广东时尚鞋业股份-海南分公司仓库财务管理制度(doc 7页)

广东时尚股份海南分公司仓库财务管理制度和流程为了加强仓库的管理，提高工作效率，确保公司存货资产的安全、准确、完好性，盘活仓库存货资产；做到帐实相符、帐帐相符；现制订如下管理制度。1)：仓库实行岗位责任制和实物负责制。分公司经理或营运部主管对仓库的营运管理和结果负责,系第一领导责任人,仓库主管和仓管员对仓库的存货和仓务的运作完全负责。2)：仓库帐务隶属财务部直接管辖，隶属分公司财务和总公司财务部垂直直线管理,财务部有权对仓库帐目进行定期或不定期的检查和审计。3)：仓库必须按财务管理规定建立产品明细分类帐，做到商品名称/款号/与实物相符、帐实、帐帐相符。4)：仓库应合理利用仓储，按商品品牌的大类、款号整齐陈列产品，做到商品不严重挤压，通道畅通一目了然，长期严重积压或无销售出路商品应做好标记有序陈放。5)：仓库执行“日清月结”制帐务处理原则1：仓库管理员应按财务管理规定每天做好当日商品的进、出库的帐目统计工作并结存出当天的结存数的结存数。2：每天下班后仓库应把上日所发生的单据/凭证整理好及时转交财务专员进行审核，也可根据实际特殊情况应在次日上午的10点前上交。对无故不按时上交单据的每次/每单记罚10元，并依此类推。3:根据ERP系统的“进销存动态差异日报表”的数据,及时查找帐实不符商品的原因并及时上报财务财务专员并进行跟踪处理。4：执行每月盘点制度,每月终了仓管员应做好盘点前的准备工作。具体包括：商品分类/陈列/核对标牌（签），报废/待处理商品的分类整理，以便盘点时利于点数。5：每月终了积极配合财务实地监督对盘仓库商品,要求盘点做到报数/对核数的数据真实、准确。财务负责盘点工作的监控、跟进、抽查等工作。6：盘点前仓库管理员必须把商品进、出库的帐目结算到盘点开始的前一天，如盘点时发现帐目未销帐结存数的，则给予仓管主管每样商品/每次记扣10元，并依此类推。7：盘点时若发现无做好盘点准备工作的（商品不整理/不分类/标牌鞋盒名称与实物存放不符的/商品混乱而无法盘点/影响盘点进度的则一律给予其分公司经理或营运主管直接领导给予记过大过一次（100元），直接仓管责任主管给予记大过1次（100元）。相关仓库工作责任人记罚50元/人/次。8：凡盘点中发现虚报数据或故意把产品名称与实物换样瞒报给财务记数的，则给予直接当事人每样商品每次记罚1个大过的处罚(100元责任处罚)。并依此类推。9：盘点结束，财务人员应与当盘仓库人员双方共同在盘点表上同时签章，盘点表方能生效，盘点表仓库/财务各持1份。10：盘点结束的三个工作日之内(每月3日前)仓库主管必须与财务核对当月的盘点商品的结存数，并上交盘点报告表（包括当月商品的进、销、存数报表;本期报废待处理、长期积压的商品清单上交到财务主办会计和分公司经理或营运主管审核后转交相关部门决策处理）。11：盘点报告表应按时上交，否则延迟1天记罚10元，并依此类推 。超过一星期不上交的，根据具体情况一律给予当事责任人和其间接直接领导人记过处罚。12：盘点对帐中发现商品短缺，帐实不符的，仓库应积极主动的与财务专员配合查找原因，对确实查找不到有关单据/凭证证明短缺产品的，则一律由仓库部门按零售价全额赔偿。责任划分不清的则分公经理或营运部主管与仓库主管五五摊分赔偿。13：仓库人员必须具备数据观念，保护好原始单据凭证，如由于失职造成单据遗失，则每单每次给予行政责任10元处罚，造成直接经济损失的一律自负。14:仓库有责任和义务协助财务/采购/商品部专员及店长核查库存并积极配合相关辅助工作。15:仓库管理人员应注意放火/防盗/防雨的安全性管理工作,严禁未经允擅自拿用仓库物品/用具的,一律视为偷盗行为论处,情节严重的一律报送当地的司法机关处理16：仓库主管每月5日前须上交上月仓库的存货结构和仓库帐务管理运作中发现存在的问题/总结问题/解决问题的总结报告给财务主办会计分公司经理或营运主管审核决策，控制好存货的库存和做好销售物流配送后勤工作。