第三章++职务分析与职务描述.ppt.convertor

第三章 职务分析与职务描述【学习目标】.认识和了解工作分析的重要意义； .熟悉工作分析的基本程序；.掌握工作分析的基本技巧和方法。第一节 职务分析的概念一、职务分析的含义 职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究的过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。 分析内容：工作内容（what)、责任者（who)、工作岗位（where)、工作时间（when)、怎样操作（how)、为何这么做（why)。3二、职务分析的意义（一）职务分析对组织的意义：1、确保组织中的所有任务都得到明确安排；2、为组织设计和结构建设提供基础；3、促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化；4、为组织绩效管理提供客观的评价标准；5、为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。（二）工作分析对人力资源管理人员的意义：1、是制定人力资源计划的依据；2、使岗位评价和报酬达到公平和公正；3、使招聘活动有明确的目标，提供有效的工作信息；4、使员工培训和开发有合理的方向；5、为业绩评价提供客观标准；6、为职业生涯计划提出方向。7、获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。（三）工作分析对一般员工的意义：1、使员工清晰了工作岗位的职责范围和需要完成的工作任务；2、对员工尤其是新员工对工作形成了全面的了解，包括工作的目的、任务及需要处理的日常事务和各项工作应达到的结果；3、为员工在组织内的发展指明了合适的职业发展路径。6三、工作分析与人力资源管理各环节的关系工作分析的结果工作任务考核人员能力素质考核岗位性质分析人员培训内容确定岗位任务岗位职责岗位关系工作说明书岗位劳动强度劳动环境条件劳动资料和对象岗位及其环境条件说明岗位要求人员的资格说明四、职务分析的基本术语（一）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。（二）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。（三）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。（四）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任，通常也称作工作岗位。（五）职务：一组重要责任相似或相同的职位。（六）职位分类：是指将所有的工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系，然后按责任的大小，工作难易，所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员的管理的依据。职位分类：职系：是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也不同的职位系列。职级：指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。是分类结构中最重要的概念。职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级的归纳称为职同。职系、职组、织级、职等之间的关系与区别员级助级中级副高组正高级高等教育教师 助教讲师副教授教授科研人员 助理工程师工程师高级工程师 实验人员实验员助理实验师实验师高级实验师 图书档案管理员助理馆员馆员副研究馆员研究馆员企业工程技术技术员助理工程师工程师高级工程师教授级高工会计会计员助理会计师会计师高级会计师 统计统计员助理统计员统计师高级统计师 管理经济员助理经济师经济师高级经济师 职等职级职系职组（七）其他相关术语1、职权：指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。2、职业：职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。3、工作族：又称工作类型，是指两个或两个以上的工作任务相似或人员特征要求相似的一组工作。五、职务分析所需资料1、背景资料2、工作活动3、工作行为4、工作设备5、有形和无形物质6、绩效标准7、工作条件8、人员条件六、职务分析的战略性决定是否进行职务分析本身就是一个战略性决定。有关职务分析的其他战略性决定包括：（1）明确职务分析的目的（2）界定职务分析的范围（3）选择进行职务分析的人（4）确定职务分析的时间第二节 职务分析的方法方法名称功用关键要点优点局限观察法：是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字 或图表形式记录下来，进行分析与归纳总结。