会议接待流程(2)
5页1、会议接待流程(主办方:主办单位;承办方:承办单位;协办方:会务公司)一、会议准备 1. 学习资料(主/承办单位提供) 2. 会议登记表/签到表(主/承办单位提供) 3.会议指南、会议日程(主/承办单位提供) 4. 会议资料(主/承办单位提供) 5. 领导发言稿(主/承办单位提供) 6. 会议用背景墙图片(主/承办单位提供) 7. 横幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供) 8. 会议礼品(主/承办单位按参会人数准备)二、设备及设施准备 1. 电脑 2.投影仪 3.会议室一间(根据参会人数预定) 4.车辆准备(根据要求安排接送站服务) 5. 麦克风根据会议要求提供 6. 订制领导座次牌(根据要求安排) 7. 会议形式:座谈/桌形式/剧院(按要求安排)三、会前准备工作程序1. 根据会务组要求,代表报到前,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按要求落实到位。2. 据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3. 提前
2、检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。5. 与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。四、会议其它费用开支预算 1、按实际消费结算(会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出(如课酬、横幅、茶歇等各报销项目)等。)五、会场布置 1. 布场。 2. 按会议规定的要求布置好会场。 3. 设立会务人员发放会议用品及文件,维护会场秩序。六、人员安排(财务人员、房餐、总勤(老师、会议室、车辆) 1. 根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员,票务,考察咨询,督导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)。 2. 会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务。 3. 车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。 4. 生
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