秘书口语表达的艺术[1]

秘书口语表达的艺术秘书口语表达的艺术提纲：一、秘书口语表达是一门艺术（一）、秘书口语表达的重要性（二）、秘书口语表达的艺术性二、秘书口语表达的对象与方式 （一）、说话要先看对象 1、说话要看对方的基本情况 2、看对方的性格和心理状态 3、交谈对象是陌生者 （二）、秘书交谈的方式 1、精心选择话题 2、开头很重要 3、听话比说话困难学会倾听三、文秘的说话技巧 （一）、懂得赞美、恭维和幽默 1、赞美的方法及要点 2、秘书恭维要得体 3、充分发挥幽默才能 （二）、控制谈话节奏 1、掌握说话的语气、节奏、风格和速度 2、应付敏感话题 3、学会适当拒绝 4、谈话要条理清晰、指辞准确 （三）、如何使语言中听委婉含蓄 （四）、运用微笑的技巧秘书口语表达的艺术专业：文秘 摘要：“能说会道”是秘书的看家本领，秘书在工作中虽很少去演说，但却经常要说话，汇报情况、提出建议、传达指令、接待来访、协调工作等等，都需大量的使用口语表达，所以，秘书要会说话，而且要善于说话。秘书在工作中一定要注意口语表达的艺术。关键词：秘书 口语表达 说话技巧现代社会是高速发展的社会，任何事情都讲究高效率，而力求高的效率，良好的口语表达是必不可少的。特别是作为一名优秀的现代秘书，必须要能说会道，精于言谈，才能在复杂的人际交流中建立良好的人际关系，游刃于各种社交场合，是自己立于不败之地。一：秘书口语表达是一门艺术（一）、秘书口语表达的重要性秘书作为现代飞速发展社会中一个必不可少的职业，直接为领导、主管、雇主等提供辅助管理、综合服务，在各领导、各部门之间处于一个枢纽的位置，起到上传下达、左右沟通、内外联络的作用。秘书在汇报请示、组织会议、接待来访、上传下达、左右沟通、内外联络等工作中随离不开写作，但口语表达却更是至关重要的。在如今秘书这一领域中，口语表达作为一项最基本的技能，已被人们所共识，它不仅起到了传递信息、沟通感情的作用，最主要的，它体现了一名现代秘书的修养、知识、能力以及魅力等。所以，现代秘书口语表达很重要。（二）、秘书口语表达的艺术性经常有人认为：会说话的秘书才是一名好秘书。那么，何为会说话呢？见什么人说什么话。会说话最重要的一点就是要“烧香看佛，说话看人”，左右逢源，见什么人说什么话，就如红楼梦中的王熙凤。王熙凤那是当之无愧的会说话的人，她非常善于察言观色，辨风测向，很多人都说她像一个高明的心理学家，能读懂人心。也确实如此，经常是对方还没有说出口，她便已经猜到了对方所想；往往是对方刚说，她便已经办了，就像是对方肚子里的一条蛔虫，能知对方所想，办对方所说。有的时候，她还可以一百八十度的大转弯，同一件事情，原来这样说，现在又那样说，但她都说得入情在理，十分动听。像这样能够顺应对方心理，急转直下又不着痕迹的本领，真实让人叹为观止。要是在现代，王熙凤肯定是一名当之无愧的优秀秘书人选，我们现在的大多数秘书都应向她学习，学习她的察言观色、辨风测向，学习她的左右逢源、急转直下。当然，现代秘书中也不乏像王熙凤这样的“会说话”的人才，她们用她们的说话技巧赋予口语表达以艺术性特点。她们置身于一个环境，必先搞清人和人的关系，搞清身边每个人的所好所忌，搞清人们喜欢听什么、厌恶听什么。人们喜欢听什么，她们就说什么，讨嫌对话绝对不说，特别是面对互相矛盾的双方，她们会左右逢源、两面讨好，说此好，能挠到痒处，引发对方来自内心的欢喜；论彼非，能点到痛处，触及软肋，让人频频颔首。到了一个陌生的环境，她们会是非谨慎，对谁都露笑脸，唱颂歌，对谁都客客气气，热情洋溢。这类“会说话”的秘书，不论什么时候，她们往往都会避开第一腔，不轻易显露自己的观点。有时被逼得不得不讲，也往往说些模凌两可，不疼不痒的话，以防对方观点与自己不一致时，能够很自然的拉回来，避免与对方的观点交锋。