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【时间管理精选讲议】=高效率时间管理之培训讲议【P

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  • 卖家[上传人]:xuz****an
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  • 上传时间:2019-10-04
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    • 1、,高效率时间管理 让你的时间多出20%,第一单元 时间管理概述,时间管理的定义; 时间管理的目的; 时间管理的重要性; 时间的价值。,时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理,其所持的态度是将过去作为现在改善的参考,把未来作为现在努力的目标,立刻去运用正确的方法做正确的事。,时间管理的定义,时间管理的目的,时间管理的目的在于同时获得三“效” 效果:确定的期待结果; 效率:以最小的代价或浪费获得结果; 效能:以最小的代价和浪费获得最佳 的期待结果。,时间管理的重要性,“绩效工作成果工作品质 时效成本控管”,可知时间管理的能力,至少占工作绩效1/4比重。,时间的价值,从出租车司机的份钱看经理们每天的份钱 !,时间管理心理学基本内容; 错误的时间管理心态; 正确的时间管理心态。,第二单元 时间管理心理学,时间管理心理学基本内容,自我心理建设; 时间=金钱=生活,甚至于时间 金钱,即时间比金钱还重要; 成就感:引起动机的关键。,四种观念特别不利于时间的有效运用: (1)视时间为主宰; (2)视时间为敌人; (3)视时间为神秘物; (4)视时间为奴隶。,错误的时间观念,视时间为

      2、主宰,视时间为主宰的人,将一切责任交托在时间手中。对这种人来说,它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中,时间犹如驾驶员,而他们则好像乘客。,视时间为敌人,管理者视时间为敌人,就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”,或是以同等的“投入”获得较多的“产出”,甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时,则被视为富有效率。 效率与效能不应偏废,在效率与效能无法兼得时,管理者首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。难怪彼得杜拉克会斩钉截铁地说:“对企业不可缺少的是效能,而非效率。”,视时间为神秘物,视时间为神秘物的人通常都认为时间高深莫测。他们对待时间的态度,与他们对待自己的态度极为相似。除非等到他们的肠胃出毛病,否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样,除非等到他们对时间的使用受到限制,否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。,视时间为奴隶,视时间为奴隶的人最关切的,是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为,便是长时

      3、间地沉迷于工作,成为所谓的“工作狂”。,正确的时间观念,只要管理者不对时间抱任何成见,或加诸任何价值判断,而视之为中性资源,则可能对它作出比较有效的运用。,第三单元 找出时间“杀手”,时间财富是怎么被浪费的? 中国中层经理为什么这么忙? 不重视时间管理的原因 。,时间财富是怎么被浪费的?,时间分析; 典型的时间使用误区。,时间财富是怎么被浪费的?,典型的时间使用误区,中国中层经理为什么这么忙?,与国外的经理人相比,中国的经理人太累了。大家都感觉特别忙,时间特别紧,天天要加班,但效果却并不尽如人意。国际上的一项调查表明,好的经理人比糟的经理人在时间效率方面,能够高出10倍以上。为什么会有如此大的差别,原因有四种:第一,没有计划;第二,眉毛胡子一把抓;第三,没有养成良好的习惯;第四,外部的打扰。,不重视时间管理的四个原因,中国很多的经理人,包括老总,一谈到时间管理,普遍的反应就是不在乎,为什么会不在乎呢? 第一,对自己最常见的东西最不珍惜;第二,有人认为忙忙碌碌应该是他的一种状态;第三,没有尝到时间管理的甜头;第四,企业的整体运行就是低效率。,第四单元 目标设定与时间管理,立定标竿、全力以

      4、赴; 立定标竿的四个步骤; 目标设定原则; 目标设定的步骤; 策略性的目标设定; 有效的专案管理。,立定标竿、全力以赴,譬如射标,一定要有一个靶,才会射中标的。同样地,人生若没有目标,只会任由环境影响,而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究,只有3% 的学生为自己订下目标,而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出,当初有订下目标的3%学生,其成就远超过其余97%学生的总和。,不愿设定目标的三个原因,恐惧。 无此意愿。 误将行动当成就。,立定标竿的四个步骤,消除恐惧。不要担心失败,立定目标是必须的; 认同每个人一定要有 “目标”这个想法; 完成耶鲁大学七步骤; 坚持目标。一位希望追求成功的人须能坚持决不 放弃,才会成功地达到目标,例如爱迪生不断地尝试及坚持,终于达成目标。,目标设定原则(SMART原则),1、目标要具体(Specific),例如“我想要当主任、得到硕士学位”等; 2、目标必须是可衡量的(Measurable); 3、目标是可能实现的(Acceptable); 4、目标是切合实际的(Realistic); 5、一定要设定时间表(Timetable)。,目标设定的步骤,(1)写下

      5、目标:通常只想还是不够,一定要写下您的目标,才能加深印象,进入我们的潜意识; (2)设定优先顺序:目标可能有很多,一定要排定其优先顺序; (3)拟定计划:依据目标之优先顺序拟定计划; (4)对计划设定优先等级和先后顺序; (5)排定时程表; (6)确实做、马上做。,耶鲁大学目标设定的七个步骤,拟出目标; 列出好处; 列出障碍点; 列出所需资讯; 列出寻求支持的对象; 订定行动计划; 订定达成目标的期限。,策略性的目标设定,有效的专案管理,专案管理的内容; 墨非定律; 崔西定律。,有效专案管理的内容,当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时,可能会被指派更多的工作,有效的专案管理(组织和执行能力) 将是成功的关键。,第五单元 时间管理的原则,优先顺序的确定; 目标ABC原则; 80/20原则; 制订计划; 养成习惯。,优先顺序的确定,时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。,最大时间管理迷思: 重要但不紧迫的事,目标ABC原则,目标ABC原则就是在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。,如何坚持目标ABC原则,80

