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商务礼仪和职业形象——名片礼仪知识专题

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商务礼仪和职业形象——名片礼仪知识专题

商务礼仪与职业形象系列06名片礼仪知识专题关于名片,您知道多少?Ø 名片上面究竟印什么比较得体? Ø 面对大人物,该如何索要名片?Ø 交换名片时,又该注意些什么?Ø 您的名片上,印有多少个头衔?Ø 您是否随手涂改过自己的名片?Ø 名片有八种用途,您又是否知道?现代人的自我介绍信和商业社交活动的联谊卡。名片的意义Ø 在现代生活中,没有名片的人往往是没有社会地位的人。 Ø 在现代生活中,一个不会使用名片的人是缺乏交际经验的人。 名片的使用三不准原则1 名片不能随意进行涂改。Ø 有人手机号从全球通换成神州行,就用笔在以前的号上划一杠,然后把新号码写在上面。Ø 有人制作名片时特意将手机号位置留空,到给人派送时再手写添加,龙飞凤舞。2 名片不印两个以上的头衔。 Ø 有的人头衔一大堆,给人用心不专的感觉。一般只写一个头衔,这样对象化明显。Ø 有地位、有身份的商务和公务人士可能一人准备多张名片,对于不同的交往对象,可以提供不同的名片。3 名片不提供私人住宅电话。Ø 名片主要用于商务和公务交往,而私人住宅电话严格意义上来说涉及个人隐私,不能公私不分。名片的携带Ø 保证数量日常出门及参加社交活动携带的名片一定要数量充足,确保够用。所带名片要分门别类,如有多种名片可根据不同交往对象使用不同名片。 Ø 完好无损名片要保持干净整洁,切不可出现折皱、破烂、肮脏、污损、涂改的情况。 Ø 放置到位名片应统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内,在办公室时还可放于名片架或办公桌内。切不可随便放在钱包、裤袋之内。放置名片的位置要固定,以免需要名片时东找西寻,显得毫无准备。名片的用途1常规用途Ø 自我介绍见面时名片是最重要的自我介绍辅助工具。初次与交往对象见面时,除了必要的口头自我介绍外,还可以名片作为辅助的介绍工具。这样不仅能向对方明确身份,而且还可以节省时间,强化效果。 Ø 结交他人在社交活动中如欲结识某人,往往可以本人名片表示结交之意。主运递交名片给初识之人,既意味着信任友好,又暗含“可以交个朋友吗?”之意。在这种情况下,对方一般会“礼尚往来”,从而完成双方结识交往的第一步。Ø 保持联系大多名片都有一定的联络方式印在其上。名片可以时刻提醒持有人知道你是谁,如何与你联系。同时,利用他人在名片上提供的联络方式,即可与对方取得并保持联系,促进交往。 Ø 通报变更一般人如果变换了单位、调整了职务、改动了电话号码或者乔迁至新址后,都会重新制作自己的名片。向惯常的交往对象递交新名片,就能把本人的最新情况通报对方,以一种更简单的方式避免联系上的失误。2特殊用途Ø 充当礼单以私人身份向他人馈送礼品或花卉时,可将本人的社交名片充当礼单,置于礼物或花卉包装之内。但最好是将其装在一个与名片大小相当的信封里,信封上写收礼者姓名。名片上也可根据实际情况简单留言。Ø 介绍他人如欲向自己相识之人介绍某人,亦可使用名片。具体做法是:在自己名片的左下角写上“p.p.”,然后在后面附上被介绍人的名片,并由被介绍人交给对方,或直接邮寄给对方。在把名片交给被介绍人之后,介绍者应当先用电话告诉对方,避免产生尴尬。