员工工作效率培训——时间管理的基本技巧和方法

XXXX,与时间赛跑,人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。 李开复,前言：,这里的才华，可以是财富、可以是智慧、可以是人生目标、也可以是工作业绩。,世界本来就是不公平的，怎么可能公平？你出生在农村，盖茨的孩子出生在盖茨家，你能比吗？但是有一点是公平的，比尔盖茨一天 24小时，你一天也是24小时。 马云,所以你更应该学会珍惜时间，学会如何管理时间，做自己命运的改写者。,本课程旨在帮助你了解时间管理的原因及存在的问题、掌握时间管理的基本技巧和方法，提升自己的时间管理能力，高效完成工作目标。,课程目标,为什么需要时间管理 / 01 1.1 时间管理的本质04 1.2 有效时间管理的好处05 时间管理的现状及问题 / 06 2.1 时间管理的现状07 2.2 时间管理的问题分析08 如何进行有效时间管理 / 09 3.1 时间管理的要诀10 3.2 明确事项清单11 3.3 事项优先排序13 3.4 时间安排及计划实施14 3.5 提升日常办公效率的小技巧15 3.6 时间管理金科玉律17 3.7 高效能人士的七个习惯19,与时间赛跑,Chapter 1,为什么需要 时间管理,1.1 时间管理的本质 1.2 有效时间管理的好处,Chapter1：为什么需要时间管理,02,小苏的一天,领导打电话让小苏去谈话，谈了会有关年底工作总结和计划的问题，中间领导接听电话、客人来访等，谈话延续到10：00。,小苏开始写工作总结和计划，中间不断有其他豆芽或电话来访，小苏的思路和时间被分割和耽误，工作总结编写的启动一直延续到11：00。,分担一部分领导秘书职责的小苏，又对报上来的文件等进行整理，紧急可以代批的流程直接批掉，到12：00，还有一部分没有完全理好。,下午上班把工作总结文档打开准备着手继续写，结果部门新来一个实习生，领导安排让他带着实习生做简单介绍。于是又带着实习生熟悉了下办公环境，讲解了下基本制度、要求。,实习生刚来，一会儿就请教他一个问题，小苏思绪不时地被打断，就一边整理数据一边回答，最后发现数据前后有点问题，又从头检查一遍。,数据核查到一半的时候，领导通知部门所有的人一起开会，整体布置下近期的重点工作，并了解下大家目前的进度情况。会议开到18:00。,会议结束，今天一天的时间就过去了，小苏年度总结和计划才开始三分之一，小苏今天又要熬夜、加班到很晚了。,如果你是小苏，你如何安排这一天的时间？,Chapter1：为什么需要时间管理,从高校毕业到走入职场，从学习到工作的转变，接触人物、事物和环境多样性的转变，都会让我们有些无所适从。如何快速的适应这种改变并开始掌控这种转变，和时间赛跑，成为一个走在前面的人。,03,首先，你需要有个目标，一个SMART的目标, 然后一步步通过有效的时间管理落地执行。,目标制定的SMART原则,S,Specific 具体的,M,T,A,R,Measurable 可以测量的,Achievable 可达到的,Relevant 相关的,Testable 可评估的,Chapter1：为什么需要时间管理,时间管理是自我管理即改变自己的习惯，时间管理的本质就是你的选择管理。 时间成本是一种机会成本，在数量上等于浪费时间所创造的价值。有效的时间管理就是要在有限的时间内以最小的代价或者浪费获得最佳的期待结果。所以有一句话叫做80%的收益来自于20%的工作（80/20原则）就是这个意思。 时间管理最大的意义就在于在最节约资源的情况下，做的更多更好，加快脚步勇往直前，走在他人的前面。“我没有时间”更多时候往往只是一个借口。,04,1.1 时间管理的本质,Chapter1：为什么需要时间管理,通过充分有效的时间管理，节约时间成本，提高工作效率 比预期的计划提前完成工作，带来更高的工作满意度和个人荣誉感 合理分配时间并完成工作，团队合作氛围更融洽，有利于人际关系的改善 有条不紊的进行工作计划的时间安排，阶段性完成工作目标，减少项目期限临近的紧张和焦虑感。,05,1.2 有效时间管理的好处,Chapter 2,时间管理的现状 与问题分析,2.1时间管理的现状 2.2时间管理的问题分析,Chapter2：时间管理的现状与问题分析,你是否常常遇到以下几种情况：,07,2.1 时间管理的现状,电话或豆芽的干扰，不能集中工作 工作优先次序不明，重要的工作未能按时完成 多项重要工作需同时处理，时间出现冲突 安排与文件杂乱无章，工作不能妥善分配 无力拒绝要求和诱惑，不能兼顾个人工作 拖延工作，把重要工作押后，影响工作进度,时间管理失控,Chapter2：时间管理的现状与问题分析,08,2.2 时间管理的问题分析,.,时间管理失控,缺乏分配,缺乏组织,缺乏计划,缺乏控制,Chapter 3,如何进行 有效时间管理,3.1 时间管理的要诀 3.2 明确事项清单 3.3 事项优先排序 3.4 时间安排及计划实施 