      6、/20 原 则,80/20法则:假如工作项目是以某价值序列排定的,则80%的价值来自于20%的项目,而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。,制订计划,所谓计划,就是事先对时间进行全面规划,以提高时间的利用效能,充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法,以便获得清晰的行动。,待办单,待办单就是将你每日要做的一些工作事先列出一份清单、排出优先次序、确认完成时间,以突出工作重点、避免遗忘,未完事项留待明日。,日计划,也可以用待办单,也可以做日计划。首先确定每天的重要事项,把一天的工作安排排好优先的顺序,然后完成排序第一的工作。为了确保计划能一丝不苟地完成,务必将计划写下来,一份书面的每日计划是你必备的工具,有了它就可以控制你的时间,能使你拒绝干扰。,周计划,要使你的日计划成为一个有效快速的过程,一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不是一天可以完成的,是一个连续的过程,周计划是一个比较合适的时间计划。同时,事情变化得比较快,你不可能预先定出来一个详细的月计划。,月计划,月计划提供一种宏观的视野,会使周计划更加有效。一般包括下一个月的重要事项,是一项较为长期的计划。,养

      7、成习惯,人们不会认为习惯也成为一种原则,但在时间的原则中它确实是一种存在形式,即: 你要知道什么是最好的时间管理习惯; 对于职业经理人来说好习惯是可以并且必须要形成的; 时间管理是一种可以改变的习惯,坏的习惯是无意中形成的,良好的习惯可以在有意中形成 。,你是否有这样的一些习惯 和惯例(一)?,工作效率低、办事拖拉; 时间观念差,工作时磨磨蹭蹭; 工作时眉毛胡子一把抓,经常找不到主次; 经常被电话、不速之客干扰; 上班时间不紧凑,晚上加班干;,你是否有这样的一些习惯和惯例(二)?,什么事情都认为自己做才好; 没有目标,没有计划,人云亦云; 零碎时间都被随意打发掉,不会利用零碎时间; 没有时间安排表,由别人来安排; 不会休息、不会娱乐、没有空闲 。, 你每天要花30分钟作计划; 你要有书面的待办单、日计划、月度计划 和周计划; 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯; 你每周都将你的工作排出优先顺序; 你能在高效的时间里做完你的重要工作; 你的授权形成了一种工作风格和管理方式。,必须养成的好习惯(一),必须养成的好习惯(二),在固定的时间里处理往来的函件; 尽量将无用的文件处理掉; 能使每

      8、件工作善始善终避免头绪多而乱; 除非万不得已才召开会议; 常年使用工作效率手册 。,第六单元 时间管理的技巧,时间管理的技巧 之一 时间管理的技巧 之二 时间管理的技巧 之三,时间管理的技巧之一,消除电话干扰; 消除不速之客; 应付意外事件; 有效计划; 养成记录习惯, 时间管理效果加倍; 当日事当日毕;,消除电话干扰,据统计,电话干扰是时间管理最大的杀手之一,许多经理人也认为电话常占去他们大量的时间。,消除不速之客,不速之客-泛指未经预约的访客,主要来源为属下员工,其次是同一阶层的同事,再其次是组织以外的人士。为有效地应付不速之客的干扰,秘书人员的协助几乎是不可或缺的。,消除不速之客的有效途径,由秘书全权安排约会事宜,或至少授权; 秘书对约会事宜作初步安排; 规定接见部属的时间; 在办公室外接见外界不速之客; 站立会客; 让秘书控制会谈时间。 ,应付意外事件,火车、飞机、公共汽车、轮船等依 时间表运行,但依然会有意外事件,同样的情形也 可能发生在你身上,所以,为意外事件留时间,是很明智的。,有效计划,绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时,在实施计

      9、划中就可能节省3-4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。,养成记录习惯,真想做好时间管理,很重要的的方法就是养成记录的习惯。就像写日记一样,把每天应该开的会、待追踪事项、待处理事项,以及上司交办事项,按类别列下来,用不同颜色的笔,区分轻重缓急。,当日事当日毕,清人文嘉有著名的今日歌:“今日复今日,今日何其少?今日又不为,此事何时了?人生百年几今日,今日不为真可惜。若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗,努力请从今日始。”,时间管理的技巧之二,善用零碎时间; 业余时间管理; 消除无效会议; 出差期间的时间利用; 授权; 保持办公室整洁;,善用零碎时间,滴水成河。用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多59倍。,业余时间管理,睡眠; 学习; 娱乐 。,消除无效会议,马拉松式的会议已经开了两天了,还没有什么结果。会上你进来他出去,东一句西一句,说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬;有的人开了半天会,还不知来干什么;还有的,把开会当休息,闭目养神,你们爱发言发言、爱争吵争吵吧,出差期间的时间利用,评估需要; 出差前的准备工作; 出差中要做的。,授 权,授权可减轻本人工作负担,提高下属积极性。中层经理应明确授权是必须的一种趋势,下属是完全可以承担的,应尽早培养和锻炼下属的工作能力和知识水平。,保持办公室整洁,保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次,经手五、六次才完成就很浪费时间,尽可能一次就把它做完,凡事若能预先准备,才能有效地掌握时间。,时间管理的技巧之三,优化文件处理流程; 克服拖延习惯; 学会说“不”; 最佳时段分析与利用; 成为时间管理大师五步曲。,优化文件处理流程,投掷。 转手。 行动。 归档。,克服拖延的习惯,拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快,总觉疲乏,因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头,便是人间好时节”,拖延者心头不空,因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力,刚好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不仅于事无补,反而白白浪费了宝贵时间。,学会说“不”,不愿意拒绝别人,很想做个人人都喜欢的人,想

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