时间管理—走在时间的前面1

时 间 管 理 走在时间的前面,*企业顾问有限公司,第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧,课程内容,职业人士必须学会时间管理,认识时间： 时间尺游戏 你的时间足迹在哪里？,游戏的思考认识时间,时间仅仅是： 太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？ 机械表、电子石英表上的指针和数字？ 对于个人而言： 人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人的时间足迹）是存在的； 能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值,职业人士必须学会时间管理,时间管理的历程,用 完 consume,用 好 utilize,用 对 right,什么是时间管理,可以改变的才适合管理； 时间本身不能改变也不能管理（自然规律）； 可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有效的是改变思想。 时间管理其实是： 资源管理 自我行为的管理 提高时间资源的使用效率,职业人士必须学会时间管理,时间是怎样被浪费的？,时间浪费是隐性浪费 时间浪费的常见表现形式： 时间缺乏计划性 习惯性的拖拉 嘴上的时间浪费 不会拒绝 喜欢包揽一切 不给危机预防处理留有时间,时间浪费,职业人士必须学会时间管理,学习时间管理的意义,时间管理是职业成功的源泉 适应快鱼吃慢鱼的社会 提升自我面对变化的能力 增加给自己“充电”的时间 增加放松自己的时间,职业人士必须学会时间管理,第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧,课程内容,对你的时间管理现状作出评估,小测试：你浪费时间的情况严重吗？,A：极表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：极表不同意,时间用家类型,+,-,×,÷,散漫型,浪费型,高效型,失控型,时间太多，无从打发,有效工作时间太少,高效利用时间，甚至可以有效支配他人的时间,甚少有自己支配的时间,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,分析前的准备： 1、接受“时间有价”的观念 时间经济价值：收入÷时间，如年收入÷365天 2、养成记录时间的习惯,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,个人评估时间管理的步骤： 1、纪录,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,2、绘制时间效率曲线,时间：200×年×月×日至200×年×月×日,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,3、评估时间分配状况,案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析） 2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。 他在这一天的工作任务是： 制定一周工作计划 进行质量控制 工作会议 电话 接待供应商的拜访 检查下属的工作状况 处理员工纠纷,对你的时间管理现状作出评估,某分公司总经理周一的时间评估表,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,4、分析,分析提示之一： 时间使用率是多少？ 你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？ 你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？ 你不可支配的时间有多长？在什么时候？ 你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？ 你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,4、分析,分析提示之二： 何时工作时间效率最高？ 何地做何工作时间效率最高？ 领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种比例是否合理？,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,5、改进,职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题： 今天有哪些事是在不适当的时间内做的？ 今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？ 今天最具工作效率的是哪一段时间？ 今天最不具工作效率的是哪一段时间？ 今天工作过程中最大的干扰是什么？ 今天最严重的三个时间使用误区是什么？ 今天做了哪些不必要的事？ 今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？ 今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？ 今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？,对你的时间管理现状作出评估,第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧,课程内容,对时间进行计划,什么是正确的目标,1、人不能失去目标 2、目标的种类 为什么 干什么 怎么干,99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。 