湖南湘泉制药有限公司预付账款管理中存在的问题及解决方案

<p>湖南湘泉制药有限公司预付账款管理中存在的问题及解决方案引言预付账款是企业根据采购合同或者相关协议，预先支付给供货商账款的行为，是企业与供应商保持稳定合作关系的基础。企业预付款具有流转快、周期短等特点，实际操作过程中容易控制，运用得当可以极大的提高企业资金使用的效率。但是，预付账款占用企业流动资金，一旦不能及时收到货物又无法追回预付款的情况出现，企业资金周转困难就会加剧，造成资金短缺，影响企业的正常经营对于企业带来反面的作用。现阶段公司生产经营过程中使用预付款情况经常出现，但是为了将预付账款控制在安全合理的范围内，分析企业内部预付款情况的现状和加强企业的预付账款管理工作对企业的运营管理与发展具有重要意义。本文根据湖南湘泉制药有限公司的预付账款实际工作情况，对其预付账款管理现状及存在的问题进行分析，并为完善预付账款管理工作提出科学有效的建议。一、公司简介湖南湘泉制药有限公司是2003年6月正式改制新建的，同年8月开始生产经营，10月迁往吉首市雅溪科技园进行药品生产质量管理规范改造，2004年10月通过国家药品生产GMP认证。2006年建立了全资子公司吉首湘泉中药饮片有限公司，位于湖南省吉首市雅溪科技园，公司注册资本金5000多万元，资产总额中有固定资产8000多万元，占地面积11万平方米，建筑面积4万平方米。公司经营范围包括生产、销售自产医药原料、医药中间体、中西成药、中药饮片等业务。公司现有正是员工258人，其中大中专以上学历有149人，占员工总人数58%，科技开发中心有高级职称6人，中级职称8人，初级职称12人，研究生5人，年底研究生达9人。二、湘泉制药公司预付账款管理中存在的问题（一）预付账款管理重视度不够预付账款是企业财务管理工作中的重要内容之一，对企业的发展起着重要作用1。但湖南湘泉制药有限公司的管理层面，对预付账款管理的重视度不够，根据调查统计，有36.4%的湖南湘泉制药有限公司相关管理人员认为自身未重视各自负责领域内的预付款管理工作。普遍存在认为自身作为国内知名药企，企业生产经营业务范围较大数量较多，在采购和货款流转上拥有较大的优势的思想，而没有真正考虑预付款管理方面的相关工作，仅仅是制定了相关的制度，没有贴合企业自身的预付款管理体系，从而导致企业生产运营过程中出现各种各样的小问题。随着国内医药企业的竞争加剧，对自身企业资源的掌控力度，越发在自身核心竞争力上体现，虽然这些问题不大，积少成多，会对企业未来发展造成严重的阻碍2。（二）预付账款管理体系不完善1.未建立定期对账清理机制，企业资金占用严重湖南湘泉制药有限公司疏于对预付账款的管理，现有财务制度9项，包括预算审核、财务报销、资金审批等方面，但未设立预付账款定期对账清理制度，没能按期与相关单位清算账目，为今后催款、清理带来困难。比如：湖南湘泉制药有限公司正常生产经营过程中所必需丙酮、淀粉、原料药等物资采购，是与供货方签订长期的供销协议，往往需要公司多付1-2个月的货款，在该项业务不中断的状况下，预付款项滚动存在，但物资采购部门没有准时结算和清欠，财务部门没有关注账务状况，就形成多付款的情况发生，严重占用了企业的流动资金，对于企业的发展影响不好3。2.付款管控体系不严，预付账款使用随意湖南湘泉制药有限公司生产经营需要采购的原材料品种较多，数量较大，自身生产过程中制定生产计划不清，按照计划生产的执行不到位，进而导致了公司的采购部门没法根据自身的生产需求合理安排采购的周期和采购数量，所以，公司的采购常常会超过计划之内来采购原材料，以保证公司正常的生产经营和计划外的生产经营计划，然而这种无生产规划和采购规划的生产经营状况，会导致企业预付账款超出预算4。