某x公司货物异常分析和处理程序
货物异常分析和處理程序1.0目的 本程序的目的是确保我公司在进行产品的接收、生产、储存、运输的过程中对关货物超额、短缺、不明货物、损坏或其它货物异常的现象进行及时的分析和处理，遵守美国海关的 C-TPAT （海关贸易伙伴防恐）安全要求.2.0范围2.1本程序适用于来料控制 、貨物收發控制、貨物流轉控制、成品數量控制2.2本程序适用于貨物異常分析處理3.0主要职责和权限3.1貨倉負責核實收发货单据及收發貨物和记录的控制3.2各部门负责提供收发货的凭证单据及盘点3.3 PMC部与货仓部负责物料异常的追溯、调查4.0工作程序 4.1货物凭据管制本厂制定<货物凭证安全控制程序>明确有送货单据的开具、经手、保存等管制措施，以保证我公司出进货物的帐目清晰、手续完善。对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触，预防货物的异常,免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。此程序主要包括以下内容:4.1.1货仓工作人员核实收发货单据，点收或发放货物后签名确认，货仓主管审核、保存原始单据交公司财务负责人。4.1.2货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作，如PMC部发出的采购单、船务部发出的出货通知书等，货仓工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非货单物料的进入，在确认无误后才可签批。4.1.3对于收发货单据，托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内）交财务部有关分管负责人。4.1.4货仓部只保存货运单据复印件一个月，在每月月底将所有复印单据交公司存盘。对于公司的运输资料和资料系统要严格保密。4.2来料控制4.2.1所有来料由货仓部核对PMC发出的采购单，对无货单物料一律拒收看待,以防不明物料进入厂区.4.2.2经核实后的外来物料，由货仓部填写<现场收货登记表>,第一时间进入独立的验收区域，并由IQC 对货品质量的检验。来货数量必须符合采购单或来货单数量，货物的多少货仓部应进行相应的调查，严重的由货仓填写<货物收入异动表>向厂部举报。4.2.3危险物料如危险化学品需由货仓部填写<危险品进出仓记录表>并储存在专用仓库严格控制.4.2.4特殊性物料如ROHS产品来料由货安排专用待验区及专用仓库储存.4.2.5其它来料安全的控制依照<货仓安全工作程序>和<货物运输安全控制程序执行.4.3货物收发控制4.3.1所有物料必须由货仓专人负责收入及发放。采购部所有采购单要第一时间派发到货仓部。4.3.2为了如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成入数。4.3.3供应商所有送货单均要注明订单号、货号、中文名称、数量、重量等资料，送货单不完整 需通知供应商补充资料，传真给货仓人员参考后签发货物暂收单，正式单据后补，否则可拒收货。4.3.4货仓人员应严格按照采购单数量、型号，收取货物;超出及少数量要及时填写<货物收入异动表>通知采购部负责人确定处理。货物超出及短少部份报表在入仓手续完毕后，应由采购部或PMC跟进。4.3.5仓库负责人应将已检验合格物料分类摆放在相关位置并做好入仓卡及账簿登记;不合格物料应摆放在“不合格品区”或“验退区”，由采购部联络供应商收回。4.3.6车间物料领用必须有由其部门主管审核的“领料单”,否则货仓可不受理. 受理后货仓按“领料单”内容发放车间所需物料，并做好记录。4.3.7所有需外发物品必须持有PMC外发物料加工单，否则仓库不受理。受理后货仓按“出库单”内容发放分包商所需物料，并做好记录。4.3.8 货物发放应循“先进先出”。的原则.4.3.9物料跟踪仓存物料必须做好物料储存记录卡，按物料先到先出的程序进入发放，物料管理的员工需对管理范围内的物料进行定期的检查，如发现有物料短缺，必须即时填写<货物收入异动表>向部门汇报，各部门视乎情节的轻重向总经理或行政部汇报，并由保安执行调查工作;必要时可联系当地公安机关或海关协助侦查.4.4厂内货物流转的跟踪厂内货物的流转主要在各分仓、生产车间、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单支持和跟随或电脑记录。4.4.1 货物在厂内流动迁移会有领料单、发料单的支持和跟随，单据上之资料和内容（例如：名称、编号、数量等）会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也会有拉长和科文的书面记录做支持和追踪。4.4.2全厂各部门/各分仓每年都会做一次年终盘点，以及在总经理或管理代表认为有必要盘点时也会根据需要进行盘点,以反映本部门/本仓储位置的存货情况。