Ø 简短留言如拜访某人不遇,或需要向某人传达某事而对方不在时,可留下自己的名片,并在名片上简单写上具体事由,然后委托他人转变。Ø 拜会他人在初次前往他人工作单位或私人居所进行正式拜访时,可先把本人名片交于对方的门卫、秘书或家人,然后由其转交给拜访之人,意即“我是×××,我可以拜访您吗?”,对方确认了拜访者的实际身份后,再决定双方是否见面。名片的制作1材料方面Ø 名片的材料不适宜用太名贵的材料,有人甚至专门制作黄金名片、白金名片、白银名片送礼。Ø 制作名片也不适合用太过奇异的材料,如木材名片、塑料名片、真皮名片、光纤电子名片等等。Ø 一般的名片最好就是使用卡片纸,当然如果出于环保的考虑,用再生纸甚至用打印纸也可以。2尺寸方面Ø 名片尺寸不要太大或太小,一般国内标准尺寸:5.5×9(厘米)。Ø 国际上相当数量人使用的名片尺寸规格略大些:6×10(厘米)。Ø 一般公务、商务及社会交往,不要制作折叠式名片或书本式。3颜色方面Ø 一般来讲,名片的色彩总体上要控制在三种颜色(包括标记,图案,公司、徽记在内) Ø 名片的背景一般为白色或淡灰色、淡蓝色、淡黄色,不适宜用太深的背景色。Ø 名片上的文字,一般为黑色、深蓝、深绿色等深色字体。4字体方面Ø 一般情况下,名片的字体采用铅印或打印。Ø 不论你的字有多漂亮,不要用手写制作名片。Ø 名片同样代表公司和个人形象,不要涂改名片上的任何文字(特别是电话号码)。Ø 不要在名片上印制格言警句之类的文字。Ø 不要在名片上印自己的照片。Ø 不要在名片上印两种以上字体。5内容方面社交名片内容Ø 亦称私用名片,指在工作之余,以私人身份在社交场合进行交际应酬时所使用的名片。一般而言,社交名片为个人名片。Ø 社交名片的基本内容包括两个部分:一是本人姓名,姓名之后无需添加任何公务性关衔。二是联络方式,以较小字体印在名片右下方。Ø 社交名片只用于社交场合,通常与公务无关,因此一般不印有工作单位以及行政职务,以示“公私有别”。 Ø 如果本人不喜欢被外界打扰,则可根据具体情况对自己的联络方式的内容有所删减,必要时,可以不印任何联络方式,而仅留姓名一项内容。工作名片内容Ø “三三原则”一枚标准的工作名片,其内容按惯例应由具体归属、本人称呼、联络方式等三项基本内容构成。 Ø 具体归属它由供职单位、所在部门等内容组成,二者均应采用正式的全称。但一枚名片上所列的单位或部门不宜多于两个。如果确实有两个以上的供职单位和部门,或同时承担着不同的社会职务,则应分别印制不同的名片,并根据交往对象、交际内容的不同分发不同的名片。Ø 具体归属一般印于名片的左上角位置。Ø 本人称呼它应由本人姓名、行政职务、技术职务、学术头衔等几个部分所构成。但后面两项内容,尤其学术头衔往往可有可无。名片上所列的行政职务一般不宜多于两个,且应与同一名片上的具体归属相对应。Ø 本人称呼一般印于名片正中央位置。Ø 联络方式它通常由单位地址、邮政编码、办公电话等内容构成,家庭住址、住宅电话则不宜列出。至于传真号码、手机号码、互联网址等内容则应根据具体情况决定是否印于其上。单位的联络方式同样应与同一名片上所列的具体归属相对应。Ø 联络方式一般印于名片的右下角位置。 名片的递送1把握时机Ø 发送名片要掌握适宜时机,只有在确有必要时发送名片,才会令名片发挥功效。Ø 勿太早向对方递出你的名片,尤其是初次面对完全陌生的人和偶然认识的人。Ø 发送名片一般应选择初识之际或分别之时,不宜过早或过迟。参加同业会议时,交换名片通常在会议开始时,有时在结束时进行。