合同归档管理制度.doc

合同归档管理制度篇一：1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 人力资源部是本制度制定的责任部门； 总裁办是本制度执行的监督部门； 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表）5.归档管理各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：文件处理单及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；1如需查询或使用原件，需填写合同借阅申请单（详见附件：合同 借阅申请单）。 7.交接管理各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列合同交接清单； 辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有合同交接清单8.本制度由人力资源部制定，于20XX年04月21日生效。附件：合同借阅申请单2合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。3篇二：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章 总 则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章 合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。第三章 档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。第四章 文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式：ST - 20XX XS 0001 HT公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码1 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ，表示公司当年某一类合同的序号。4 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写档案移交单，双方签字认可，管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作合同档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。第五章 合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 三、档案销毁1任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2各档案管理人员应定期对档案进行检查。3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。4凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清单上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由档案销毁清单立卷永久保存。第六章 档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的。必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。第七章 责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。第八章 附 则一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、 本制度自下发之日起执行。 三、 附件附件1 档案移交单附件2 档案借阅单 附件3 档案销毁清单 附件4 合同登记本附件1：附件2：附件3：篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。二、合同档案管理原则1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。三、合同档案管理的移交1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同文档管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。