应收账款函证法的运用

应收账款函证法的运用应收账款函证就是直接发函给被审计单位的债务人，要求核实被审计单位应收账款的记录是否正确的一种审计方法。函证的目的是证实应收账款账户余额的真实性、正确性，有关证明债务的存在和记录的可靠性，防止或发现被审计单位及其有关人员在销售业务中发生的差错或弄虚作假、徇私舞弊行为。在具体运用函证法时应注意以下几个问题：一、要在被审计单位没有预防的情况下，由审计人员来自编制、寄发和回收询证函。有时，审计人员对应收账款审计拟采用函证法时，在与被审计方接触过程中，言谈举止无意中会泄漏函证的有关信息，包括是否要函证、函证的范围、对象、方式等。假如被审计单位在应收账项中藏有“猫腻”，获取这些信息后会引起警惕，采取应对措施，致使审计方法失效。因此，审计人员应保持职业谨慎，在被审计方没有准备的情况下，利用应收账款明细账或销货发票载明的债务人地址，亲自编制、寄发和回收询证函。二、函证的范围和对象应根据职业判断做出选择。审计人员应考虑成本效益原则，不需要对被审计单位所有的应收账款进行函证。函证数量的大小、范围是由诸多因素决定的，审计人员应根据职业判断作出选择，这些因素主要有：（l）应收账款在全部资产中的重要性。如果应收账款在全部资产中所占比重较大，则函证的范围应相应大一些。（2）被审计单位内部控制的强弱。如果内部控制制度较健全，则可以相应减少函证量；反之，则应相应扩大函证范围。（3）如果以前期间函证时发现过重大差异或欠款纠纷较多，则函证范围应相应扩大一些。（4）若采用否定式函证，则可相应增加函证量；若采用肯定式函证则相应减少函证量。一般情况下，审计人员应选择以下项目作为函证对象：大额或账龄长的项目；与债务人发生纠纷的项目；主要客户项目；余额为零的项目；非正常的项目。三、函证方式的选择应结合重性原则具体确定。函证方式有两种：肯定式函证和否定式函证。肯定式函证就是向债务人发出询证函，要求其证实所函证的欠款是否正确，无论对错都要求复函；否定式函证，它是向债务人发出询证函。但所函证的款项相符时不必复函，只有不符时才要求债务人复函。这两种方式各有优缺点，前者所获取的审计证据较为可靠，但审计成本较高；后者因不可知因素的存在，所获取的审计证据较前者来说不可靠，但成本相对较低。这里值得注意的是，对于重要的应收账项不应以审计成本的高低作为减少审计程序的理由。具体采用哪种方式应根据不同情况做出选择：当个别账户欠款金额较大，或有理由相信欠款可能会存在争议、差错等问题时采用肯定式函证。当符合以下所有条件时，可采用否定式函证：相关的内部控制是有效的；预计差错率较低；欠款余额小的债务人数量很多；有理由确信大多数被函证者能认真对待询证函，并对不正确的情况予以反馈。这里应注意，上述函证方式的选择并不是绝对的，有时候两种方式结合起来使用，将其优缺点互补，可能会更适宜，例如，按照重要性原则，对于大余额账项采用肯定式函证，对于小余额账项则采用否定式函证。四、函证结果的控制、差异分析应实事求是，初步总结和评价要客观。审计人员应当控制询证函的发送和收回，并对函证结果进行分析，实施必要的审计程序，寻找差异原因，最后对被审计单位的应收账款做出初步总结和评价。（l）对于因无法投递而退回的信函要进行分析、研究、处理，查明是由于被函证者地址迁移差错而致使信函无法投递，还是这笔应收账款本来就是一笔假账。对于采用肯定式函证方式而没有得到复函的，应采用追查程序，一般来说应第二次乃至第三次发送询证函，如果仍得不到答复，就应考虑采用必要的替代审计程序。例如，检查与销货有关的文件，包括销货合同、销货订单、销货发票副本及发送凭证等，以证实这些应收账款的真实性。（2）有时收回的函证可能会有差异，产生差异的原因可能是由于购销双方登记入账的时间不同（例如债务人已付款而被审计单位尚未收到），可能由于一方或双方记账错误，也可能是其中有弄虚作假或舞弊行为。审计人员应对函证结果差异进行分析。追查，看被审计单位有无作弊行为，必要时应与债务人进一步联系，作进一步核实。（3）审计人员应将函证的有关情况在工作底稿中记录，并据以初步总结和评价应收账款情况。如果函证结果表明没有审计差异，则可以合理地推论全部应收账款总体是正确的；如果函证结果表明有差异，应当估算应收账款的累计差错是多少，为取得更加准确的估计，也可以进一步扩大函证范围。五、执行某地实质性测试的审计程序，进一步验证初步结论的正确性。函证不可能发现应收账款中存在的所有错误，即使应收账款得到债务人的确认，也并不意味着债务人一定会付款。因此，有必要对采用函证法得出的初步结论作进一步验证。通常，审计人员应作以下审查：（1）对于已收回的欠款较大的款项进行常规检查，如核对收款凭证、银行对账单、销货发票等，并注意凭证发生日期的合理性。（2）对于未函证的应收账款，应抽查有关原始凭据，如销货合同、销售订单、销货发票副本及发运凭证等，以验证与其相关的应收账款的真实性。（3）通过调查了解债务人的经营状况，对于被审计单位坏账的计提和确认进行检查，看其是否真实正确；检查坏账的处理是否经授权批准。会计处理是否正确。（4）抽查应收账款明细账，并追查有关原始凭证，查证被审计单位有无不属于结算业务的债权。（5）如果涉及外币应收账款的，应检查其核算是否符合会计制度的有关规定。（6）对应收账款明细账进行分析、检查，如果发现出现贷方余额的情形，就应查明原因，必要时建议被审计单位重作分类调整。“预付账款”舞弊表现及其审计预付账款是企业按购货合同的规定，预先支付给供货单位的货款，它是企业在购货环节中产生的，具有一定的流动性。会计上通过“预付账款”或“应付账款”科目（借方）进行核算。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>一、预付账款存在的舞弊表现（一）利用“预付账款”狼狈为奸有的单位的相关人员故意和供货商勾结起来，利用签订不谨慎的订购合同或者签订不合理、不合法的合同，造成支付预付账款后不能按期收到货物或不能收到货物，使预付账款消失，造成坏账，给企业带来经济损失。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（二）利用“预付账款”移花接木“预付账款”的核算范围有明确规定，它只能反映按购货合同规定，在取得合同规定的货物之前预先支付给供货方的定金或部分货款。