库存更正作业流程某连锁超市作业程序及控制重点
库存更正作业流程 作业编号：1-8 作业程序及控制重点参考资料一、 作业程序及工作职责1. 库存更正的概念：为使各商品之实际库存量与电脑记录之库存量一致，以利于商品存货帐的管理，根据相应的原因的输入电脑工作，以便能使商品的增减找到相应归属，同时也使存货管理做到帐实相符。2. 库存更正的原则：库存更正是为了使电脑库存修正为实存数量。3. 库存更正原因分类及适用情况：3.1损耗类3.1.1杂货百货 报废 当商品破损不宜以好又多销售单位出售且无法退、换货时,应对商品申请报废,填写报废单据,处理报废商品。更正部门应对报废单据进行输入并选择此原因。(注:杂货部门使用杂货报废,百货部门使用百货报废)。3.1.2杂货百货 盘点（电脑） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。由于其使用了电脑盘点系统统一自动更正作业，又可称为盘点电脑更正。3.1.3杂货百货 盘点(手工) 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。它同盘点的电脑更正功能相同，不同在于需要输入人员手工输入。3.1.4厂商补损耗 适用于卖场商品损耗，由供应厂商提供实物在数量上进行弥补。此部份商品在商管收货，必须在单据上注明为厂商补损耗，根据补货订单于当日内输入电脑，其原因为厂商补损耗。(如卖场需供货商送补损耗商品，请手填补货订单做为供货凭据，并告知商管据此单收货) 例如：货号A 发现失窃15个、共计金额150元、经营运课与此商品的供应厂商协商送给10个以弥补该课损耗、共计金额100元;并由商管用“厂商补损耗”的原因输入更正数量10个，以在月底统计损耗时冲减损耗，本月在无其它任何损耗的前提下，综合损耗金额计算应为损耗50元。也就是营运课应承担的150元损耗，由于厂商的分担，最终公司只损耗50元。(详见厂商补损耗作业补充说明)3.1.5 A1-失窃（此代码仅华南使用，其余事业部无此操作） 当发现商品空包装袋时，营运主管在当日营业结束后或次日要进行商品库存盘点，并经安全人员共同确认商品为失窃，营运填写商品报废单，安全人员签名后进行报废处理，更正部门应对报废单据进行输入并选择此原因。 3.2 生鲜成本类3.2.1生鲜报废 当商品破损不宜以好又多销售单位出售且无法退、换货时,应对商品申请报废,填写报废单据,处理报废商品。更正部门应对报废单据进行输入并选择此原因。3.2.2生鲜盘点（电脑） 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。由于其使用了电脑盘点系统统一自动更正作业，又可称为盘点电脑更正。3.2.3生鲜盘点(手工) 适用于盘点后对实盘数量与电脑数量的差异量进行“帐实相符”的更正。它同盘点的电脑更正功能相同，不同在于需要输入人员手工输入。3.2.4转入生鲜各课 适用于生鲜处从店内其它课转入商品直接做成产品的生产原料时使用的库存更正原因。 使用这个原因时应注意以下几点：、 适用情况：生鲜处或其它需要用到店内商品进行成品生产制作的课别)转入店内用于销售的商品做为成品的原料时可使用。、 前提条件：涉及到转货的商品必须有“双货号”。所谓双货号是指该商品在销售时为一个货号，但又同时转做原料时应另有一个货号（亦即输出及输入部门各有一个不同之货号）。 例如：金龙鱼调和油5KG/罐在粮油课进货、销售所使用的货号为235647，在熟食课的原料分类所使用的货号为263231。如果某日熟食课需由粮油课转进该商品10罐用于成品生产制作原料时应填写库存更正单据： 货号 235647 更正数量 10 更正原因:转入熟食 货号 263231 更正数量 +10 更正原因:转入熟食、 转货成本的核算：由于生鲜处在店内转货使用库存更正方式,可使涉及到转货的课别库存数量正确。但仍需对转货课别的购货成本进行调整。也就是将转出课的商品购进成本转到转入课的原料购进成本中。、 双向更正的特点：此项更正作业必须是双向性的。即转出的负向更正数量，必有转入的正向更正数量；而且是等量的、等价的。（双货号的建档成本应尽量保持相等）3.3库存调整类3.3.1 收货数量更正 适用于商管收货输入错误已超出商管课修改的时效(没有跨越盘点期)。、 收货数量的输入错误如果超出商管课可修改的时效，将无法在收货资料中直接修改商品的进货数量。但为了修正由于收货输入错误造成的实际存货数量与电脑存货数量的不符，将会使用此更正原因（各课适用） 例如：货号B、某日进货100、商管收货输入进货量为10，此错误在第四天被发现（已超出商管可修改的时效），由商管提出相关的资料，可申请使用“数量更正单”更正+90之后（此申请与收货时间之间没有进行盘点更正作业），应将相关资料送至财务部申请补厂商货款（+90）。 