招标流程的详细介绍和前期准备工作

招标流程的详细介绍和前期准备工作项目前期工作是企业向招标机构办理招标委托之前，招标机构应进行的工作，这是当前招标工作中，十分重要的关键阶段。它的实质是招标机构能不能接受委托的问题，一个招标机构不注意项目招标的前期工作，就是不注意招标的开发工作，就无人委托你招标，你的工作就没有基础，机构也就不可能得到发展，甚至连存在都会发行问题。  项目的开发工作是随着国家改革进程而变化的，改革开放初期，招标是国家进中管理的一部分，推行的是审查性招标，只有经过国内招标，国内不能中标时，方可批准进口；而现在在建设市场经济的条件下，是转达而使用采购性招标，在采购性招标时，前期工作的含义，已有了很大的变化，除了要资金到位、项目合法外，主要是做好企业宣传工作，让企业能理解招标的意义及给企业带来的好处，从而在工作中与招标机构紧密配合，取得招标工作的顺利开展。  一、办理招标委托  在改革开放条件下的中国，招标委托工作也随着国家体制、国家产业政策、国家进出口政策的变化而变化的，在1992年以前的审查招标时，用户要向招标机构提供的组织贷款招标、选点招标等诸多方面，看发展趋势，随着市场经济的不断完善，招标的范围也会相应得到拓展扩大。  二、编制标书  （一）标书  标书是一份招标文件，是招标采购货物是一个对货物性能要求、技术要求、服务要求、周期要求、商务要求等汇总全就要求的基础性文件，它是一份具有法律效力的文件，是招标制中的一个核心部分，应该得到广泛的注意和研究，特别要注意其通用部分和特定部分接合问题。人们平常说，招标是一种预约采购，标书就是把采购的各种要求、全部的条件，以约定的形式在标书中确定，所以从数学上讲，标书就是采购方对拟采购设备要求的汇集。是预约，就要双方都要遵守，双方都要承担义务。很难设想，预约会是单向阀门，只要供货方承担责任，不要采购方承担责任。这是专职招标机构必须存在的理由，换句话说，招标工作只要贯彻“公开、公平、公正”的原则，就必须要成立面向社会的专职招标机构。试想，标书自己编，评标自己评又要其执行公开、公平、公正的原则，在中国当前的条件下，是难以实现的。  为了编好标书，首先要弄清采购设备的构成情况。比如招标采购机床，则就要弄清是数控机床还是普通机床，如果采购的是数控机床，那么就要确定是具有某种自适应能力的柔性加工系统中的数控机床，还是作为一般加工设备的数控机床。接着可能要弄准，设备加工精度的要求，当然，这种精度不光指灵敏度，主要是讲它的重复精度，当精度要求达到一定水准时，比如达到微米或十分之几微米时，则要求恒温，以及温度受控的变化范围等。接着就可能涉及使用什么样加工软件，有没有后置处理程序，否则一些工艺条件，比如冷却液、润滑剂、退刀、进刀等具体工艺问题，就不好处理。此外还要涉及采购的数量，是单台还是多台，对该设备的材质的要求如何。再则，设备安装、调试、培训、保养、消耗件、易损件，及一般零配件的要求、设备制造标准、检验标准的要求。该设备有没有专利保护，专有技术方面的问题，这里仅就数控机床的采购要求作了一个简单剖析，每一行业都有其特定的要求，比如化工设备，可能要多考虑防火、防爆、防静电、防腐蚀等方面的要求；总之考虑要尽量地细致、全面，执行起来就越顺当。机电设备门类繁多，只有多积累，多调查，多思索，才能深入出，编出一份好标书。  （二）标书的特点  1、详：叫做百密不漏。就是在编标书时应该考虑的都要考虑到，即使当时不能确定具体要求，也应把考虑了的要求提出来。想到了，但不能确定的也应该把想到了的提出来，让投标者根据自己的经验来建议。有时一个细微疏漏，也可能造成被动，比如只注意设备的技术性能而忽略其整体几何尺寸，最后设备可能进不了厂房的门，进了门可能又没有适合的面积来安装调试。