综合工业分公司门户网站及内部信息共享系统的构建与实施

健全基础管理信息系统提升企业管理水平攀枝花钢城集团有限公司综合工业分公司一、企业门户网站及基础管理信息系统的构建与实施的背景1.1信息化是现代企业管理发展的必然趋势伴随着信息技术革命，西方发达国家通过信息化与工业化相结合形成的现代工业范式，根本性地改变了21世纪的产业发展形态与竞争格局。党的“十六大”、“十七大”、“十八大”分别做出“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路”，“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强”，把信息化作为“经济健康发展”的要求，将企业信息化工作纳入到国家战略部署的重要位置。企业信息化，利用计算机、网络和通讯技术，支持企业的产品开发、生产、销售、服务等诸多环节，实现信息采集、加工和管理的系统化、网络化、集成化、信息流通的高效化。企业实现信息化可以推动业务流程优化重组，促进组织结构优化，实现动态管理，提高企业对市场的快速反应能力，从而更好地适应日益激烈的市场竞争环境。并能有效降低成本，扩大企业竞争范围和优势，提高企业的整体管理水平。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，是我国目前经济发展的战略重点，企业的信息化水平直接决定了国民经济以信息化带动工业化工作的成败和企业竞争实力，是目前经济发展的战略重点，是现代企业管理发展的必然趋势。1.2信息化是综合工业分公司摆脱当前被动局面的迫切需要一直以来，攀枝花钢城集团有限公司综合工业分公司是一个以经营为主的综合性公司，随着钢城集团有限公司近年来超常规、跨越式发展，综合工业分公司发展速度也随着加快，规模逐步发展壮大。公司也随着逐步从经营型企业过渡到以有色金属、矿石加工与贸易、冷固球团、人造木、钢结构件、节能灯、润滑油、工程车修理、废旧物资综合利用等多个产业的以生产和经营相结合的综合性公司。公司目前下设综合部、财务部、技术质量部、生产安全部、供销经营部等5个机关职能部门，设有色金属制品厂（含电厂协力部）、复合材分厂、工程机械配件厂、厂区协力部、废旧物资开发部（含炼油厂）、源丰经营部、粉煤灰厂、浩天复合材厂等8个二级单位，产业分散布局在四川省眉山市、攀枝花西区、东区、仁和等地，管理成本较高。由于综合工业分公司基础条件差，信息化建设底子薄，欠账多，信息传递长期是以电话、传真、纸质文件的形式进行传递，效率低下。2012年，综合工业分公司通过自身技术力量构建成公司国际互联网站，并以此为平台基础，逐步构建起了以生产调度管理信息化和公司制度管理信息化为主要内容的基础管理信息系统，并取得了良好的管理效果。为巩固这一管理成果，公司决定以此为契机，逐步健全和完善这个基础管理信息平台，降低管理成本，向管理要效益，进一步提高现代化管理水平。在物资管理方面，综合工业分公司各厂均设物资库房，并安排专人对生产原料、产品、备品备件的入库、出库、库房之间调拨、报废、退货进行管理。各厂物资库房管理过程均采用手工填写出入库单据，手工做台账的形式进行管理，管理手段相当落后。库房物资统计、销售发放过程、库存情况、供应商信息、客户信息都不能形成实时动态的管理。由于各厂布局分散，物资种类和数量多，物资流动量大，产生的信息量就大，数据更新快，手工记录和统计的速度根本就无法办到库房物资报表与实际数量相吻合的理想状态。库房物资各类报表从来就没有准确过。在生产设备管理方面，综合工业分公司一直是以纸质台账和电子表格相结合的形式进行台账管理，基础信息不完善，手段落后。很多参数需要时还要到设备铭牌上找，一些设备连生产厂家都没有记录。设备检修管理和备品备件信息管理存在盲目性，不规范、不完善。数据的全面性、真实性、实效性较差，无法提供快速、高效的查询方式和决策的依据。在档案管理方面，综合工业分公司长期是以来件记录的方式进行管理。