编辑常用之表格的规范化使用分析

表格的规范化表格也可简称为表，是记录数据或事物分类等的一种有效表达方式。由于表具有简洁、清晰、准确的特点，同时表的逻辑性和对比性又很强，因而表在科技书刊和其他文献中被广泛采用。如果表格选用得合适，设计得合理，不仅会使文章论述清楚、明白，还可收到美化版面、节省版面的效果。表格在书刊中所起的作用与插图有异曲同工之处，它们都是代替或补充了文字叙述。对表的选择和规范化要求与插图有许多共同之处，但是，目前由于作者的心态以及对规范化的要求不甚了解，所提供的表格往往不合适或不规范，因此作为编辑，应该在加工文稿的同时也要对表格认真、仔细地进行审理和加工。一、表格的精选一篇文章中不是表格越多越好，而是要根据其必要性进行精选。如果能用一两句话即可说明的内容就不必列表。比如曾经发现过某刊物给出一个表格，它列出7种不同的酶在4种不同的培养基中都呈阴性()的反应结果。其实没有必要采用很占篇幅的表格形式，而应该用简短概括的文字叙述来代替表格，或者对这类表格进行大幅度的删繁就简的修改。如果采用了多组数据表说明同一现象时，造成了表格本身的重复，应该选择一组最准确、最有说服力的表，而将重复的表格删除；如果文字叙述与图、表相重复，也应该只保留三者中最合适的一种表述方式，这样才能使文章简洁、精练。有时作者所选用表格的种类不合理，也需要编辑和作者一起商讨选用最合适的表格种类。二、表格的设计要求表格的设计应该科学、明确、简洁，具有自明性。1.突出重点。如果没有特殊需要，不应该在表格中出现一般调查观察、实验测定或分析计算时使用的常规性仪器、手段、材料或条件等事项说明。2.表述简洁。表格中除列出反映研究成果的重要现象参数、算式和结论外，应删除一切在研究、测试、推理、分析或运算过程中的中间步骤、环节和数据。3.科学设计。表格设计要有明确的目的性，把试验或观察研究的背景条件、比较前提和使用方法交待清楚，实测(或计算)数据和最后结果等都逐项列出，安排有序，使读者一目了然，不能把它们稀里糊涂地放到读者面前，使表格失去应有的清晰的逻辑对比功能。三、表格形式的选取（一）无线表如果表格中项目和数据比较少，内容也比较简短，就可选用无线表的形式。例如某省科技期刊的分布结构，可采用无线表的形式，如表1所示。表1 无线表的形式示例表5 某省科技期刊的分布结构 期刊类别 分布结构/% 指导类和检索类 4 学术类 16 技术类 31 科普类 49 有些刊物把内容众多，占有半页，甚至于超过1页的大型表格也采用无线表的形式，显然是不合适的，因为内容过多的无线表格式不便于排版和校对，也不利于阅读时进行对比分析。（二）系统表对于表述隶属关系的多层次事项，应该采用系统表的形式。在科技书刊中系统表用得比较多。系统表的形式如表2所示。表2 系统表示例表6 实数的组成（三）卡线表通常，大量使用的是卡线表。卡线表的功能比较齐全，多数表格内容都可采用卡线表的形式加以表述。 卡线表的典型形式如表3所示。卡线表各组成要素的名称如图1所示。表3 卡线表的传统形式示例 表2 电算结果图1 传统卡线表的构成要素卡线表中，横向各栏之间用栏线隔开，竖向各栏之间用行线隔开，在表身中形成许多小方格，将各种数据和事项分别填入它们应在的方格内。栏头(俗称斜角)有1条斜线，在斜线的右上方用最简单的词语标明横向栏目的属性和特征，斜线左下方则标明竖向栏目的属性和特征。 卡线表的各项数据之间分隔得很清楚，隶属关系一一对应，读起来不易串行，排版也可排得很紧凑，但其缺点是横线和竖线多，而且栏头有斜线，显得繁杂，不简练；所以，现在国际上和国内科技编辑界都推荐使用三线表。 