考虑报价要求时可能对设备报价都提出了要求，偏偏把分项报价忽略了，这都会对实际工作带来困难。2、准：就是标书对各项采购要求，表意准确，是什么就是什么，一是一，二是二，不允许使用大概、大约等无法确定的语句，表达上的含混不清，就会造成理解上的差异。  3、简：一份标书要求简捷，就是要把多余的字，多余的句，多余的话删掉，不要委婉描述，不要字句堆砌，以最简单的话，把采购的目的、采购要求、采购进度、采购的服务等说得简单、明了。特别要防止重复，不要在某一部分说清楚了的事，又在另外章节中复述。弄得不好，可能意义不尽相同，造成自相矛盾的被支状态。三、招标文件的制作  招标文件制作方式可以用一句话来概括：“分工制作，一家总成。”；分工制作，是指对招标文件的名部分，大家分工合作，发扬各自特长来制作，业主、设计单位对设备的技术要求，即对标书的技术部分负责，对外窗口，则负责商务条款的制定，通用部分及总成任务由招标机构负责。在一般条件下，标书，可以粗略地分为三个部分，第一部分，是通用部分，内容包括投标邀请与投标须知；第二部分，标书的技术部分；第三部分是商务合同。第一部分，通常由招标机构负责编制，第二部分由业主（包括设计单位）同招标机构进行编制。第三部分由项目的对外窗口，即进出口外贸公司负责。三部分编制结束后，由招标专职机构邀请各方面，特别是技术方面的专家对标书进行审查，这期间不但要对标书的技术部分，而且对商务、法律上的问题进行核定，把不正确、不准确的地方一一列出，予以改正。再把须增加的部分列出，予以完善，因为一般条件审定时，业主的技术负责也在场。可以当场敲定，而且还要对英文的表述是否正确、准确进行敲定，这种审定程序十分重要，对一些重大项目的招标必须坚持审定标书的制度，没有这一条，标书的质量难以保证，整个招标赖以为基准的标书上产生问题，招标工作不可能取得令人满意的结果。三部分内容确定后，由招标机构负责总成。总成时要注意纸张质量、复印质量、装订质量（页码顺序）和加工成本。 那么标书的三大部分，特别是技术标书究竟包含了那些具体内容，这里作一简要的介绍：  （一）投标邀请  这是标书目录后，首先见到的文字，这是一份通知的短函，内容为：有什么样的单位，对什么项目，对某某种、某某类设备，进行某种方式的国际（或国内）招标，欢迎有制造能力，有供货能力的厂商参加投标竞争，并标明招标机构联系人的姓名、工作地址、联系电话，说明投标人如何与其联系。还需指明，投标人如果参加竞争，投标人应将密封的投标文件于某月某日某时前，投递到某地。 还应告诉受邀人，于何时、何地开标。亦可另行通知。  （二）投标人须知  1、投标人应按所投设备金额的2%，提交保证金，这叫投标保函，可以是支票、现金，但常见的是由银行，主要是中国银行出具的保函。  2、投标书组成要求，要求投送五套投标书，一份正本，四份副本。  3、投标文件做成后以密封形式，交送到什么地方去。  4、投标人购得标书后，在制作标书过程中发生疑问，与何人联系、联系人姓名、单位、工作地址与电话。  5、投标人送达投标文件，有效期通常为120天。  6、开标时间与地点（亦可另行通知）  7、采购货物一览表格形式给出，内容包括：序号、货物名称、数量、主要技术规格、交货期、交货地点。  （三）澄清  对于招标文件的澄清，要求投标人在截止投标期前15天，以正式书面形式向招标机构提出，招标机构将及时地给予书面答复（有些内容，确在必要，招标机构还应以书面形式通知标书的购买者，以免由于对标书理解上的差异，而引起投标结果的改变，否则会令人感到不公引起纠纷）。  四、投标文件编写要求  1、语言约定，国际招标时，外国投标者的投标文件，应以英文书写，国内投标者，应以中文书写。  