新编秘书实训课件第2版模块3日常事务训练

模块三 日常事务训练,安排领导日程,办公室管理,印信与保密工作,接打电话与处理邮件,故事-启迪,故事： 第15块纱布 细节决定成败 手术室里，一台手术正在紧张地进行。主刀的是一位著名的外科医生。一位年轻的护士第一次有幸与他合作，并且担任责任护士。 手术进行了很长一段时间，在即将对伤口进行缝合时，女护士严肃认真地对主刀医生说:“手术中我们总共用了15块纱布，可您只取出了14块。” 医生看都没看她一眼，就摇着头说：“纱布一块也没漏下，别耽搁时间了。” “不！”女护士执拗地说：“肯定是用了15块纱布，还有一块没有取出来，我们不能缝合伤口。” 医生没有理睬她，对其他人说：“手术一切正常，现在听我的，缝合伤口。” “您不能这样”女护士叫了起来：“我们得为病人负责。” 医生脸上露出了一丝笑容，他摊开了他的手心，现出了那第15块纱布。 医生高声对年轻的护士说：“从今天以后，你就是我的正式助手了。”,启迪： 细节是一种精神，一种用专业去敬业的精神! 不注重细节的人大致上有两种原因：一是没有用行动来体现；二是根本就没有意识到注重细节的重要性，就是所谓的不敬业的态度。所以，注重细节是一种态度，一种在工作中责任心和积极性的态度。 有人说：“态度决定一切!”是的，一个技术很专业的人一定是非常的注重细节的人，否则他就不可能称为专业。靠精工细活而闻名于世并经久不衰的瑞士表，每一部件的尺寸及重量都是要经过严格的测验与考核；建造复杂而神秘的古埃及金字塔，每块巨石与巨石之间绝妙的吻合，叫现代人叹为观止；这无一不体现着制造者的专业与敬业。 因此，一个不注重细节的人，一定是一个专业不合格，敬业精神不足的人。那些急功近利的做法是失败的罪魁祸首，正如西方的一句谚语“魔鬼在细节中”。有专业技能的人凭借他的敬业精神就会把这些细节中的魔鬼各个歼灭，从而使整体完美。 “千里之行，始于足下；千里之堤，毁于蚁穴”，细节决定成败给以我们启迪。 秘书人员能够在琐碎的工作中，尤其在日常事务的工作中，必须有专业的技术与敬业的态度，才有可能不因“细节”而影响工作质量。,第一部分 知识点介绍,模块三 日常事务训练,知识结构图,模块三 日常事务训练,一、办公室环境管理,（一）办公室布置的原则 办公室空间布局的合理化原则； 色彩搭配相宜的原则； 办公室设备优化的原则； 办公环境美化的原则。,领导办公室,员工办公区,模块三 日常事务训练,一、办公室管理,（二）办公室的整理 1领导办公室和接待室的整理要点 （1）桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； （2）时钟是否拔准，并保持走动； （3）日历上的日子是否准确； （4）办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； （5）盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； （6）花卉是否定期浇水并保持新鲜； （7）报纸、杂志是否最新的一期； （8）书架是否归置妥当； （9）摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。,模块三 日常事务训练,一、办公室管理,（二）办公室的整理 2秘书整理办公室的技巧 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等重要及贵重物品应放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。,模块三 日常事务训练,一、办公室管理,（三）办公环境的安全管理 1识别办公室安全隐患 秘书要能够识别办公室常见的有碍健康和安全的隐患与潜在危险 2正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。,安排领导日程需注意的事项如下： 1注重实效，不搞形式主义； 2按事情的轻重缓急，将事情科学合理排序； 3要留有充分的机动时间； 4要充分尊重领导本人的意见； 5要注意保守机密。,模块三 日常事务训练,二、安排领导日程,（一）接打电话 1拔打电话的流程,模块三 日常事务训练,三、接打电话与处理邮件,（一）接打电话 2接听电话的流程,模块三 日常事务训练,三、接打电话与处理邮件,（二）处理邮件 1代领导拆信的注意事项 （1）机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非领导特别授权。 （2）写明领导亲启的信件应直接交给领导处理。 （3）如果秘书无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，将信件交给领导时要致歉。,模块三 日常事务训练,三、接打电话与处理邮件,（二）处理邮件 2邮件拆封的注意要点 （1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。 （2）用剪刀从信封的右侧剪下一个小边，注意不要损坏信封上的文字、邮戳或其他标志。 （3）信拆开后，信封不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件等夹在一起，以供查阅、回复之需。,模块三 日常事务训练,三、接打电话与处理邮件,模块三 日常事务训练,（一）印信的管理与使用 1印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应定期清洗。 2印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）,3介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。 开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。 介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。 