物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表

物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表（参考）归档文件材料目录保管期限一、党群管理工作形成的文件材料 （一）党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料长期（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作文件材料长期（三）思想政治工作、精神文明建设文件材料长期（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料长期（五）参加有关协会和群众团体活动文件材料短期（六）其它应归档的党群工作文件材料 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照永久（二）企业物业管理资质等级认证文件永久（三）企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料永久（四）董事会、股东会、监事会产生的文件材料永久（五）企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件永久（六）各项企业内部管理制度、规定长期（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件材料短期（八）会务工作文件材料  重要的      一般的  长期短期（九）法律事务、公证工作文件材料*长期（十）审计工作文件材料长期（十一）人力资源管理文件材料* 1、岗位职责长期2、员工录用、招聘文件材料长期3、劳动合同管理长期4、劳动工资和社会保险文件材料长期5、员工教育、培训工作文件材料短期6、员工的考核工作文件材料长期7、职务任免，职称评聘文件材料长期8、工服、工装管理文件材料短期9、其它应归档的人力资源管理文件 （十二）行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等）短期（十三）其它应归档的行政管理性文件材料 三、经营管理工作形成的文件材料 （一）企业改革，经营战略决策文件材料永久（二）计划与统计工作文件材料，企业发展规划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材料长期（三）统计报表：    年度季度、月份永久短期（四）企业综合性统计分析永久（五）资产管理文件材料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资文件材料永久（六）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料永久（七）企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料长期（八）合同管理文件材料：物业管理委托、物业租赁及其它商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查，工作协议文件材料：重要一般长期短期（九）财务管理文件材料：资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料长期（十）物资管理文件材料：物资采购、保存和供应文件材料短期（十一）营销管理文件材料：营销组织管理、网络建设、市场调查与分析文件材料，客户信息管理，多种经营管理文件材料 长期（十二）服务质量管理文件材料长期（十三）其它应归档的经营管理文件资料 四、物业管理工作形成的文件材料 （一）各物业项目招投标文件材料长期（二）各物业项目验收有关文件材料短期（三）各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料短期（四）各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料短期（五）各物业项目环境卫生管理有关文件材料短期（六）各物业项目绿化管理有关文件材料短期（七）各物业项目社区文化管理有关文件材料短期（八）其它应归档的物业项目管理工作形成的文件材料 五、基本建设工作形成的文件材料（企业有该项工作时设立） （一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料永久（二）基建项目的设计文件材料永久（三）基建项目的施工文件材料永久（四）基建项目的监理文件材料永久（五）基建项目的竣工和验收文件材料永久（六）基建项目的使用、维修、改建、扩建文件材料永久（七）其它应归档的基本建设工作形成的文件材料 六、设备仪器管理形成的文件材料 （一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同长期（二）设备、仪器的开箱验收或接收文件材料长期（三）设备、仪器的安装调试文件材料长期（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废文件材料长期（五）其它应归档的设备仪器管理形成的文件材料 七、会计档案 （一）会计凭证（原始、记账、汇总）15年（二）会计账簿 1、总账（包括日记账）15年2、明细账15年3、现金和银行存款日记账25年4、其它日记账15年5、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年6、辅助账簿15年（三）财务报告类 1、月、季度财务报告（包括文字分析）3年2、年度财务报告（决算）（包括文字分析）永久（四）其它类 1、会计移交清册15年2、会计档案保管清册永久3、会计档案销毁清册永久4、银行余额调节表5年5、银行对账单5年（五）其它应归档的会计文件材料 八、职工个人档案 九、特殊载体档案 （一）声像类 （二）实物类 十、物业项目形成的文件材料 （一）基础管理文件材料 1、小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件材料永久2、竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料永久3、物业质量保证文件和使用说明文件等材料永久4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料长期5、接管验收手续等文件材料永久6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料永久7、业主购房合同文本永久8、维修基金交纳明细永久9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料永久10、前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其它协议等文件材料短期11、房屋使用手册等文件材料永久12、装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录短期13、业主告知物业管理企业函（装饰装修）短期14、物业管理企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件材料短期15、与业主会往来文件材料长期16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料短期17、各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件材料短期18、业主公约短期19、业主档案长期20、房屋及其配套设施权属材料长期21、投诉记录及处理、回访等文件材料短期22、业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料短期23、特约服务等文件材料短期24、项目管理的年度计划、总结短期25、与公司往来的各种请示、报告、批文等短期26、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料短期27、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料长期28、员工管理文件材料 （1）员工花名册短期（2）员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖惩记录短期（3）员工培训记录（培训计划、教案、签到单、考核试卷等）短期29、钥匙管理文件材料长期30、各种提示、通知资料留存（或照片等）短期31、其它应归档的综合性文件材料 （二）房屋管理与维修养护 1、公共区域巡查记录短期2、报修记录短期3、维修派工单短期4、领料单短期5、客户回访记录短期6、其它应归档的维修文件材料 （三）共用设施设备管理 1、各种设施设备操作规程长期2、各种设施设备管理规定长期3、各种设施设备维修、保养记录长期4、各种设施设备日常运行状态检查记录长期5、二次供水卫生检验报告等文件材料短期6、停电、停水、电梯停运等应急处理预案长期7、各类事故处理方案及处理记录长期8、其它应当归档的文件资料 （四）公共秩序维护、消防、车辆管理 1、门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录短期2、使用装具发放、使用情况登记等文件材料短期3、维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料短期4、物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料（照片等）短期5、机动车管理规定、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料短期6、机动车出入登记手续等材料短期7、非机动车管理等材料短期8、其它应当归档的文件材料 （五）环境卫生管理 1、环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料短期2、日常卫生检查记录等材料短期3、宠物、家禽、家畜等管理规定等材料长期（六）绿化管理 1、绿化使用机具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料短期2、绿化工作日常检查记录等材料短期3、绿化施工等材料短期4、其它应归档的文件材料 （七）社区文化活动文件材料 1、社区文化活动计划及实施情况短期2、社区精神文明建设文件材料短期3、获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯短期4、其它应归档的社区文化活动材料 （八）项目管理效益 1、物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料短期2、开展多种经营服务项目及收入情况短期十一、其它应归档的文件材料                 注：永久：50年以上，长期：1550年，短期：15年以下    *可单独设类11