在领导面前，她们会鼓动如簧之舌，说些恭维话，说些体面话，但由于太“会说话”，往往显得落落大方，言辞恳切，娓娓动听，不温不火，既不显谦卑又不露阿谀奉承之态，使领导听了不讨嫌，很舒服，有时还心旷神怡。这些秘书之所以能做得如此自然，如此高明，归根结底还是“会说话”的功劳。由此可见，口语表达这一门艺术在秘书的日常工作中有多么重要。基于此，我们秘书应该更好的展现我们秘书的口语表达艺术。那么，秘书应该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际，并展现秘书口语表达的艺术呢？二：秘书口语表达的对象与方式（一）、说话要先看对象“烧香看佛，说话看人”，要说话就得先看人，作为秘书，说话前一定要得先看交谈对象，“见什么人说什么话”这就是说话的技巧，它不是圆滑，而是一种口语表达的艺术。1、说话要先看对方的基本情况秘书的工作涉及方方面面。这就决定了秘书口语表达的对象也涉及方方面面、各行各业、各种职位以及各种社会角色。秘书要想让自己在这复杂的人际交流中成为像王熙凤哪样的人才，很重要的一点就是说话要看对方的基本情况。交谈时看对方的基本情况说话这点至关重要，只有在充分了解了对方的基本情况的前提下，才能在与对方交谈时，根据对方各方面的基本情况来确定秘书口语表达的方式、内容以及所要运用的说话技巧，并根据对方的基本情况，在谈话时随时调整自己的语言，根据不同的情况来说不同的话，是自己拥有王熙凤“变色龙”的本领。2、看对方的性格和心理状态秘书说话交谈时看对方的性格和心理状态也是很必要的。人们通常有这样一种心理：要想征服一个人，必须先了解这个人，只有了解了这个人，才能够说出他爱听的话。要了解一个人有很多种途径，最好的就是先了解对方的性格，而要了解一个人的性格特征，我们可以通过它的言行举止等多方面观察。只有了解了对方的性格，才能根据对方的性格推测对方的心理，知道在对方面前什么该说，什么不该说，也才知道，是该赞美，还是恭维，才能在交谈中避免双方尴尬或讨对方嫌。看对方的性格和心理状态说话，能使秘书做到“话随心发”，特别是在与上司交谈时，能使自己做到不仓促发话，以免引起上司的误解，影响到上司的心情，或者伤到上司的自尊心等，使上司对自己产生强烈的反感，让上司对自己讨嫌。3、交谈对象是陌生者跟陌生者做到交谈甚欢也是秘书口语表达最基本的一项要求，同时也是秘书口语表达艺术中一个基本的条件。秘书的工作复杂多样，每天都面临着跟形形色色的人交流，在这形形色色的人流中，难免遇到陌生者。那要怎样交谈，才能将秘书口语表达的艺术完全展现出来呢？要怎么做才能使秘书跟陌生者交谈甚欢呢？对于陌生者，最好就是观察他的言行举止，并根据双方当时所处的环境来进行交谈，最好在见面前先打听一下对方的情况。秘书要注意自己的指辞，尽量使对方乐意地接受自己所说的话语，这样应该更容易达到理想的交际效果。（二）、交谈的方式1、精心选择话题秘书在进行口语交谈时，精心选择话题很重要。选对了话题，顺应了对方的心，交谈才能进行下去，特别是初次见面之人，找到双方“共鸣”的话题很重要，只有找到了这一个“共鸣”的话题，才能通过这一个话题更多的了解、认识对方，以达到自己交谈的目的。精心选择话题在与领导交谈时也尤为重要，在选择话题是，要注意选择领导所关心的事为话题，把话题对准领导的兴奋中心，引发与领导之间彼此的交谈，使自己与领导的交谈更为自如，以提高彼此的工作效率。2、开头很重要秘书说话应注意开头，“良好的开头是成功的一半”。秘书说话时，良好的开头不仅是秘书良好飞口语表达能力的体现，也是秘书内涵、修养、知识等的体现。秘书说话时，有了好的开头，才能继续接下来要说的话。所以说，秘书说话，开头很重要。