行政部工作模式与流程(2017年修订)

行政部工作模式与流程行政部工作模式流程（2017-07-04修订）一、行政部工作职责1、公司规章制度的建设完善和监督执行；2、公司文化建设；负责公司文化的培育、提炼、宣导；3、行政事务管理；负责公司环境改善、文件、档案、绿植、图书等行政类事务的安排；4、资产管理； 负责公司固定资产、低值资产的采购、编码、发放、调拨、清理、盘点等；5、公司后勤管理负责水、电、办公设施的维护和管理，负责公司保洁工作的管理；负责员工宿舍、餐厅、停车的管理；6、公司办公自动化管理负责公司办公网络和电话网络的建设与维护；7、成本控制负责公司水、电、办公耗材、交通、通讯等费用的控制；8、安全管理负责公司财产、水电、消防、内部治安安全；员工人身、财产安全的宣导、监督与检查；9、负责办公场地的租赁、装修与环境布置； 10、公共关系处理负责公司的对外联络、接待工作；业务关系往来的洽谈。二、行政部人员配备 行政部长陈磊行政后勤韩东奎行政专员邱瑞雪行政主管张国才行政文员苏文网络管理员田启辉三、行政部岗位职责描述（一）行政部长岗位职责（1）负责公司行政管理制度的修订、完善。（2）负责对公司行政管理制度的贯彻执行、监督、检查与处罚。（3）负责推进公司文化建设，策划组织公司各类文娱活动与会务工作。（4）组织制定行政部工作发展规划、计划与总结；（5）负责制定、推行行政部岗位责任制和工作标准并监督实施。（6）负责规划、指导、协调、检查与考核下属人员完成本职工作。（7）负责公司行政类费用控制、分析和预算管理。（8）负责推动改进公司办公环境，提升员工满意度。（9）负责公司装修施工的督导与检查工作。（10）负责公司社会关系及业务关系的往来及联络。（11）负责完成领导安排的其他临时性工作。（二） 行政主管岗位职责（1）负责协助行政部长开展工作，在行政部长不在时，全面履行行政部长的工作职责。（2）负责协助做好公司日常行政事务的组织协调工作。 （3）负责协助做好公司会议、大型活动的筹备与组织工作。（4）负责检查管理公司餐厅的订货、食品安全、餐饮卫生等工作。（5）负责公司外包的保安工作流程与标准的制定、检查、考核等工作。（6）负责公司外包的保洁员的流程与标准的制定、检查、考核等工作。（7）负责公司个别区域内的施工改造的询价、竞价、施工与结账等工作。（8）负责公司卫生、工牌、工装等违纪行为的检查工作。（9）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（10）负责完成领导安排的其他临时性工作。（三） 网络管理员岗位职责（1）负责公司所有网络系统的架设、管理与维护。（2）负责公司所有电脑、打印机、投影仪等设备的故障维护与维修。（3）负责公司通讯线路与器材的维护与维修。（4）负责公司门禁卡的制作、发放与管理。（5）负责公司门禁系统、监控系统与考勤系统的维护与维修。（6）负责公司大型活动和会务的音响设备的调试与操作。（7）负责协助公司技术部开展的网络维护等工作。（8）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（9）负责完成领导安排的其他临时性工作。（四） 行政后勤岗位职责（1）负责公司公共设施、水电、设备、家具、器材等维修维护工作。标准/技巧：1) 接到维修通知，如没有其它工作安排，第一时间赶到现场进行维修；2) 如正在进行其它工作，根据六点工作优先制安排工作主次；3) 如维修通知的维修没有手头工作紧急重要，及时做好备忘，待手头工作完成后，及时去完成维修。、4) 遇到维修工作超出能力范围时，及时报行政部长，由行政部长负责安排送修或上门维修。5) 遇到需要采购零部件方能完成的维修，及时报行政部长，由行政部长安排采购。（2）负责巡视检查公司办公区域与公共区域用电及消防安全，及时排除安全隐患。标准/技巧：1) 每周检查所有办公区域，重点检查用电线路是否超负荷、损坏等情况；2) 每周检查办公区域及宿舍是否存私接电源、私自使用大功率电器等情况；3) 每周检查公司消防器材是否损坏、丢失；消防通道是否顺畅；4) 每月进行一次用电大检查，重点检查用电线路老化的情况；5) 每月进行一次消防大检查，重点检查灭火器压力值是否处于正常范围等情况；6) 以上检查及时填写检查登记表。