内部控制-应付款管理

应付款管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保集团按时支付供应商款项，确保应付账款财务信息真实性以及确保集团资金安全等。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度应付账款管理制度。1.4 职责分工 商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请。财务部：负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。1.5 流程图 101.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.8-CT1确保应付款管理权限明确经营效率目标214.8-CT2确保应付款流程中不相容职务分离资产保全目标314.8-CT3确保集团应付账款数据真实准确财务信息真实性目标414.8-CT4确保款项支付经过适当授权审批资产保全目标514.8-CT5确保按时支付应付账款经营效率目标614.8-CT6确保退款得到适当审批经营效率目标714.8-CT7确保集团预付账款经过适当审批经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.8-R1应付账款管理权责不清，导致应付账款支付管理混乱，影响集团资金支付安全14.8-CT114.8-CA1物流部负责收料及入库事宜预防型应付账款管理制度 应付账款管理制度14.8-CT114.8-CA2商务管理部负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请预防型应付账款管理制度应付账款管理制度、部门职责14.8-CT114.8-CA3财务部负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性预防型应付账款管理制度应付账款管理制度、部门职责14.8-R2货款支付业务全程由一人负责办理，无他人监督检查，导致资金截留风险14.8-CT214.8-CA4所有材料付款必须按权限审批：每月15号前，由商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当月度付款计划。急单付款由商务管理部根据采购需求或供应商请款在符合要求下提出支付申请申请/审核/录入/付款预防型应付账款管理制度 付款计划、付款申请单、付款记账凭证14.8-R3各职能部门之间无法定期有效地进行应付账款核对，造成应付款管理混乱14.8-CT314.8-CA5应付账款对账由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况预防型应付账款管理制度应付账款对账单14.8-R4款项支付未经过审批，导致集团资金流失，影响资产保全目标14.8-CT414.8-CA4所有材料付款必须按权限审批：每月15号前，由由商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当下月度付款计划。急单付款由商务管理部根据采购需求或供应商请款在符合要求下提出支付申请申请/审核/录入/付款预防型应付账款管理制度 付款计划、付款申请单、付款记账凭证14.8-R5款项支付前未核对相关表单票据，导致支付的金额与相关单据不匹配，影响集团资产保全目标14.8-CT414.8-CA6财务部对批准后的付款申请进行核对，核对付款申请的批准程序是否合规、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当、是否填写约定的结算方式、发票是否已立账，对于信用证付款，审核发票与货物收据是否一致申请/审批预防型应付账款管理制度 付款申请单、原始单据应付账款14.8-R6款项紧急支付无领导书面审批单据且事后未补办审批程序，导致财务人员重复支付款项，造成集团资金损失14.8-CT414.8-CA7未获得授权审批人员的审批不支付账款预防型应付账款管理制度 应付账款14.8-R7货款支付不及时，导致供货方扣押货物，影响企业正常生产经营以及供应商合作关系14.8-CT514.8-CA8商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当月度付款计划及时付款。发现型应付账款管理制度 第九条付款计划14.8-R8发生采购退货时，采购部门未及时与财务部沟通，导致财务部多支付款项，造成集团资金损失14.8-CT614.8-CA9因所购物资产生质量问题等原因发生退货时，由使用部门通知SQE进行复判，确定是有质量问题的直接退回仓库的不良品仓，然后仓库通知采购人员办理退货申请/审批预防型应付账款管理制度检验单、不良品出入库记录14.8-CT614.8-CA10采购部应当及时在信息系统上更新退货信息预防型应付账款管理制度 信息系统退货记录14.8-CT614.8-CA11财务部应当及时根据信息系统中的退货信息进行相应退货处理预防型应付账款管理制度 退货记账凭证应付账款14.8-R9应付账款核算不准确、不及时，导致集团财务信息不真实、不完整14.8-CT314.8-CA12采购部在收到供应商发票后应当及时提交给财务部并申请付款预防型应付账款管理制度采购发票应付账款14.8-CT314.8-CA13财务部须保证订单、收货单据、发票等匹配，系统中的采购订单号、采购单价、数量必须与供应商回签的对账单及供应商开出的增值税发票中单价、数量、总金额保持一致经办/审核预防型应付账款管理制度 订单、收货单据、发票应付账款14.8-CT314.8-CA14匹配相符的发票经过审核，形成供应商的应付账款，同时冲销暂估应付款预防型应付账款管理制度 相应会计凭证应付账款14.8-R10会计人员未定期与采购人员核对应付款发生额及余额，导致应付账款账账不符，应付款管理混乱14.8-CT314.8-CA5应付账款对账由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况预防型应付账款管理制度 应付账款对账单应付账款14.8-R11财务部未定期与供应商核对应付款余额，导致应付账款账实不符，应付款管理混乱14.8-CT314.8-CA15关联方对账：财务部每月6日前向关联方发出对账单核对数据，要求关联方于3个工作日内反馈。经确认的对账单由对方财务经理以上领导签字并加盖财务章。发现型应付账款管理制度 应付账款对账单应付账款14.8-CT314.8-CA16与供应商对账：由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况发现型应付账款管理制度 应付账款对账单应付账款14.8-R12预付账款没有经过审批，导致集团资金流失，影响资产保全目标14.8-CT714.8-CA17集团一般应当采用货到后付款方式进行支付结算，对于合同和招标文件有预付款条款规定的除外。授权人员根据审批通过的采购订单审批银行付款通知单，确保预付账款支付的合理性，降低资金风险。经办/审批预防型应付账款管理预付账款申请单预付账款14.8-R13对于长期挂账的应付账款未进行调查，导致无法发现可能存在的问题，影响财务报表准确性14.8-CT314.8-CA18财务部每月进行应付账款账龄分析，对于账龄较长的应付账款应当同商务管理部一起分析原因。如果是供应商不需集团付款，则应当作核销账务处理发现型应付账款管理制度 应付账款账龄分析应付账款