档案分文书档案、财务档案、科技档案三种，需要归档的档案包几乎每天都在产生，每一包档案归档时需要采集大量的基础信息进行登记记录，每一包档案除档案的基本信息外，还包括档案卷内的所有文件目录，信息量非常大。随着时间的延续，大量的档案数据量使档案台账的管理变得非常困难，靠查询纸质台账的方式就无法查到要找的内容，只能靠在档案室内到处翻查，把本来就很杂乱的档案翻理更乱。在信息社会，信息技术的应用使企业在获取、传递、利用内外部信息资源方面，更加灵活、快捷和开放，从而极大地增强决策者的信息处理能力和方案评价选择能力，拓展决策者的思维空间，延伸决策者的触控范围，最大限度地减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性，增强了决策的理性、科学性及快速反应，提高决策的效率和效益。所以，综合工业分公司这样一个有相对规模、底子薄弱、产业众多、布局分散的企业，用传统的理念、模式和方法进行管理，效率低下、成本高，效果差，已经远远不能适应企业快速发展的内、外部形势需要。尽管综合工业分公司已经在信息化方面取得一定的成效，但仍然有较多的管理层面需要使用信息化手段来改进传统管理模式。继续依靠彻底的技术变革和管理创新来获得快速、高效发展。所以，引进先进的信息化管理思想和手段对现有管理模式进行整合和优化，是综合工业公司适应现代企业快速发展的迫切要求，是适应钢城集团创西南一流、国内知名大企业快速、稳定发展的必然选择。二、健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵和做法2.1健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵综合工业分公司健全基础管理信息系统提升企业管理水平，就是按 “系统策划、分步实施、逐步完善”的主导原则，以信息化促进管理创新，逐步提升管理水平，促进企业步入良性发展。主要是继续依靠公司国际互联网平台，构建覆盖综合工业分公司各厂部的物资管理信息系统、设备管理系统、档案管理系统。将物资管理、设备管理、档案管理纳入统一平台进行信息化管理，实现公司物资管理、设备管理、档案管理等工作效率的全面提升，实现高效管理，从而逐步改变公司固有管理模式，促使企业走向良性发展的道路。2.2 健全基础管理信息系统提升企业管理水平的做法2.2.1成立信息化实施小组，策划实施方案健全基础管理信息系统工作对于综合工业公司来说是迫切和必须的，为使此项工作顺利圆满完成，综合工业公司成立了以公司经理为组长的“信息化实施小组”专门负责实施和推进工作。信息化实施小组召开动员会，通过认真分析，决定结合公司现状，通过长期以来在信息化方面积累的知识和经验，将近年来引进的在信息技术方面有一定基础的大中专毕业生作为人才基础，按“系统策划、分步实施、逐步完善”的原则展开工作。为使工作顺利开展，实施小组严格按综合工业分公司信息化实施计划及考核细则，对整个项目实施方案、关键工作完成时间结点做了详细安排，将各项工作落实到具体完成部门和具体完成时间，并定期开会对阶段性的工作进行总结和部署，对未完成工作的责任人进行严格考核。使整个信息化工作得到顺利推进和完成。2.2.2构建综合工业分公司物资管理系统构建物资管理系统是将公司各库房的物资入库、退货、调拨、销售或出库等工作纳入计算机网络化管理，实现入库、退货、调拨、销售或出库报表的实时自动生成，并实现多种组合的模糊查询和统计。同时将供应商、客户信息基础信息纳入系统管理。对公司领导、各部门、各单位管理人员分配不同等级的管理权限，达到功能全面、数据安全、使用方便的效果。于是，实施小组将物资管理系统各功能模块作了如下策划和分配，主要内容、作用和特点是：网站首页：网站首页是浏览者访问网站时第一眼见到的页面，该项目综合各栏目大致内容，作用是提高浏览者访问兴趣，给浏览者留下良好的第一印象。在网站的首页上，还设置公告栏进行对外信息公告发布，在左下侧设置有包括钢城集团互联网站、OA系统在内的常用连接，方便用户连接使用。