据统计，仅2017年，湖南湘泉制药有限公司不在预正常付款申请范围的已付预付款次数就有13次，涉及金额达1300余万元，加之企业未建立严格的预付账款审批流程，导致企业预付账款应用时出现盲目性，特别是预付金额较大的时候，不能从根本上确保企业在面临意外状时处于有利地位。3.预付账款管理责任机制不健全湖南湘泉制药有限公司的预付账款管理实行不同部门签字制度，预付账款的使用，经过相关部门负责人签字后，即可预支使用，但是流转部门相对较多，往往涉及计划、生产、仓储、采购和财务等3-4个相关部门，管理责任机制不健全，并没有相关的制度明确预付款过程中不同部门的职责,一旦预付款项出现问题后，各部门之间存在出现相互推诿扯皮的现象时有发生。其次没有将相关责任明确到人，没有专门的机构和人员管理预付款的使用，仅仅是财务部门对本企业的预付款财务使用情况进行统计。这种不健全的预付款管理责任制度，不利于企业未来正常的生产经营。（三）现有企业预付款制度执行不到位1.发票未开具和账务处理不及时湖南湘泉制药有限公司企业的预付账款管理制度建立在供货商开具票的基础上。没有发票没有预付款是工作人员的原则，湖南湘泉制药有限公司发票和预付款处理的账期正常为45天5。但是在实际工作中，湖南湘泉制药有限公司采购工作人员往往因为距离和时间问题，很多时候供货方已开具了发票的情况下，但并未邮寄到公司和及时将发票交到财务部门进行账务处理，甚至出现发票邮寄过程中丢失的现象，有时会出现脱后2-3个月的情况，进而造成不能及时销账甚至长期挂账的情况。其次，公司的财务人员未能按照规定，定期及时对企业的预付款挂账情况进行及时的梳理和统计，进而导致公司预付账款管理情况不明，更无法安排采购业务员及时跟催销账，形成预付账款金额较大，占用企业资源6。2.挂账串户或长期挂账情况频发湖南湘泉制药有限公司生产规模较大，涉及原材料等方面的供货商较多，有时会出现供应商变更名称，采购员做错采购订单等情况。从而变成已付清的账款在应付账款和预付账款中同时产生的情况，甚至很多名存实亡的预付账款长期挂账，没有进一步的处理销账导致企业的财务管理方面混乱，不利于预付账款科目的统计与管理，影响企业的正常财务工作。3.利用预付账款进行非法支出情况企业未建立预付账款监督审核制度，部分素质低下的工作人员，利用企业制度的漏洞，将很多无法销账的财务支出采用预付账款列支进行非法支出，很可能行使“预付账款”转移企业资金或进行其他舞弊行为，严重的影响了企业的财务情况7。至2012年-2018年期间，已发现相关方面的违法行为达3起，虽已经做出相应处理并全企业通报，但现阶企业预付款管理方面相对混乱，制度和人员方面短缺，没有从根本上阻绝此类事情的发生。三、湘泉制药公司预付账款管理中存在问题的解决措施（一）提高预付账款管理重视度企业预付账款管理制度作为财务管理的重要组成部分，涉及到企业资金的流转，财务账目的清算，生产采购计划的落实等各个方面，对企业的发展具有重要的意义。湖南湘泉制药有限公司作为我国的医药企业，必须从源头上重视企业预付账款管理方面的工作，加大对相关制度体系的建设、落实和专业人才的引入，进而加强企业自身的财务管理能力，以随时应对企业在日益激烈竞争中所面临的风险和挑战。（二）完善预付账款管理体系1.建立定期清理预付账款制度湖南湘泉制药有限公司应当建立定期清理预付账款制度。定期对企业的预付账款进行梳理，以欠款周期长、额度大、经营状况不佳供应商预付款作为清理的重点，阶段性梳理企业自身的预付款情况。