不变国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理并通过技术措施和管理制度组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”以此来保证数字信息的可靠性在目前的技术条件下一般可采取的措施是: 2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施 一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制防止非法侵入 二是设置操作日志自动记录实施操作的人员、时间、内容等 三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前对只有签章的电子文件归档时应附加有法律效力的非电子文件签章 2.2身份识别技术 身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份最常用的方法
4、是给每个合法用户一个“通行字”代表该用户的身份通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道当合法用户要求进入系统访问时首先输入自己的通行字计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证如果验明他为合法用户就可接受他对系统进行访问;如果验证不合法计算机就会拒绝该用户对系统进行访问 2.3防写技术 将数字信息文件设置为“只读状态”在这种情况下用户只能从计算机上读取信息而不能对其作任何修改可以有效地防止用户更改数字信息内容从而达到保护其性的目的 三、电子公文的完整性保障 传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过是否保持着作为证据所要求的各要素而电子文件的显示却随着使用软件的不同其外观可能不一样再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件 目前比较一致的看法是电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全;二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损为此要求电子文件归档时有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档在同一
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