、收货数量更正不能超越盘点更正。盘点更正的目的是使用盘点损耗的更正原因去更正电脑库存数量与实际库存数量的差异量。（尽管有些差异原因并不是简单的“损耗”可能是收货错误造成的）但如果电脑更正命令之后，库存数量已经修改为实际数量，而这时再做收货数量更正又将破坏现有的“帐存等于实存”的平衡关系。 例：上例所举之货号B商品，收货错误被发现是在盘点更正之后，就不可执行。原因如下： 货号B的进销存如下3月31日 +15（月末存货）4月02日 +10（进货） +25(收货错误,存货错误)4月19日 20(销售) +54月29日 +90(盘点更正,盘盈) +95(电脑与实存数相符) 5月1日发现4月2日收货输入(+10)少输入(+90),如果又使用收货数量更正原因将会造成如下问题: 当日存货量 4月30日 +95(月末存货) 5月1 日 +90(收货数量更正) +185(此电脑存货数量与5月1日的实际存货数量95,相差90)3.3.2特殊商品归零 适用于专柜商品销售、无物进场之代销所造成的负数库存月末归零。 使用这个原因时需注意以下几点：、 专柜商品的定义:不需下订单、不进货、只需依供应厂商销售金额与好又多应得抽成之间的差额结算货款的商品，此类商品由于无收货输入，只有销售记录，造成电脑库存记录为负数。而无物之代销依实际销售数量结算货款，其管理同专柜商品。、 专柜商品及代销商品建档除遵守一般商品的建档原则之外，还需注意分类原则与建归零档。分类原则：每课应有独立的专柜商品、无物进场之代销的大分类，在此大分类之下，可依据不同厂商名称建立不同小分类，以示区别。（注：专柜商品不可从其商品特性与一般的购销品混合建档。例如，一家运动器材专柜厂商在本公司售卖专柜商品兄弟球拍，该商品建档时不可建入运动器材课的球拍分类内；而只能建入专柜商品大分类下兄弟厂商的小分类下）建归零档：所有的专柜商品及无物进场之代销商品应在建商品资料时，同时应建归零档，以使销售商品在月末由电脑统一更正。、 专柜商品及无实物之代销的成本核算：专柜商品与无物之代销商品与一般购销商品分开建档，可促进专柜商品、无物之代销商品与购销商品分开核算成本。财务部每月应准确核算出当月所有专柜厂商（含代销）的销售金额与销售成本。专柜商品及无实物之代销商品每月由于销售所造成的负数库存应归零，使销售商品所造成的负数存货金额得以恢复，以免对冲减该课或全店的电脑库存金额的合计数。3.3.32改包装 适用于卖场商品更改销售组合包装的形式时,在新旧包装之间所使用的调整原因。使用这个原因时应注意：、 同量更改：更改包装时要注意遵守新旧包装之间的比例关系，不可执行不正确比例关系的库存更正。如下例：礼篮商品货号为A 由1个商品B、2个商品C、3个商品D组成。在组合商品A如果货号C更正数量为5时,就破坏了与货号A之间1:2的关系；但如果这个例子中,只更正货号A、B 、C没有更正货号D，就破坏了商品的组合关系。等价更正：在使用改包装的更正原因下，不但要注意同量，也要注意等价。即上述示之例中货号A商品的正向更正金额应与货号B、C、D商品的负向更正金额尽量相符。、 双向更正：改包装的库存更正原因，是一个双向更正原因，即有新商品的产生（正向更正）；又有旧商品的减少（负向更正）。3.3.4中央厨房库存更正：中央厨房产成品入库存时使用。即每日要将当日所有产成品的数量输入电脑，记录每日生产各种产成品的总数量4. 库存更正输入:由人工进行库存更正部份,店ALC输入小组根据申请单位所交库存更正单据进行正确输入，以更正电脑库存，应注意不可跨越盘点期进行更正，否则会造成重复更正。5. 库存更正核对：由店ALC输入小组次日列印商品库存更正日报表，组长级以上复核，每周定期交店财务（或店助理）审核，归档。所有更正电脑库存之原始单据不得丢失。二、 控制重点1. 报废更正单据是否有经核准，输入是否正确。2. 盘点的数据是否正确，盘点更正执行过程中是否正常。专柜商品及无实物之代销商品是否都建立了归零档，每月准时执行更正。3. 生鲜处制作成品时，转入其他课商品是否有正确填写库存更正单。4. 商管的收货错误在超过更正期限与盘点更正之间是否有正确使用相应的更正原因。5. 改包装的库存更正作业是否有遵守正确的更正比例。6. 未经核准之单据，输入小组不得输入库存更正作业。7. 专人保管单据，严格控管单据之发放及回收，并设立单据控制表。中央厨房是否有将每日所有产成品全部输入电脑。每周原物料盘点是否使用“生鲜盘点”库存更正原因。商品报废单存货盘点单存货盘点单商品数量更正单手填补货订单厂商送货单库存更正日报表报废单存货盘点单商品数量更正单联络函数量更正单商品数量更正单库存更正日报表19-6-22-0:03
