办公室费用控制管理制度

办公室费用控制管理制度第一章 总则为进一步强化财务管理，严格控制费用开支范围及标准，依据公司财务规定，结合公司实际情况，特制定办公室费用控制管理制度。本制度所称费用的范围包括：差旅费、交通费、电话费、办公用品开支、业务招待费、会议费、维修装修费用、报刊杂志费用、培训费用和招聘费用等。第二章 费用审批、审核的权限和程序第一条 费用报销审批权限除专门规定外，单项开支在 2000元以上（含2000元）的由营运副总批准；单项开支在500元（含500元）以上、2000元以下的由部门长审批，单项开支在500元以下的各部门主管领导审批。所有费用经财务总监审批。第二条 下列费用不执行第五条规定，一律经总经办批准：1、广告宣传支出；2、对外捐赠性支出（优惠促销方案已经公司批准的除外）；3、出差费用中的机票；4、外部会务费、展览费；5、外聘顾问支出、咨询公司会员费和咨询费；第三条 下列费用不需要批准，由财务部总监审核后直接支付1、资金结算手续费、票据费、银行借款利息支出；2、经公司批准办理的社会保险费；3、固定电话费、网络使用费、移动电话费在定额标准内的；第四条 费用报销审核、审批程序及要求：经办人员首先在每一张报销票据背面签字；然后凭事先批准的报告或费用支出审批表和票据报财务部主任（即主管会计）审核；最后报主管领导审批。未经审核、审批的报销凭证，出纳员不得付款报销。第三章 差旅费和交通费第五条 因公出差必须事先经领导批准。一般员工出差由部门负责人提请分管领导同意后批准；部门经理及以上人出差由总经办批准。第六条 差旅费报销的范围和标准：1、差旅费报销的范围：往返区域的直接交通费用；经总经办批准的其他费用。2、火车票报销的限制标准：限报D字头二等座、Z字头车票和其他列车的硬卧及以下车票（特批除外），超标准乘车部分自付。3、住宿费报销的限制标准：根据办公室薪酬制度执行。4、上班期间因公业务的公交车票，和事先请示的车票可以报销，但必须先由本部门负责人签字。第四章 电话费第七条 公司固定电话费和网络使用费，由人力行政部按月交纳，按定额标准当月控制，节约部分按奖励政策执行。第八条 所有电话费报销必须凭实际费用发票，不得使用预付费发票和收据。第九条 凡因工作需要，特殊情况下超标准的通讯费用，须作出说明，单独请示总经办批准后报销。第五章 办公用品开支第十条 办公用品由行政办公室统一管理，采购前应当根据日常需要，书面报告公司主管领导批准后由财务部采购。各部门需根据实际情况制定办公用品消耗定额进行管理。第十一条 下列用品可以由使用部门单独申请购买或印刷：1、财务部门可以购买或印刷会计账簿、凭证、报表、发票、收据、出入库凭证、算盘、电算化用品等财会用品，会计档案用品等。2、相关部门办理合同文本的印制或购买。3、技术部门专业用品的购置。第十二条 本制度所指的办公用品包括：一般消耗品：水笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、便条纸、橡皮、夹子、钉书钉、白板笔、荧光笔、修正液、电池、墨盒、传真纸等。 管制品：复印纸、剪刀、美工刀、订书机、计算器、米尺、文件夹等。 固定资产：办公桌椅、电脑、打印机、传真机、电话机等。 第十三条 公司由专人负责采购、保管、发放、登记、汇总。各部门负责控制本部门的办公物品预算使用情况，审核个人领用申请、提出部门领用申请。每月考核各部门的办公物品费用预算执行情况，考核标准依据财务预算指标。 第十四条 办公耗材尽量采取集中领取的方式以减少行政人员的重复工作量。每月各部门集中统计本部门的领用需求，统一到专人处登记领取。公司新入职工作人员的基本办公用品，由所在部门根据聘用人员工作需要配齐。第六章 业务招待费 第十五条 业务招待费的开支必须有利于公司经营的开展，有利于拓宽公司的业务范围，有利于促进企业与业务关系单位和职能管理部门之间的正常交往。本着“需要、合理、节约”的原则从严掌握。 第十六条 公司的业务招待费支出，原则上要“一次一清”，严禁“合并”或“拆分”报销。报销时，应标注招待对象。报销审核时，招待费报销发票后必须附当次招待支出清单，清单必须加盖公章。否则不得审核报销。经总经办批准，由财务部门单独存档备查。第七章 会议费用第十七条 会议费用预算标准经总经办批准。本条所称会议直接费是指：会议室租用费及会晤食宿支出等。第十八条 公司承办的会议，由人力行政部负责，费用经财务审核、总经办批准后报销。第八章 维修装修费用第十九条 一万元以上的装修、改造支出须事先报告总经办批准。日常维修，由公司主管领导批准后办理。第二十条 装修改造超过1万元以上的，必须做预算说明，并签订书面合同。报销时必须凭发票、验收合格报告；领用本公司物资的，结算时凭清单或出库单从总价款中扣除。第九章 报刊杂志支出第二十一条 公司内部各部门因工作需要订阅报刊杂志的，应当于每年的订阅时间报告人力行政部，不得订阅娱乐性报刊杂志。第二十二条 人力行政部负责汇总，报主管领导批准后统一办理订阅。第十章 招聘培训费用第二十三条 培训招聘费用计划应当列入年度工作计划，需要的费用预算由主管部门提报，经总经办批准。第二十四条 需要聘请外部人员的讲课费用，报总经办批准。第十一章 其他支出第二十五条 劳动保护费劳动保护费包括工作服、劳动保护用品等，财务部根据实际情况制定年度预算进行管理。第二十六条 环境绿化费用环境绿化费用包括办公室内花木盆景、鱼的购置等支出，根据费用预算由人力行政部负责。第二十七条 水电费人力行政部负责水电费的管理，加强用水、电安全管理。第十二章 罚则第二十八条 本制度公布后，不按本制度有关规定管理、报销费用；没有规定责任人的，超范围、超标准部分由主管领导承担。第二十九条 未经事先批准所发生的费用由经办人承担；未按本制度规定履行审核、审批手续私自报销的费用由出纳员承担。第十三章 附则第三十条 本制度自2011年3月1日起执行，如有变更再以书面形式通知。第三十一条 本制度由公司人力行政部负责解释。3