3、听话比说话困难学会倾听倾听也是秘书口语表达的一种方式，秘书真正意义上的倾听要比秘书说话困难的多。倾听是一种理解、是尊重、是接纳、是期待、是分担、是共享快乐。秘书的工作主要是针对领导、上司的工作，处于上位的领导，往往都会需要一位好的倾听者，不说分享烦恼，可发发牢骚还是必要的，这时，秘书就成为了领导身边一位绝好的倾听者。倾听不仅仅是给了领导一个表达的机会，它使你获得的是对方的喜欢与信任。三、文秘的说话技巧口语表达是一门艺术。而凡是艺术的都是技巧的。文秘该如何说话，才能将口语表达的艺术完全展示出来呢？（一）、懂得赞美、恭维和幽默1、赞美的方法及要点一句普普通通的赞美，有时可以改变一个人的一生。不管是谁，都希望听到别人的一句赞美的话，适当的赞美是互相联络感情的重要纽带，特别是文秘人员，适当的赞美能起到润滑人际、顺畅沟通、花抵触为友善、变尴尬为自然的作用。就比如秘书在与客户交谈时，适当的几句赞美，能让彼此第一次接触的紧张心情放松下来，解除客户的戒备心，建立信任关系，拉近彼此的距离。但赞美一定要注意方法和要点，以免在赞美时起到相反的作用，得不偿失。在赞美时，秘书要注意放下架子，保持微笑；要在交谈中寻找可赞美的话题；赞美别人赞美不到的细小地方或赞美对方引以为荣的。赞美时要尽量用心去赞美，不要太多修饰，同时，要注意赞美的要点，赞美时要实事求是，指辞恰当，并深入、具体、细致，赞美要热情，但要注意不要过度。2恭维话要得体秘书在工作中少不了要恭维上司，恭维领导，恭维客户等，秘书在说恭维话时一定要得体。（1）、秘书恭维要因人而异要根据不同人的年龄、性别、职业、社会地位、人生阅历及性格特征等进行。如：对年轻人应该恭维他的创造才能或开拓精神；对老年人应该恭维他的身体健康，富有经验；对政界的人应该恭维他的气质修养、文化内涵；对商界的人应该恭维他的商业才能等。（2）、恭维话要恳切秘书在恭维时语言恳切，会增强恭维的可信度，在恭维的同时，明确地说出自己的愿望，或者有意识地说出一些具体的细节，都能让人感到你的真诚，而不会以为是过分的溢美之词。（3）、恭维话要措辞精当秘书说话特别要注意措辞，措辞精当，不易使人产生误解。在现实生活中往往会出现这样的事：说话者好心，而听话者却当成恶意，结果弄得不欢而散。我们秘书在进行说话时，一定要避免此类事情发生。（4）、恭维话要适度，要有分寸秘书在讲恭维话时一定要注意适度原理，要掌握分寸不要弄巧成拙。秘书违心的迎合、奉承和讨好将有损自己的形象，秘书适度得体的恭维应建立在理解他人，鼓励他人。满足他人正常需要及为人际交往创造一种和谐友好气氛的基础上。3、充分发挥幽默才能“幽默”是说话者与听话者建立友好关系的最有效手段之一，当你说得对方眉开眼笑时，他们也就主动的参与了你的思想交流过程，所以说，秘书充分发挥幽默说话的才能是秘书口语表达艺术的一项重要技巧。秘书人员的语言风格，应该是个人思想、能力、气质、心境等因素与工作需要的有机结合，善于说话的秘书必须要善于幽默。幽默风趣的语言风格是秘书口语表达的润滑剂，它可以对听者的情绪起到调节和引导的作用，并使自己的情绪和表达接近和适应对方。秘书幽默的口语表达还可以改变办公室的工作气氛，是紧张的气氛变得轻松，也可以缓解和人际间的分歧与冲突，使办公室的人际联系变得融洽紧密。（二）、控制谈话节奏1、掌握说话的语气、节奏、风格和速度文秘人员在说话时一定要掌握说话的语气、节奏、风格和速度，秘书的口语表达言不在多。达意则灵。秘书汇报请示应直奔主题，言简意赅，不可云遮雾罩兜圈子，让人不知所云；布置工作、传达指示时。要重点突出、层次清晰、条理清楚，让对方知道是什么、干什么、怎么干；接待来访应态度友好、耐心听记，用简洁明确的语言给来访者以回复，不可滔滔不绝说些大话；在协调关系时，语言既诚恳委婉又切中要害