填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。,四、印信与保密工作,模块三 日常事务训练,（二）保密工作 1做好口头信息的安全 2做好纸面信息的安全 3做好电子信息的安全 4保密工作的措施 （1）健全保密制度 （2）开展保密教育 （3）进行保密检查 （4）处理失密事件,四、印信与保密工作,第二部分 实践训练,一、实训指导 （一）实训目的 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的办公环境管理、领导日程安排、电话与邮件处理、印信与保密工作等日常事务处理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实掌握基本的办事技能，熟练不同日常事务性工作基本程序与处理方法，根据情况确定、安排各项日常事务工作。 （二）实训内容 1办公环境管理。通过现场操作、情景训练，使学生能够做好各种办公环境的安全工作。 2安排领导工作日程。通过设计不同的场景，训练学生安排领导日程的基本方式方法，训练学生合理安排、科学调度的能力。 3接打电话与处理邮件。设计一些日常工作场景，让学生分角色演练，训练他们接打电话、处理邮件的基本技能，并能妥善处理特殊电话和特殊邮件。 4印信与保密工作。通过现场操作，训练学生正确使用办公室印章和介绍信，加深对印信严肃性的理解。能从硬件建设、软件完善等方面履行保密工作职责。,模块三 日常事务训练,（三）实训准备 1场地：实训准备 （1）实训室或教室：场地布置成前台接待区、接待室、秘书室、领导室、集体办公区、小型会议室。 （2）机房或多媒体投影教室、电视机及DVD，观看专业碟片。 2物品： （1）前台接待处：前台桌椅、文件柜、文件夹、电话、登记本、本子与笔、来访证，饮水机、水杯、茶叶； （2）接待室：组合沙发或小型椭圆型办公桌椅、饮水机、水杯、茶叶、书报架、衣帽架； （3）秘书室：电话、本子、笔。 （4）领导室：电话、文具、文件柜、文件夹。 （5）小型会议室：组合沙发或小型椭圆型办公桌椅、饮水机、水杯、茶叶、书报架； （6）其他：专业碟片。 （四）分数计算 本部分五个训练：办公室环境管理、安排领导日程、接听与拨打电话、处理邮件、印信与保密工作，每个训练总分为100分。如果教师选择全部或其中的几个训练，最后得分可以取平均分。,模块三 日常事务训练,二、训练内容 训练一 办公室环境管理 P47-49 训练二 安排领导日程 P49-50 训练三 接听与拨打电话 P50-53 训练四 处理邮件P53-54 训练五 印信与保密工作P54-56 训练内容略，请参见教材。,模块三 日常事务训练,第三部分 拓展训练,电子教案模版配色（1）,模块一 礼仪训练,阅读以下故事，开拓你的思维，训练你的行为： 提示：以下两则故事，可谓是秘书日常事务工作的心灵鸡汤，自己建造的房子侧重于阐述在工作中保持一贯认真负责态度的重要性；牛仔大王发家史则侧重于阐述工作中善于思考，勇于行动的重要性。请阅读。,故事两则,故事一： 自己建造的房子 永远保持认真负责的态度 有个木匠，精于建筑工艺，他这一辈子不知道建造了多少座精美的木房子，人们都尊敬地称他为“小鲁班”。但随着年龄的增长，小鲁班渐渐地老了。有一天他告诉老板，说自己准备退休，回家与妻子儿女共享天伦之乐。 老板舍不得他的好工人走，问他是否能帮忙再建一座房子，老木匠答应了下来。但是大家后来都看得出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活，懒洋洋地用了四个月的时间，他终于把这座房子给建好了(如果是以前，大概只要两个月的时间)。房子建好后，他把所有门锁好，拿着一大串钥匙交给老板，说:“老板，最后一座房子我也给你做好了，我可以回家了吧？” 老板看着他一幅疲惫的表情，把这串钥匙郑重地交还在他的手上，认真地说:“你在我这里工作了一辈子，这就算是我送给你的礼物吧，从今天起，这就是你的房子。” 听到这句话，小鲁班震惊得目瞪口呆，看着老板一点都不像是开玩笑，想起自己做这座房子的态度，顿时羞愧得无地自容。从此以后，小鲁班便和他的家人住在这幢粗制滥造的房子里面。,故事延伸： 认真负责是工作敬业的表现。一个缺乏认真负责态度的员工，无论他的学历多高，他的技术多好，他永远都不可能得到公司领导的重任，永远不可能得到别人对他的尊敬。 认真是一种品德，是一种无需别人监督而能将工作做到最好的良好的习惯，最重要的是，认真还要有一种持之以恒的精神!每个人都可能会因为公司的体制、待遇、领导的为人等等多种原因离开一家公司，但遗憾的是，很多人一旦对公司有一点点不满的情绪，或者心生去意，他的工作态度就会立即变得消极起来，企图以此来平衡自己不满的情绪。殊不知这种表现正好揭露了自己虚伪的“敬业”面具，降低了自己的职业道德形象。,故事二： 牛仔大王发家 机会总是垂青那些善于思考的人 牛仔服是一个美国人发明的，他叫李维斯 (Levi Strauss)，是美国著名的“牛仔大王”，他的西部发迹史堪称一段传奇。 当年，这位德国移民像许多其他年轻人一样，带着梦想前往美国西部追赶淘金热潮。 有一天，一条大河挡住了他前往西部的道路。苦苦等待了好几天，被阻隔的行人越来越多，但都无法过河。于是，陆续有人向上游、下游绕道而行，也有人打道回府，更多的人则是怨声一片。 当时的情景，令李维斯动起了脑筋。经过充分考虑，他想出了一个绝妙的创业主意摆渡。他的生意好极了，因为没有人会吝啬一点小钱坐他的渡船过河。很快，他人生的第一笔财富居然因大河挡道而获得。 过了一段时间后，别人也学着他开始摆渡，摆渡生意开始清淡起来。 于是，他决定放弃，并继续前往西部淘金。 到了西部，他才发现到处都是淘金的人。他好不容易找到一块合适的空地方，买了工具开始淘起金来。但没过几天，有几个恶汉就来围住他，叫他滚开，说那是他们的地盘。他刚想理论几句，那伙人便对他一顿拳打脚踢。好汉不吃眼前亏，无奈之下，他只好灰溜溜地离开。费了那么大工夫，好不容易找到另二处合适地