同时，电脑记录上可以即时查阅已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓储位置等。如果发现本部门或仓库现存物料数量与应存物料数量有不相符的(可考虑公司允许的正常物料损耗率),应填写<物料盘存异常表>报PMC财务和总经理进行处理和调查, 必要时总经理可委托保安执行调查工作或联系当地公安机关或海关协助侦查.4.4.3各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数；同时，PMC人员每月会安排人员去抽查各分仓应存数量与实际帐存数的准确性，并通过每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余，如果发现仓库现存物料数量与应存物料数量有不相符的,应填写<物料盘存异常表>报PMC财务和总经理进行处理和调查,总经理可根据实际情况决定帐存数的盈亏调整;必要时总经理也可委托保安执行调查工作或联系当地公安机关或海关协助侦查.4.4.4根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录，可以跟踪货物的流转。如果客户还需要更详细的跟踪，例如ROHS产品则会编制具体的可追溯程序去作为货物追踪的操作指引。4.5成品数量控制4.5.1成品入库时装配部均会填写<成品入库单>,包括订单型号入库数量入库累计数量卡通编号等内容,货仓收货人应验收数量的准确性,如无误则安排入仓,标识上客户名称、产品名称/编号，哪一张订单、数量以及QA检验的结果等。4.5.2当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。同时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。4.5.3货物对外运输的安全控制具体依照<货仓安全工作程序>执行.4.6应急处理及反偷窃控制本厂为了加强内部的物理安全和管理制度，有效地防止货物异常及一切偷窃活动的进行，确保公司财产的安全,制定<应急处理及反偷窃控制程序>,具体防止货物异常措施依照此程序执行4.7货物短缺、盈余、损坏的记录、报告/分析和处理4.7.1记录货物异常的记录主要是<货物收入异动表>和<物料盘存异常表>,详见本程序4.2.2 4.4.2 4.4.3的规定4.7.2报告4.7.2.1物料或半成品货仓部/生产工场通过收发，装卸货之点算、以及日常之盘点，发现货物出现短缺，盈余、损坏时，属于货仓负责范围的，会由货仓主管向PMC经理和有关部门报告反映;属于生产工场负责范围的，会由其部门主管向其部门经理和有关部门报告.4.7.2.2涉及成品走货的，会由货仓部与船务部联络，然后由船务部向业务运作部报告，再由业务运作部与客户联络，如果需要报告海关等政府部门的，会由船务部报关员/报检员负责。当货物发生短缺/遗失时，如果会影响到客户之走货期或者属于客户供应物料的，则会由业务运作部负责向客户报告。4.7.3调查分析由PMC部和货仓部联合对物料的短缺和过剩进行追溯、调查4.7.3.1物料短缺调查：生产过程中的损耗、流通中的损耗和误存、因存放时间过长而变质或超过使用周期而损毁、不明丢失。4.7.3.2造成物料过剩应调查：订购数量过多、不同型号物料的混入、错以它种物料代发、取消订单等。4.7.3.3所有的物料及半成品中调查结果详细记录交PMC部。4.7.3.4如果发现成品短缺超额损坏等异常，应该按如下程序进行：海关封关报关员运输过程司机品管照相负责人装柜出货负责人成品入仓负责人等进行追查，并将追查结果报告总经理处理。4.7.4处理4.7.4.1PMC经理和制造经理根据物料过剩和短缺的调查报告联决商讨处理方法，报总经理审批，处理方法记录于<货物收入异动表>和<物料盘存异常表>,各相关部门亦根据决定 对物料作出相关处理。4.7.4.2货仓主管根据客供物料记录表，对客供物料的坏料、损耗、积存及时报PMC经理及业务部与客户沟通，并协商处理方法。4.7.4.3物料跟踪异常的处理按本程序4.3.9执行4.7.4.4年终盘点及日常查帐异常的处理按本程序4.4.2和4.4.3的规定执行4.7.4.5成品异常除了追究4.7.3.4所述各相关人员责任外,如属短缺或损坏等异常,还需保质保量及时补救给客户;如属超额,则一定要报当地公安机关及海关协助调查,工厂要制定纠正和预防措施以防此类事件再次发生.5.0相关文件和记录5.1货仓安修理工作程序5.2货物运输安全控制程序5.3应急处理及反偷窃控制程序5.4采购单5.5出货通知5.6送货单5.7领料单5.8出库单5.9货物收入异动表5.10货物盘存异常表5.11外发物料加工单5.12物料储存记录卡5.13成品入库单5.14客供物料记录表5.15危險品進出仓记录表5.16现场收貨记录表货物异常分析和处理程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准/系统文件新制定A/0/批准：审核：编制：10
