蔡甸区中小学档案整理必备指南

蔡甸区中小学档案整理指南(修订版)一、收集材料按蔡甸区中小学校文件材料归档范围、保管期限表中规定的范围，对现存的文件材料进行收集、取舍。二、整理分类1、对收集到的材料按不同的年度分类。2、对同一年度（先整理2009年）按不同门类进行分类(见归档范围、保管期限表），如文书档案、教学档案、教师业务档案、学籍管理档案、科技档案等。3、按保管期限（2009年以前全部为永久、长期、短期，2009年以后文书档案按永久、30年、10年分保管期限）进行分放。三、分类归档（一）文书档案的归档办法1、对文书档案的同一保管期限的材料，按时间的顺序排列（元月1日排在最前，12月31日放在最后）2、编件号：在每份文件的右上角盖上归档章，再对每件材料分别编页码（右下角），填写归档章中的内容。空着盖年度盖件号（如31）空着盖保管期限（如30年）盖页数（如12）3、分盒：按一定的厚度分盒（以装盒后略显丰满为宜）。4、打印目录（一式三份）：对已分好的盒逐件打印目录（目录试样附后）5、填写备考表，如本卷共 件，并填写整理人、检查人和时间。6、填写脊背： 年度（如2009）保管期限（如永久）机构（问题）（如文书档案）起止件号（如132）、盒号（用铅笔写）如12。7、上柜。（二）对于教学档案、学籍管理档案，按照市档案局的最新要求，也采用单份文件存档的方法，其整理形式完全同于文书档案的归档方法，其目录格式也相同。（三）对于科技档案：用科技档案盒装，按不同项目分别整理。对每份文件编号、打印目录（一式三份）、入盒备考表脊背上盖上保管期限，填写档号，写上案卷题名。档号填写示例：j11 S1-1 案卷号 案卷号 工程名称 设备仪器名称 基建类 设备类j基建类，1工程名称，1案卷号。S设备类，1设备仪器名称，1案卷号。（四）教师业务档案（每人一盒）按时间顺序存放即可。脊背上写上教师姓名、盒号。（五）声像档案：照片类有带目录的相集，也可用光盘保存。随时发生随时存档，照片上应注明时间、地点、内容、人物方位等。电子档案同声像档案。会计档案（可按三类分别装盒）。（六）归档时间：文书档案、教学科研档案和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；科研类材料在科研课题鉴定后归档。教师业务类、学籍管理类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次年的10月份以前归档。基本建设类文件材料在项目完成后两个月内归档。财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档。电子文件类、声像档案类、实物档案类应随时整理、定期归档。说明：普通中专、职业学校和幼儿园可参照执行。附件：各种目录试样。（正式使用时，请将样表上的斜体字去掉。）二一年八月三十一日 附件1：文书档案归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题 名日期页数备注附件2：教学档案归档文件目录教学档案目录件号责任者文号题 名日期页数备注附件3：科技档案目录案卷及档号 卷内文件目录顺序号文件编号责任者题 名日期页号备注附件4：科技档案案卷目录案卷目录案卷档号题 名年度页数保管期限备注附件5：学籍管理档案归档文件目录学籍管理档案目录件号责任者文号题 名日期页数备注