表4 秸秆生物反应堆对番茄的增产效果648633433/2112/10对照38.162040.13078956413394682-73/28512/5大棚比ck±成本(元)比ck±元比ck±比ck±比ck±时间(月/日)增效(%)增产(%)产值产量最后1次收获时间第1次收获时间处理 用文字叙述：大棚第1次采收时间为12月5日，比对照提前5天；最后一次采收时间为3月28日，比对照延迟采收7天；亩产量4682kg，比对照增产1339kg，增产40.1%；亩产值9564元，比对照增加3078元，增效38.1%。四、推荐使用三线表三线表是卡线表的一种，是一般卡线表经简化和改造而成的。它以卡线表为基础，栏头取消了斜线，省略了横、竖分隔线(即行线和栏线)，通常一个表只有3条线，即顶线、底线和栏目线，“三线表”由此而得名。其中顶线和底线为粗线，排版时俗称“反线”；栏目线为细线，排版时俗称“正线”。如将表3的卡线表形式改造为三线表后，即如表4所示的三线表形式。 当然，三线表其实并不一定只有3条线，必要时可加辅助线，但无论加多少条辅助线，仍称作三线表。 在表5中，项目栏内的4条横线和表身中的1条横线，都叫做三线表的辅助线。无论卡线表的栏头多么复杂，只要精心安排，都能实现卡线表向三线表的合理转化。三线表保留了传统卡线表的几乎全部功能，却克服了传统卡线表的缺点，而且还增强了表格的简洁性；所以，科技书刊中应当普遍采用三线表。表5 三线表的形式示例三线表各组成要素的名称如图2所示。图2 三线表的构成要素五、三线表的规范格式（一） 表序与表题表序即表格的序号。对论文，表序按表格在文中出现的先后用从“1”开始的阿拉伯数字连续编号，如“表1”、“表2”等。如果一篇论文中只有1个表格，则表序编为“表1”。对图书，表序可按章甚至节连续编号，章号与表号间用半字线“-”或小圆点“”连接，如第2章中的表其表序编为“表2-1”或“表21”等。如果该章只有1个表，则表序编为“表2-1”或“表21”。表题指表格的名称。拟定表题的要求与文章题名类似，即表题应准确得体(能确切反映表格的特定内容)，简短精炼。要避免用泛指性的词语做表题，如“数据表”、“对比表”、“参量变化表”、“计算结果”等，这样一些表题缺乏专指性，不便理解。每个表格必须有表序和表题。表序与表题之间留1个汉字的空格，其间不用任何点号。表序和表题排在顶线的上方，对整个表格左右居中，其总体长度不宜超过表格的宽度，若表题字数太多则应转行排。（二）项目栏项目栏指表格顶线与栏目线之间的部分。项目栏中一般要放置多个“栏目”。所谓栏目，就是该栏的名称，它反映了表身中该栏信息的特征或属性。其中有的栏目相当于插图中的标目，由量的名称或符号和单位组成。量的名称或符号与单位符号之间用斜线“/”相隔，如“速度/(m·s-1)”或“v(m·s-1)”等。三线表中的栏目有单层次的，也有多层次的。多层次的栏目彼此之间要用辅助线隔开(参见表5)。 （三）表身 三线表内底线以上、栏目线以下的部分叫做表身，它容纳了表格内的大部分或绝大部分信息，是表格的主体。1.表身内的数字一般不带单位，百分数也不带百分号(%)，应把单位符号和百分号等归并在栏目(标目)中。如果表格内全部栏目中的单位均相同(指包括词头在内的整个单位都一样)，则可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右端(右缩1个汉字的空格，不加“单位”二字)。2.