2、投标文件的组成，投标人准备的投标文件的主要内容应有：  （1）开标一览表  （2）投标函  （3）投标报价单  （4）规格、性能及技术参数偏差表  （5）投标人推荐的选件清单  （6）投标资格证明文件  （7）投标保证书  （8）投标文件资料清单  （9）投标货物符合文件规定的证明文件  3、投标报价要求投标人在投标报价单上写明拟提供货物的单价总价，如单价与总价不符，以单价为准。  招标机构不接受任何有选择的报价，每一种货物只能有一个报价。  4、投标人资格证明。投标人须提供资料证明其具有投标资格，及履行合同的能力。投标人资格证明，是投标文件必要组成部分。  5、投标保证金。投标人须提交投标总价2%的投标保证金，投标保证金用于保护本次招标免遭投标人的行为引起的风险。保证金以下述几种方法之一给出：  （1）银行保函，由外国银行开具（须经中国银行校核其签章），且以招标文件中附件格式提供，其有效期，应比投标文件的有效期长30天，即达到120天。也可以由中国银行或中国其他银行开具，有效期也是120天。  （2）银行支票或汇票  不交投标保证金的投标将被拒绝。招标机构向落标的投标者发出“落标通知书”并退还其投标保证金。 中标方投标保证金，在中标人签订中标货物商务合同并交纳履约保证金和中标服务费后，予以退还。  若投标人在投标有效期内，撤回投标；或不能按要求的时间、地点与采购方签订合同，不能提供履约保证金，不能提供支付中标服务费承诺的，均可能没收其投标保证金。  6、投标文件的有效期。从开标之日起，有效期为90天。在特殊条件下，投标机构可于投标有效期之前，要求投标人同意延长有效期（以书面形式），投标人可以拒绝上述要求而不会没收投标保证金，但若同意延期，则既不能要求也不允许修改投文件，相应地，其投标保证金的有效期，也应延长。上述有关退还和没收保证金的规定，在投标延长期内，继续有效，继续执行。  7、投标文件的签署及规定：投标文件由一份正本四份副本组成，应标明“正本”“副本”字样。若有差异，以正本为准。  投标文件要打印，且要由法人代表，或经正式授权的投标人代表签字。  除投标人确认的，对标书的错处进行必要修改外，这种修改，要由投标人在修改处签字确认外，投标文件不允许有加行、涂抹、删节、改写。投标人以电话、电报、电传方式的投标，概不接受。  8、质量保证：  （1）卖方应保证提供的货物是全新的未曾使用的，采用的最佳材料和一流工艺制造的。（2）符合合同规定的质量规格和性能要求的。  （3）卖方应保证货物经过正确安装，正常操作和保养，在货物寿命期内运转良好。  （4）在有故障的条件下，卖方在30天内，除招标文件另有规定者外，免费修理或更换有缺陷的零件、部件、甚至整机。  9、索赔。当卖方供货与合同规定不符时，买方应于质量保证期内，于检验、安装、调试、验收、测试、试运行期内，提出索赔，主要的解决办法有：  （1）卖方同意买方拒收货物，退还买方拒收货物的金额，且以合同规定的货币返还卖方承担这期间发生一切费用和损失，包括利息、运输、保险、仓储、保管、装御及其他的有费用。  （2）根据货物低劣程度和受损程度，经协商，双方同意降低货物的价格。  （3）更换有缺陷的零件、部件或整机，或修理有缺陷的部分，使之达到合同条款的质量、规格和性能要求，卖方承担一切费用与风险，并负担买方遭受的一切直接损失。同时，卖方应相应延长更换货物的质量保证期。  （4）若买方提出索赔要求30日后，卖方未予答复，则视该索赔要求已为卖方所接受。若卖方未能在30日内或经买方同意延长的一定时间内，按买方同意的上述一种方法处理索赔事宜，买方则在付款尾数，或卖方的履约保证金中扣回索赔金额。 10、税费  （1）根据中国政府的现行税法，向买方征收的与有关执行本合同的一切税费，由买方负责支付。  （2）根据中国政府的现行税法，向卖