公司公文发放及流程管理制度

1、 公司公文收发及流程管理制度一、总则为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门的公文管理工作。三、管理责任1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行保密制度，以保证公司秘密文件及事项的安全。四、公文种类公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函 、会议纪要等。决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。公告：适用于向公司内外宣布重要事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。请示：适用于向上级请求批示、批准。 批复：适用于答复下级请示的事项。函： 适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。会议纪要：适用于

2、记载会议情况和议定事项。五、行文规则1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越级行文。2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。六、签收规则1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。2、各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作，对来文进行清点、核对与检查并履行签收手续。3、签收人员对来文进行清点、核对后，要进行签收登记，然后根据文件的性质、重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分工，将签收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手

3、续，即填写文件签收登记表（见附表一）。4、公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上文件报批表（见附表二），公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。5、凡属公司领导批转其他部门办理的公文，收发人员要按要求进行公文批转登记，即填写批转文件登记表（见附表三），并将批转的文件复制一份存档。6、对于需要传阅的文件，收发人员要附上文件传阅表（见附表四），送达规定的传阅范围内的有关人员传阅。7、办理完毕的文件要随时收集、及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上文件报批表；属传阅的文件归档时要附上文件传阅表）。七、发文规则1、发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。2、公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。3、草拟公文应当做到 符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。如提出新的政策规定，要按制度审批。 篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 公司的对内

4、对外行文一律要求使用统一的文件格式。八、公文格式1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。2、公文的字体采用“宋体”形式。3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下：总经办 粤晟总字行政部 粤晟行字财务部 粤晟财字 凯诺晟公司 粤晟字9、 公文的校正程序先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步编制文件，按文件形式书写并进行文字的修饰和校对。十、公文审批程序1、公司的公文采取逐级审批的程序，根据职务说明书的约定，应将拟制的公文报送直接上级审核。2、公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审核。交公司领导审批公文审批表。十、公文签发办法1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的文件；2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发； 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。4、 公文在公司

5、领导签字或用印后生效。5、文件收发人员负责本部门的发文工作：对于公司全部发文，要进行登记，即填写发文登记表（见附表六）。6、文件收发人员将公文原件进行归档管理；将公文的复印件发至抄送部门；存档公文应为原件。十一、收发效率与管理1、公司行政部负责公司的文件收发工作，所有上报、下达的文件一律由行政部人员进行登记，即填写文件签收登记表、发文登记表和批转文件登记表。2、文件收发人员必须尽职尽责，在收文和发文的各个环节都要严格登记手续，使文件的流转方向和办理过程一目了然。3、文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门（个人），不得在手中积存，以免造成办公效率低下。4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批公文签署意见并批转或交办。5、所有办毕文件都应立卷归档（具体办法见另行发布的档案管理制度）。附：本制度最终解释权归公司行政部。本制度自颁布日起生效。 行政部 2012年2月29日第 12 页 共 12 页公司文件签收登记表编号文件名称发文字号来文单位页数签收人（代收人）签收日期及时间达文单位收文签字 收文日期及时间公司文件报送单文件主题： 文件编号： 主 送： 抄 送： 呈文部门： 报送时间： 年 月 日拟 稿 人： 核 稿 人：报告内容：不足书写，可后附详细报告，此位置填写报告内容中重要信息摘要。部门负责人： 年 月 日行政部：年 月 日财务：年 月 日副总裁：年 月 日公司文件批转登记表编号文件名称发文编号批转人收文人 签 字收文日期及 时 间批转送达单位收文人签字签收日期及 时 间公司文件传阅登记表文件名称发文字号来文部门传阅范围阅后签名签阅时间阅后意见送出时间送达人公司公文审批表公文名称拟稿部门拟稿人初稿时间成稿时间发文部门: 年 月 日行政部:年 月 日财务部:年 月 日总裁:年 月 日公司发文登记表编号文件名称文件流转性 质发文单位签发人发文日期收发人员签 字达文人签 收签收时间传真 XX责任公司地址： 电话： 传真： TO：（对方职务） Attn：（对方姓名）FaxNO：（对方传真号） CC：（转）Subject：（主题） From：（发传真者）URGENT/紧急 FORREVIEW/请审阅 PLEASEREPLY/请答复PLEASERECYCLE/请传阅*

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