仓库运作流程:一):入库流程:1:凡系下单入库(供应商来货)的商品,仓库管理员必须持商品部的订单和来货单复核,核对来货是否按原订单的商品内容逐一逐项验收厂家来货商品的品名/规格/编码/颜色/数量,对来货发生差异的应及时向商品专员汇报情况,由商品部与厂家沟通并处理。验收无误后应第一时间做ERP帐务过帐处理。2:对由供应商直接来货的,在验收无误后应传真供应商的来货清单给总部财务部核对供应商的往来帐目(要求仓库主管在来货单上注明验收情况并签章,若有的无来货单的,则应以仓库的验收单为准确回传)。3：对供货方订单商品来货入库而遇上仓务繁忙时，应立即把刚到货的急出库的产品挑选出来及时分流备货存放，同时做好分检款号、数量的登记工作，另应分工把其他货品按归类陈放，保持仓库畅通。3:各店直接退回仓库的,必须有商品专员的书面退货通知单并持单验收入库,程序同上。二):出库流程:1:凡出库或调拨到门店的产品,必须先要由商品部专员统一填写商品配送单给仓库主管(配送单必须按单明细填写),由仓库主管统一调度安排备货、发货。(发货应遵循先急先发的原则)。2:发货前应持单核对无误后扫描商品打印出货单(配货单1试3联),仓库留存根联,收货联货随货发出/财务联转财务审核作帐务处理,发货结束应即时通知收货方跟进并验收审核过帐。同时仓库应及时跟进每一笔收货方的验收过帐结果,对帐实不符的应立即查找原因。对各直营店的收货人直接到仓库提货的则必须要求对方当事人在单据上签章确认。三):单据数据管理:1:当天的单据数据必须在当天终了前入帐过帐处理,(包括审核发货给各店后对方收货上帐过帐情况-审核仓库发出的商品对方是否全部收到过帐,如有不符的应立即查核)。2:进出库单据应在每天终了前上交财务专员作帐务处理(也可根据实际特殊情况须在次日10点钟前上交)。3:每发生一笔进出库业务后,仓库管员应及时把进出库的单据数据录入ERP仓帐系统,以便确保系统数据库准确查看,要求当天的帐应在当天完成,严禁仓管员无故超过1天，含1天以上不过帐。违者财务部有权给予责任人行政责任处罚(每单每次罚款10元,并依此类推)。4：每天下班前（特殊情况必须在次日9：30分之前）必须要求商品部配货专员把第二天要配发货的配货单给到仓库主管,以便仓库主管安排备发货。5：仓库主管每天下班前应查看财务ERP系统的库存结存情况（查看缺货和出现异常（负数）做好查核和补货计划单的统筹管理工作。6:仓库理货员(含收发员)收发商品时必须严格按仓库管理规定验收、清点,并对验收商品数据的真实性、准确性、完整性完全负责。若工作不认真不负责,造成入库商品数据、型号等错误、不相符款项的,一律给予每次每人处于10元处罚,并依此类推;造成公司直接经济损失的须全额承担。四：职责分工1：仓库主管-负责仓库的管理运作/收发货审核/调度/统筹管理/盘点工作等分工/审核单据数据和ERP数据过帐监控和单据监控管理工作,严格执行公司的财务管理制度，是仓库仓务运作的第一直接领导责任人。2：仓库仓管员（收发人理货人）-负责仓库物品进出库/调拨单据的帐实点数核对和货物的收发、仓库整理(验收货品/分检/打包/搬运/整理分类/跟车送货)和盘点具体工作。对收发验收出库的物品的真实性、完整性、准确性负责,服从仓库主管的工作安排。是仓库收发货的第一责任人。3:仓库ERP数据会计员协助仓库主管对仓库的管理运作/收发货单据的审核/单据数据入帐、销、结帐,盘点对帐及负责审核单据数据和ERP数据过帐监控的日常管理工作,负责仓库单据上交和保管,严格执行公司的财务管理制度,由财务部直接领导,对财务部完全负责。五:奖励1：对仓库遵守和执行财务管理操作流程要求和每月盘点数据做到准确无误的财务给予仓库每月集体奖励200元,2:对仓库连续3个月遵守和执行财务管理操作流程要求和每月盘点数据做到准确无误的财务部另外给予仓库集体奖励600元;并以此类推。附 则第一条 未尽事宜另文修改公布。第二条 本制度由仓库主管负责落实，公司营运部监管、财务监督执行。第三条 本制度自公布后于2011年3月1日起执行。广东时尚鞋业股份有限公司 财务部二0一一年二月二十日 主送：时尚股份-海南分公司行政部/财务部/仓库部/营运部抄送：总公司行政部/财务部拟文部门：财务部 报送范围：公司内部 文件审批:财务经理: 莫金生