适用于分析在一段时间，工作内容、工作程序、对工作人员要求不会发生明显变化的职务是搜集非语言行为资料的初步方法能观察自然环境或工作场中工人做什么及如何做等常用的观察方法：流程图法、运动研究法、工作样本分析法分析人员首先决定研究目的，制定观察提纲决定拟观察的观察对象组获取观察许可注意观察中的细节信息做好现场观察记录写出一份陈述研究结果的报告在搜集非语言行为资料方面明显优于问卷调查法，通过直接观察工作所获得的资料比通过工人自己描述更能深入和全面了解职务信息要求观察者有 足够实际操作 经验不适用于工作 循环周期长的 工作不能得到有关 任职者资格要 求的信息职务分析观察提纲（部分）被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：工作部门：观察内容：1、什么进修开始工作：2、上午工作多少小时：3、第一次休息时间： 到 4、第二次休息时间： 到 5、上午完成多少产品：6、出了多少次品：7、平均多长时间完成一件产品：8、与同事交谈几次：9、每次交谈约多长时间：方法名称功用关键要点优点局限注意事项 访谈法（目前在国内企业中运用最广泛、最成熟、最有效的工作分析方法） 适用于各层各类职位的工作分析要求是中高层管理职位进行深度工作分析效果最好的方法访谈者需要培训事前沟通技术配合沟通技巧信息确认非结构化访谈方法可以根据实际情况灵活收集职位信息结构化访谈方法信息收集全面非结构化访谈方法在收集信息的完备性方面存在缺陷结构化访谈方法不利于任职者的发散思维尊重被访谈人。营造良好的氛围。善于启发。做好记录访谈记录表姓 名：日 期：地点：任职时间：现时职位和级别：部门：组别：主管姓名1、工作目的：2、主要职责：3、次要职责：4、 使用设备： 连续使用 经济使用 偶尔使用方法名称功用关键要点优点局限 问卷法适用于需要对很多工作者进行调查的情况决定问卷的结构化程度，即哪些是结构化问题，哪些是开放式问题问卷可以由承担工作的人员完成，也可由分析人员来填写通过问卷来收集信息，不必亲临现场观察，节省人力、物力一般比其他方法费用低、速度快可在工作之余写，不影响工作时间调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力，费用比较高在问卷使用前，应该进行测试，以了解员工理解问题的状况由于独立填写问卷，所以被调查者可能不配合，影响质量职务分析问卷可以分为：“人员导向型”问卷（PAQ），强调工作本身的条件和结果。“工作导向型”问卷（MPDQ），集中了解员工的工作行为。方法名称功用关键要点优点局限职能工作 分析法 （FJA）：是以员工应完成的职能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，从而得到一份完善的工作分析文件。通过资料、人与事来反映每一种工作的职能，假定每一种工作的功能都反映在它与资料、人与事三要素的关系上。针对工作、员工和 组织间关系的一种 综合的工作分析 法。（1）对工作内容 描述透彻，对培训的绩效评估很有效。（2）它所提供的工作信息便于职位命名和建立组织的职系和职群。（1）由于分析详 细，因而撰 写费时费 力。（2）以定性分析为主，缺乏定量分析，不利于职位之间的比较。方法名称功用关键要点优点局限 工作日志法作为原始工作信息收集方法，为其他工作分析方法提供信息支持又称活动日志、工作活动记录等是一种来源于任职者的单向信息获取方式使用时注意与填写者的沟通和指导设计结构化程度较高的填写表格当缺乏工作文献时，使用日志法的优势更明显易造成信息的缺失、理解误差等系统性或操作性误差所获信息性当庞杂，后期整理工作量较大 典型事例法适用于需要对很多工作者进行调查的情况导致事件发生的原因和背景员工特别有效或是多余的行为关键行为的后果员工自己能否支配或控制上述后果直接描述工者在工作中的具体活动，既能获得有关工作的静态信息，又可揭示工作的动态性质搜集典型事例并进行分类需要花费大量时间很难对通常的工作行为形成总体概念，而这又是工作分析的目的方法名称功用关键要点优点局限实验法 适用于短期内可以掌握的工作掌握工作要求的第一手资料工作分析人员亲身参与能掌握一手资料可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作试验项目：装卸工装卸货车上的货物，一般是四人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车，试验目的：多少人合作装卸货物效率最高。试验步骤：先由2个人合作，再由3个人合作，最后由5个人合作，任务都是装满一辆10吨的货车，看各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。资料分析法资料分析法是指在进行工作分析时，为了尽可能的资料分析法降低成本，在工作分析中尽量采用现有的资料。第三节 职务分析的基本程序一、准备阶段二、调查阶段三、分析阶段四、完成阶段阶段工作分析的内容准备阶段由工作分析专家、岗位在职员工、上级主管组成工作小组确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性利用现有文件资料，对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度找出原有工作说明书中存在的不清楚、模棱两可的问题或对新岗位工作说明书提出拟解决的问题调查阶段编制各种调查问卷和调查提纲到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境和社会环境对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、典型员工进行面谈，收集有关工作 的特征以及需要的各种信息，征求改进意见分析阶段仔细审核、整理获得的各种信息创造性地分析发现有关工