Ø 不要在用餐、戏剧、跳舞之时发送名片,也不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。2讲究顺序两人间顺序Ø 男士先女士后Ø 晚辈先长辈后Ø 下级先上级后Ø 主人先客人后多人间顺序Ø 向多人递送名片,切勿按跳跃式进行派送。 Ø 熟悉对方人员的职务分布时,按照职位高低递送。Ø 如果不熟悉职务高低时,按照由近而远的原则递送。Ø 如在吃饭宴会或会议室内,对方人员呈圆桌状分布时,应该按照顺时针方向旋转递送。3动作规范Ø 先打招呼后派名片:递上名片前,应当先向接受名片者打个招呼,令对方有所准备。 Ø 递送名片时应该起身站立,走上前或身体适度前倾。注意不要将名片举得高于胸部递送给人。Ø 用双手或右手拿住名片的上角递送,切勿以手指夹着名片递给人,也不许用左手拿名片给人。Ø 注意将名片正面对着对方,如对方为外宾应该将名片上印有外文的一面对着对方。Ø 递交名片时,还应顺便说些客气词语如”请多多指教”、“多谢关照”、“常联系”等礼节性用语。名片的接受1态度谦和Ø 接受他人名片时,不论有多忙,都要暂停手中一切事情,并起身站立相迎,面含微笑注视对方。Ø 接名片时,要双手接捧或以右手接过,并以客气语言方表示感谢,绝对不要冷若冰霜、自做清高。2认真阅读Ø 接过对方名片后,然后至少要用一分钟时间认真浏览一遍。第一表示对别人的尊重,第二可以了解对方确切身份。Ø 在默读名片的过程中,如遇有显示对方荣耀的职务、头衔时不妨轻读出声,以示尊重和敬佩。Ø 若对方名片上的内容有所不明,可当场请教对方。3有来有往Ø 接受了他人的名片后要当即刻回敬对方,同时递上自己名片。Ø 没有名片,名片用完了或者忘了带名片时,应向对方作出合理解释并致以歉意,切莫毫无反应。 4精心收藏Ø 接到他人名片后,切勿将其随意乱丢乱放、乱揉乱折,应该在现场收藏。Ø 一般将对方名片放在自己的名片包内,再放入公文包、办公桌或上衣口袋之内,且应与本人名片区别放置。名片的日后整理也非常重要,要养成及时整理名片的习惯,按Ø 照姓名、国籍、性别、单位、类别等输入电脑。名片的索取1直接索取法Ø 一般来说,这种方法在比较熟悉的朋友间才适用。Ø 因工作变动、久未联系、电话变更等原因而需更新对方联络资料的情况,可以直接向朋友间索要新的名片。2礼貌互换法Ø 即以名片换名片,这一方法,适用于大多数交际场合。Ø 将欲取之,必先予之,如果想讨要某位感兴趣人士的名片,最好的方式是将自己名片递上。Ø 即便大家不是特别熟悉,一般情况下,出于礼貌对方都会乐意与你互换名片。Ø 如果担心对方不回送,可在递上名片时明言此意:“能否有幸与您交换一下名片?”3谦恭索取法Ø 跟名人、长辈或地位比较高的人讨要名片时,可以以一种委婉、含蓄、客气的语气,向对方表明自己的尊敬,同时给对方以暗示。Ø 实例:“张教授,您的演讲非常精彩!我本人也是做贸易工作的,听了您的课感觉收获良多,不知道以后还能不能有机会再向您请教?”4如何拒绝别人?Ø 尽量不拒绝面对他人的索取,一般不应直接加以拒绝。如确有必要这么做,则特别需要注意分寸。Ø 善意的欺骗一个有素养有礼貌的人,会在适当的场合运用善意的欺骗。真的不想给的话,可说名片刚派完,或者说出门忘带了。Ø 要自圆其说如果自己手里正拿着名片或刚与他人交换过名片,再向对方表示自己的名片刚用完,或说自己忘了带名片,其结果会非常难堪,这时显然不说为妙。 谢谢浏览,祝您成功!

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