不属于“预付账款”的经济事项不应在其中核算。有的单位将购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等应该列入“工程物资”或“在建工程”的款项故意列入“预付账款”。有的单位将应该列入“应收账款”账户的销售材料货款列入了“预付账款”账户；有的单位将应该列入“其他应收款”债权账户中的存出保证金列入了“预付账款”账户；有的单位将应该列入“主营业务收入”账户的销售商品收入款列入了“预付账款”账户；有的单位将应该列入“其他业务收入”账户的副营业务收入款列入了“预付账款”账户；有的单位将应该列入“营业外收入”账户的收入款列入了“预付账款”账户。存在着不按规定范围核算的现象，造成账户对应关系混乱，使反映的经济内容不真实、不合法、不合理，以达到截留收入、推迟纳税或偷税的目的。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（三）利用“预付账款”往来搭桥按照规定，企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础，而有的单位的预付款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为己有或者利用该项业务转移资金予以贪污，隐匿收入，挪用或私设“小金库”。如甲单位本与乙单位无任何业务往来，但甲单位的负责人与乙单位的财务主管有亲戚关系，于是，甲单位以收取一定“使用费”为条件，在审计人员的函证中证明该企业收到乙单位的预付款，给审计人员的工作制造了很大的障碍，使甲单位和乙单位的会计核算失去了真实性。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（四）利用“预付账款”瞒天过海有的单位利用“预付账款”账户发挥“回收站”的作用。具体做法是将已经销售的商品不确认为主营业务收入，而是暂时存放在“预付账款”账户中作为预付款，日后再作相反的会计分录，视同退款。这样可以达到偷逃收入、偷逃税金、隐匿收入的目的。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（五）利用“预付账款”张冠李戴有的单位职工借支而预付的材料款应该列入“预付账款”，却故意列入“其他应收款”科目。企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款，财务部门却只持有采购人员的借条，发票和供货企业的收据在当月收不到，会计人员在做账时往往故意用“其他应收款”核算预付材料款。在一般情况下，与主营业务无关的业务都可以用“其他应收款”核算，而“预付账款”一般核算与主营业务有关的项目，如采购材料等，所以职工借支预付的材料款应记入“预付账款”而不是“其他应收款”科目。有的房地产开发单位将应该列入“预付账款”账户的预付工程款列入了“在建工程”账户，在房地产开发企业日常核算中，其预付工程款应该使用“预付账款”科目进行核算，而不是记入“在建工程”。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（六）利用“预付账款”长期挂账有的单位按购货合同预付货款后，由于对方（供货单位）不开发票或可能倒闭或撤消或未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，其财务人员故意不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。在这种情况下正确的处理是：如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款,并计提相应的坏账准备。“预付账款”长期挂账会影响损益和税收。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>二、预付账款的审计（一）审计目标制定合理的预付账款审计目标，为实现预付账款审计指明方向。预付账款审计目标具体包括：1.确定预付账款是否存在；2.确定预付账款是否归被审计单位所有；3.确定预付账款增减变动的记录是否完整；4.确定预付账款期末余额是否正确；5.确定预付账款在会计报表上的披露是否公允。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（二）审计程序确定科学的预付账款审计程序，使预付账款审计不偏离审计目标并有条不紊地进行，从而提高审计工作质量。预付账款具体审计程序如下：1.预付账款业务处理流程审计；2.预付账款业务控制审计；3.预付账款会计信息审计。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（三）业务处理流程审计重视对预付账款业务处理流程审计，最大限度地降低审计风险。预付账款业务处理流程是：编制计划签订合同记账付款四个基本环节，其业务处理流程审计具体包括：1.审计被审单位是否编制计划。即审计被审单位的采购部门是否会同材料使用部门、会计等部门编制了可行性的采购计划。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>2.审计被审单位是否签订合同。即审计被审单位的采购部门是否根据采购计划组织采购，与供货方或劳务提供方签订了合理性的采购合同。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>3.审计被审单位是否记账。即审计被审单位的财务部门是否根据采购部门递交的发票账单和仓储部门送交的商品验收入库单进行核对，并且在单实相符的基础上进行了合规性账务处理。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>4.审计被审单位是否付款。即审计被审单位的财务部门是否通知银行划拨真实性的预付账款。<FONTEXILF29ADMLERUSR< font>（四）业务控制审计及时对预付账款业务控制审计，为实现预付账款审计目