表身中同一栏各行的数值一般都处在共同的标目之下，应以个数位(或小数点)或者以“”等符号为准上下对齐，而且有效位数应相等；同一栏的数值处在不同的标目下，不要求上下对齐，可各自相对栏宽居中排。3.上下左右相邻栏内的文字或数字相同时，应重复写出，不可使用“同上”、“同左”或“ibid”，“loc cit”，“op cit”等字样或“”符号代替，但可采用共用栏的方式处理。表身中的数据书写应规范。小数点前的“0”不能省略；小数点前或后每隔3位数都应留适当间隙。4.表身中无数字的栏内，应区别情况对待，不能不顾缘由轻易写“0”或画“”线等填空。GB 771387的规定：“表内空白代表未测或无此项，或(因可能与代表阴性反应相混)代表未发现，0代表实测结果为零。”5.表身中如果信息量较大，行数很多时，为了便于读者阅读、查找数据，可有规律地每隔数行加1条辅助线分隔开，或每隔数行留出一较大的行空。（四）表注一般表格中的内容尽管已经比较丰富，但由于格式规整，表达简练，格式化要求很高，这样，表格中的某些内容就常常需要注释、补充，整个表格有时也需要作总体说明。有关标准规定：必要时，应将表中的符号、标记、代码，以及需要说明的事项，以最简练的文字，横排于表题下作为表注，也可附注于表下。 如果表注不是1条，则可给每条表注编上序号，顺序排在表下。六、特殊表格的技术处理一个表格应尽量保持形体完整，没有特殊需要，不要分割成两部分或更多部分。表格的编排一般应随文列出，要紧接在第1次提到它的文字段后面。应该尽量与涉及的文字段在同一个段落，或编排在同一个页码上，以便于阅读。有时由于表格较大，或限于文章结构，也可以把表格编排在涉及的文字段稍后的地方，这时仍应该争取与涉及的文字段放在同一章节中。作者提供的表格经常会超过版心的界限，而内容又无法压缩，只能在排版时进行技术处理。下面将可能出现的情况及其处理办法作一简介。（一）续表如果一个表格宽度不超版心，而长度在一页内排不下时，则可以采用续表的形式排版。办法是在该表出现的页上选合适的行线处断开，用细线封底，而在次页上重排表头，以便于阅读，并在表头上加注“续表”字样，表序和表题则可省略。（二）卧排表如果一个表格宽度超过版心而长度小于版心，则可考虑选用卧排的形式排版。卧排表的正确方位应是“顶左底右”，即表顶朝左，表底朝右，不管表格是在双页码上还是在单页码上都如此。如果卧排的表也很长，也可以采用续表的办法解决。（三）对页表(也称合页表) 如果表的宽度相当于2个版心宽时，则可以把该表格跨排在2个相邻的页码上。对页表应从双页码起排，即采用“双跨单”的排法(如图3所示)，这样才能保证该表格处在同一视面内。图3 对页表的形式（四）插页表如果一个表格的宽度、长度都超过版心很多，上述的几种办法都不能解决时，只好采用插页表。插页表不受版心的限制，根据表格的实际大小决定印制的尺寸，将表格单独印好后插装在它所属的2个页码之间。由于该插页表尺寸大于开本，因此需要折叠成在开本尺寸之内。这种插页表最好不用，因为装订时很麻烦，而且容易装错位置；此外，读者经常翻阅时，折口处很容易断开。（五）横表分段当表格横向项目过多而竖向项目较少时，可把表格从宽度方向切断，然后转排成上下叠置的2段、3段或更多段，段与段之间用双细线(正线)分隔开，每段的竖向栏目应当重复排出，如表6所示。（六）竖表转栏当表格竖向项目过多而横向项目较少时，可把表格从长度方向切断，然后平行地转排成2幅或3幅，幅与幅之间用双细线(正线)分隔开，每幅的横向栏目应当重复排出，如表7所示。表7 竖表转栏示例（七）表中图形的处理 有时候表格中夹带有图，如图形大小与表格结构相匹配，问题就自然解决；但如果图形较大，或者形状过