公司的财务部门根据每个账户预付账款的余额追溯查找凭证记录，形成预付账款财务凭据对照链条，编制预付账款清查明细，对于因供货单位破产、撤销等无望再收回所购货物的，将其转入其他应收款，并相应的做好坏账的准备8。2.严格预付账款的控制制度企业必须建立预付账款控制制度，增强企业本身预付账款的管束。当与供应商的签订预付款合同后，交给财务管理部门备查，严谨查核预付账款额度9。对已经确定执行的预付款项，企业财务部门要按照制度及时进行对账工作，包括做账和结账，并反映在当月的总账和明细中。对账完成后，应将预付与应付账款进行分类，得出预付账款的余额，并交给采购部门核对，对于已经付款但是货物及相关凭证还没有到手的预付账款，及时催促。一旦出现债务人破产或者死亡的意外情况，应立即启动应急预案，要求经办人员追讨货物，如果造成损失必须对经办人进行处罚。如果已经付款，货物已到，但是凭证未到时，先暂估之后再索要发票，如果超过期限仍未取得发票者，应及时采取相应措施，以此来加强企业预付款的管控能力。3.建立健全预付款管理责任制度首先，明确部门职责。在预付款管理流程执行过程中，需明确该过程中不同部门管理职责，细化预付账款执行流程中每个部门的责任，避免出现问题时推诿扯皮情况的发生，进而保障企业的资金安全10。其次，明确对部门不同岗位的责任，提高预付款管理工作岗位的工作效率，提高企业的资金利用率以及周转速度。最后，落实责任到人，建立签字责任制，明确预付账款的负责人，所有预付账款工作都必须填写申请单，使得责任确切落实到具体每一个人身上。申请单必须经过实际负责人、上级领导、供应商负责人等相关责任人签字后才能完成预付款，将承担的责任真正落实到个人。（三）企业预付账款制度执行到位首先，加强企业的预付款审批执行力度。在现有严格的预付款审批程序下，加强具体预付账款审批的执行，严格按照章程办事，有效规避预付款风险。其次，加强对账款分析力度，公司财务部按照计划对预付账款余额与上期余额、上年同期等指标进行比对，分析预付款波动原因。汇总相关数据，上报分管领导、对超期预付款及时反馈给相关部门核对、确认、催收，将预付款的清理与领导考核挂钩，对出现问题的情况责任人进行处罚。最后，强化内部审核审计力度。内部审计人员定期对企业预付账款管理情况进行监督审查，督查是否存在违反预付账款管理制度规定进行付款的情况，从根本上阻绝舞弊现象的存在。参考文献1 廖银艳. 浅析企业预付账款管理存在的问题及应对策略J. 财会学习, 2016(17):74-74.2 侯军岐, 侯亚莉. 我国医药企业核心竞争力评价研究J. 价值工程, 2014(16):174-175.3 滕伟. 浅谈企业应收账款的管理J. 投资与创业, 2017(10).4 廉东彦, 胡旭微. 企业采购环节的财务管理风险与应对杭州前进齿轮箱集团股份有限公司的实践与启示J. 经营与管理, 2014(9):61-63.5 宋伟斌, 易方舟, 孙庆华. 企业未开票应付账款管理问题研究J. 交通财会, 2017(8):22-26.6 彭青. 浅谈预付账款的管理J. 投资与合作, 2013(10):49-49.7 李旭东, 刘鹏. 新会计准则下应收账款核算的若干问题探讨J. 中外企业家, 2016(8).8 周建团. 浅谈如何加强食品药品监管部门财务管理工作J. 发展, 2017(3):90-90.9 张九乔, 赵海侠. 预付账款核算及其管理探析基于企事业单位会计准则比较J. 现代企业, 2017(11):74-75.10 毛丽娟, 闫清杰. 企业预付预收款会计处理与信息披露探讨J. 财会通讯, 2017(19). &nbsp; &nbsp; &nbsp;</p>