（3）负责协助生产设备的安装工作。（4）负责临时性接送客人与外出勤务等工作。（5）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（6）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。（7）负责完成领导安排的其他临时性工作。（五） 行政文员岗位职责（1）负责公司各项费用的收集、汇总、统计等工作。标准/技巧：1) 每月5日前完成上月除水电之外的其它费用；2) 每月8日前完成上月所有费用的收集、汇总与统计；（2）负责公司房租、水电、宽带等所有行政费用的付款流程，并及时付款、报销与转账；（3）负责公司员工工牌办理、发放、替换与回收工作。（4）负责公司电话号码的办理、充理与管理；（5）负责公司通迅录的整理与更新。标准/技巧：1) 每月20日前完成通讯录的初步修订，提交人资部修改；2) 每月25日前发布新的通讯录。（6）负责公司邮件、快递及其他文件的收发处理工作。标准/技巧：1) 快递或信件到达公司，统一签收后，及时在快递登记表上登记；2) 通过即时通讯工具，通知相应的员工领取快递；3) 员工个人外发快递，须做好登记；4) 因工作需要发加急的快递（EMS或顺风），需走相应的申请流程；5) 每周汇总快递费用，向财务中心交账。（7）负责对公司废品变卖工作的处理跟进工作。标准/技巧：1) 变卖过程中须严格检查核对数量、重量与类别，并签字。2) 保证金款项余额不足时，及时与财务部对接。（8）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（9）部门领导安排的其他相关工作。（六） 行政专员岗位职责（1）负责固定资产的管理。（2）负责办公用品、低值资产、易耗品、公司产品的管理。标准/技巧：1) 熟悉各种资产、物料的品种、规格、型号及性能，随时掌握库存状态，设定最低库存量。2) 明确各项办公用品和各类资产的使用用途，严禁挪作私用或损坏。3) 每周二集中采购，结合历史同期使用量，计算采购数量，书写采购邮件提报于供应链中心；4) 采购完成后，及时审核采购单，清点数量、检查品质及规格是否合格，填写入库单，并在T6做电子采购入库后，实物入库。办理入库不得隔夜。5) 入库单一式三联，一联留存，二联提供采购人员报销，三联财务留存。6) 领出使用：使用部门/人填写办公用品领用表，行政部遵循以旧换新、先进先出的原则发放。7) 每月底，盘点仓库所有办公用品剩余量，计算当月各部门办公用品、耗材领用费用报行政部长。（3）负责公司仓库的管理。标准/技巧：1) 做好库房的安全管理工作，保证库房的防火、防盗及设施安全，及时解决管理漏洞与消防隐患。2) 合理安排库房、库位，预留足够的出入通道、安全距离、安全高度。3) 每周五清理库房，使物料分类排列，存放整齐，数量准确。4) 仓库物料摆放原则：上轻下重，外形对应，先进先出。5) 及时排查将要过期或损坏物料，避免损失。（4）负责公司各项资产、物料的借用及回收。标准/技巧：1) 凡借用公司办公器材、物料，需填写物料借用登记表。2) 提醒借用人员爱惜公共财产，回收物品时仔细查验物品，签字入库。3) 借用物资超时未还的，督促归还或续借，不得超过1个工作日未还。4) 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。（5）负责公司钥匙的管理。标准/技巧：1) 收集所有办公室、会议室、大门等各处钥匙，做到集中管理。2) 保持钥匙编号整齐、有序，不得缺失。3) 办公室搬迁，及时提醒钥匙保管人交回钥匙。4) 每把钥匙丢失上交10元费用补办。5) 重要位置钥匙丢失，责任人负责换锁成本。（6）负责公司图书的管理（标准同资产借用管理）。（7）负责公司“老郭和他的小伙伴”公众号的制作、推广与发布；（8）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。（9）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。（10）负责完成领导安排的其他相关工作。 第 10 页 共 10 页