美国管理学家德鲁克,对时间进行计划,什么是正确的目标,3、正确目标的标准SMART原则,Specific 明确具体的 Measurable 可衡量评估的 Attainable 可达成的 Realistic 现实可行的 Timed 有时间限制的,10年以上,5至10年,1至5年,每天,2至5个目标,什么是正确的目标,目标金字塔,4、做一个目标导向的人,对时间进行计划,什么是科学的计划,科学的计划是可操作性的 科学的计划是分步骤的 科学的计划是具有灵活性的,对时间进行计划,怎样做好时间计划 任务待办单法,对时间进行计划,1、任务待办单有效的时间计划方法,2、怎样填写任务待办单,首先列出计划中今天要完成的工作； 其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类； A类：必须要在两个小时内完成 B类：必须在当天完成 C类：三天之内要完成,怎样做好时间计划,对时间进行计划,3、填写任务待办单的注意事项,明确每天工作任务中的重点任务 在高效率时间段安排高价值的活动 百灵鸟型 猫头鹰型 混合型 注意平衡性和交替性 注意连续出现的工作任务 把任务待办单变成自己的习惯！,怎样做好时间计划,对时间进行计划,团队时间计划方法简介,工作任务分解结构（WBS） 甘特图 网络图,工作任务分解结构,甘特图,网络图,对时间进行计划,制定时间计划的基本步骤,确定目标,列出途径,选定最佳途径,将途径转化时间安排表,执行时间安排表,调整时间安排表,对时间进行计划,第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧,课程内容,找出最重要的事,分清任务的轻重缓急,80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图,80/20法则,80/20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工,分清任务的轻重缓急,区分事情重要与否的标准,能直接为实现目标服务 能为实现目标创造条件 能为预防危机服务,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,重 要 性,急 迫 性,重 要 不紧急,不重要 不紧急,重 要 紧 急,不重要 紧 急,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,第一优先：做“重要且紧迫”的事 第二优先：做“重要但不紧迫”的事 第三优先：做“不重要但紧迫”的事 第四优先：做“不重要也不紧迫”的事,时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,重 要 性,急 迫 性,重 要 不 紧 急 （多做）,不 重 要 不 紧 急 （不做）,重 要 紧 急 （快做）,不 重 要 紧 急 （授权做）,分清任务的轻重缓急,举 例 说 明,紧 急,不紧急,重 要,不重要,干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天,紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议,分清任务的轻重缓急,如何把一篮核桃放入一罐米里面？,思 考：,分清任务的轻重缓急,总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。,分清任务的轻重缓急,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确地做事更重要！,总结：如 何 处 理 低价 值 活 动,分清任务的轻重缓急,第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧,课程内容,技能一：学会授权的技巧,授权不是参与 授权不是弃权 授权不是授责 授权不是代理职务 授权不是工作分工,技能一：学会授权的技巧,目的明确 因事授权，视能授权 不能重复授权 权与责相对应 逐级授权 单一隶属授权 适度授权 良好的沟通 充分的信任和有效的控制,授权的主要原则：,技能二：怎样拒绝外界的干扰,用制度拒绝干扰 拒绝之前要倾听对方 拒绝之前不要使用挡箭牌 拒绝时保持和颜悦色 拒绝的态度要坚决 拒绝中要争取主动 拒绝时要避免争吵 拒绝时对事不对人 拒绝后提出建设性的意见 可以安排专人拒绝外界的干扰,技能三：会议时间的管理技巧,1、会前准备：,确定会议的必要性 确定会议目标 确定会议议题 确定会议参加者 选择会议地点 准备必要的会议设备,技能三：会议时间的管理技巧,2、进行会议：,宣布会议开始的技巧 会议进行中的主持 处理会议过程中的问题 消极情绪 两派意见对立 全体保持沉默 有人打岔,3、使用会议检查表：,技能四：高效的文件管理技巧,敢于扔掉废旧文件 分门别类管理文件 不要积压文件 不放无关物件，物品放在固定位置 让文件在面前只流通一次 下班前收拾办公室,技能五：电话的时间管理技巧,快速拨号，电话录音 派人接电话 只做简短交流（长话以E-mail代替） 考虑在重要时间内停接电话 每一通电话都有明确的目的 聆听仔细 电话旁备存电话纪录 养成集中使用电话的习惯,技能六：学习的时间管理技巧,学习速度与学习效果同样重要 要学会对自己的学习进行规划 学会选择还要善于放弃 要保持强烈的好奇心和想像力 要善于提问 要独立思考,技能六：学习的时间管理技巧,思 维,理 解,沟 通,活知识,知识系统树,处于分散状态的知识是没有力量的！,技能七：生活时间管理技巧点滴,吃饭的时间管理 身边物品的管理法 家务劳动的时间管理 就寝的时间管理 上下班途中的时间管理,“我们计算着每一寸逝去的光阴，我们跟它们分离时所感到的痛苦和悲伤，就象一个守财奴在眼睁睁地瞧着他的积蓄一个子儿、一个子儿地给强盗拿走而没法组织时所感到的那样。” 马克·吐温,超越自我，从超越时间开始，做一个走在时间前面的人！,