在底部设置公司主要产品的滚动图片展示栏，动态展示公司产品，既加强公司产品的宣传力度，又可增加整个页面的动态效果。公司简介：公司是一个下属9个分厂的跨行业、多产品的综合性企业，必须对公司整体情况、地理位置、产业布局、人才技术优势、发展思路等情况进行介绍，使访问者能够系统地了解公司。分厂简介：综合工业分公司跨多行业，各分厂各有特点，地理位置、产业状况、产品种类不尽相同，必须对各厂情况进行单独介绍，以便访问者更加详细地了解公司情况。产品展示：按公司所涉及的行业对产品进行分类，系统性地展示公司产品性能、特点、用途，让顾客详细了解公司产品，刺激合作欲望。公司动态：对外发布公司重要新闻，展示公司的发展和进步，提高公司知名度和美誉度。资质荣誉：对外展示公司获得的各种荣誉和资质，以展示公司的各方面的实力，以提升公司的知名度和美誉度。专利技术：由于公司是跨行业的综合性企业，在所涉及的行业中已有自己独特的技术优势和特点，因此，展示公司所获得的各种专利技术，和技术能力非常必要，利于获得与外部进行技术合作或转让的可能性。质量管理：现代企业对产品质量的管理最有效的做法是纳入质量体系管理。此栏目的作用是展示公司在质量体系管理取得的成绩和做法，达到顾客对公司产品质量满意的效果，是提升企业知名度和美誉度的有效做法。联系我们：在实现电子商务之前，在网站公布公司对外联系人的联系方式是网络营销的有效手段，所以此栏目的作用是介绍公司主要对外窗口人员及办理相关业务的联系方式。图片报道：为提高网站整体宣传效果，用此栏目展示公司组织的各种精彩活动场景。在网站信息的更新和维护管理上，制定了综合工业分公司互联网站管理办法，从制度上明确了各部门及单位负责的栏目，并落实了具体责任人和更新时间，同时制定了信息发布的审批流程，保证了信息的准确性和权威性。为提高网站的宣传效果，在程序代码设计上采取必要的技术手段，以保证网站的信息在国内外知名搜索引擎上有较为靠前的搜索结果排位。为提高对网站访问情况的统计，网站设置访问计数器进行在线统计。互联网站于2012年6月1日开始运行。2.2.3 构建基础管理信息系统为提高公司内部信息共享水平，利用信息化推动管理现代化，提高管理效率，主要做了两方面的工作。2.2.3.1利用互联网平台建立生产调度管理信息系统为彻底改变过去生产调度管理效率低下，数据的全面性、真实性、实效性较差，对决策指导性差的局面，实施小组决定以公司互联网站平台为基础，构建实施综合工业公司生产调度管理信息系统。通过对现有生产调度管理流程、管理方式、调度指令发布、生产报表格式、使用工具及方法进行深入调研和分析，实施小组提出生产调度管理信息系统的实现按“生产任务（指令）发布接收原料生产产品销售库存结果反馈”的生产过程还原为主线来进行系统功能的实现和实施。以全面翔实、快速准确地反应出公司各条生产线的生产现状、消耗情况、生产结果、库存情况、销售情况、设备运行情况。生产调度（生产计划）指令二级单位接收二级单位执行二级单位执行结果、状况及评价信息疑问信息反馈互动信息互动自动生成报表领导查询部门查询厂部查询图2 生产调度管理流程示意图首先，摈弃过去的生产调度管理流程，将生产调度管理整合为图2所示的流程。公司生产部调度员根据需要向二级单位发布调度指令，二级单位同时接收到信息，按要求安排生产，每天将生产数据和生产状况通过在线报表填报上传，在服务器上系统自动生成报表，并根据用户访问权限将报表结果显示出来。二级单位只显示各自单位的报表，公司部门及领导界面上则显示全公司的生产报表。如二级单位对调度指令及计划有疑问或建议，则通过“回复”功能进行在线反馈，调度员可在线做出解释或修改，这样可实现管理者与被管理者的信息良性互动，同时整个互动过程交流的信息同时记入系统备查。为做到对生产过程及结果的记录和监控，在生产报表的设计和实现上，将产品的生产过程作为管理系统运行的主线，按原料采购入库原料使用半成品产量半成品使用半成品库存产品产量成材率产品销售产品库存的过程来真实再现物料在生产过程中的流转，并设计对应的报表指标，达到对整个过程监控、记录、备查的目