3.5 提升日常办公效率的小技巧 3.6 时间管理金科玉律 3.7 高效能人士的七个习惯,Chapter3：如何进行有效时间管理,10,3.1 时间管理的要诀,（1）找出问题的根源 你需要找出时间失控的特征，并客观分析问题存在的原因，检讨你的工作目标及内容 （2）改善管理习惯 要先定立一个目标，确定工作优先处理顺序，保持良好的心态，高高兴兴开始工作，并时刻对工作效果进行检测,Chapter3：如何进行有效时间管理,11,3.2 明确清单事项,月/周目标的分解或计划的安排 各种临时插单/紧急任务 已经预约的安排 各种未完成事项（历史累积） 生活/家庭/情感等琐事安排,每天上班第一件事 罗列“待完成”事项清单:,【工具】 公司OA系统、记事本,Chapter3：如何进行有效时间管理,12,3.2 明确清单事项,随时记录，避免事项的遗漏 预约事项安排到对应的日历日期 临时插单（一般都很重要）根据缓急程度安排 所有新增事项汇总到“待完成”事项清单,当遇到临时插单的情况（如豆芽不停弹出消息、突然响起的电话等） 你可以按如下操作：,【工具】 公司OA系统、记事本,Chapter3：如何进行有效时间管理,13,3.3 排定优先顺序,将“待完成”清单中与Deadline最接近的事项取出 根据“四象限”原则进行排序和安排 归入每日事项安排表,【工具】每日事项安排表, 排定优先顺序这一步是关键，但是很多人都没有这样做，所以导致重要紧急的事情反而没有完成。,重要,不重要,紧 急,不 紧 急,首先处理,用大多数 时间完成,尽量少做或有能力情况下给带教的其他人员（如实习生做）,先不处理 有时间在做,1,2,4,3,Chapter3：如何进行有效时间管理,14,3.4 时间安排及计划实施,将已经排序的事项分为：“必须”、“应该”、“可以”，进行时间分配（即设置Deadline） 将可以统筹安排的事项，尽可能统筹安排，排列在事项安排表中,【工具】每日事项安排表,日事项安排表:,Chapter3：如何进行有效时间管理,15,3.5 提升日常办公效率的小技巧,（1）集中精力只做一件事,25分钟内只做一件事情，要在每个番茄钟开始前明确自己要做哪一件事情。,一件事！,Chapter3：如何进行有效时间管理,16,3.5 提升日常办公效率的小技巧,（2）整理笔记和文件提升查阅效率,（3）有效做好电脑以及办公桌面的整理,Chapter3：如何进行有效时间管理,17,3.6 时间管理金科玉律,1,设立有挑战但可实现的目标,2,设定所有工作的完成期限,3,建立固定的日常工作模式,4,在精力最充沛时做最用脑力的工作,5,不要推迟你不喜欢但重要的事情先做,6,不重要的事情迟一点做聚在一起做,7,弄清楚问题，再去做,Chapter3：如何进行有效时间管理,18,3.6 时间管理金科玉律,8,分析你在时间管理方面的障碍,9,有选择，要学会拒绝，确定你不希望被打扰的时间,10,分步骤，一次只做一件小事一旦开始就要完成,11,在工作效率低时多休息,12,定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法,13,把事情做的足够好，避免过分的完美主义,14,养成记笔记组织思路和想法的工作习惯,Chapter3：如何进行有效时间管理,19,3.7 高效能人士的七个习惯,主动积极即采取主动，为自己过去、现在及未来的行为负责。,1、积极主动,在做任何计划时，均先拟出愿景和目标，并根据此塑造未来,2、以终为始,要事放在第一位，这是梦想（你的目标、愿景、价值观和要事处理顺序）的组织与实践。,3、要事第一,基于互敬、互惠，思考框架与心意，目的是更丰盛的机会、财富及资源，而非敌对式竞争,4、双赢思维,知彼需要仁慈心，解己需要勇气，能两者平衡，则可大幅提升沟通的效率。,5、知彼解己,创造第三种选择即非按照我的方式，亦非遵循你的方式，而是第三种远胜过个人之见的方法。,6、综合综效,目标以及愿景不断的更新改善，使组织以及个人迈向新的成长之径。,7、不断更新,Chapter3：如何进行有效时间管理,20,3.7 高效能人士的七个习惯,不断更新,互赖（我们）,独立（我）,依赖（你）,知己解彼,统合综效,主动积极,以终为始,双赢思维,要事第一,公众成功,个人成功,通过本课程的学习，我们了解到时间管理就是改变自己的思维和行为习惯，用更高效的工作方式和工具提升自己的时间管理能力。让我们从现在开始改变，做时间管理的达人。,课程总结：,推荐书籍,作者: 美 史蒂芬·柯维 【必读】先管理好自己，然后才能管理别人这是关于“自我管理” 的最经典的著作。,高效能人士的七个习惯,作者： 美博恩·崔西 【选读】我们无法完成所有的事情，只能完成最重要的事情。做好规划，先做最难最重要的那件事（吃青蛙）,吃掉那只青蛙,作者：邹鑫 【选读】时间管理的启蒙书籍,小强以自己的亲身经历，将复杂的时间管理系统融入职场中，让它变得简单易懂。,小强升职记,