《会议运营管理》课件4-6

第四章 会议供应机构,第一节 专业会议组织者（PCO）,一、专业会议组织者的定义 专业会议组织者（Professional Conference Organizer，缩写PCO），指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构。,二、PCO的工作 1、会议的促销宣传、新闻报道工作； 2、各种印刷品的制作安排； 3、会议地点和会议场所的安排； 4、会议住宿（宾馆）的安排； 5、会议餐饮的安排； 6、会议预先注册和现场注册工作； 7、会议财务管理工作（会议预算、资金筹措、成本控制、现金管理）； 8、会议临时员工的招聘和培训、管理工作；,9、会议翻译（口译和笔译）人员的安排； 10、会议技术设备和人员的安排； 11、会议社会活动、学术访问活动的安排； 12、会议旅行、游览等活动的安排； 13、会议附设展览活动的安排； 14、帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办； 15、按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境住事宜； 16、协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系； ,三、PCO的资源,专业会议组织人员 会议场所 宾馆、餐馆 旅行社 交通公司 翻译公司（人员） 印刷公司 政府机构关系 ,PCO,会议 中心,政府 机构,旅行社,餐饮 公司,交通 公司,翻译 公司,宾馆,会议 主办方,四、PCO的作用/地位,会议主办者的顾问/参谋（专业） 会议主办者的助手（专业） 会议业的龙头 ,五、PCO的收费方式 1、包价式 2、基本费+参会者人头费 3、参会者人头费 4、按小时收费,实训： 第四届工业生物技术大会的主办方想将会议的承办权交给湖北会议网，请你模拟主承办双方洽谈业务时的工作场景。 第四届工业生物技术大会,第二节 会议中心,一、会议中心定议 会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。,二、基本会议场地、设施和服务,剧场（礼堂）式大会议厅 中小型会议室 会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备 话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。 大堂和其它公共区域（会议登记、咖歇/茶歇等的地方）,餐饮场地、设施设备和服务能力 可供会议组织者办公使用的办公室 可提供水、电、英特网接口的展厅（供举办会议附属展览活动使用） 存放展品的储藏室 （展品）装卸场地和设备； 贵宾休息室； 停车场地。,二.其它方面的要求,良好的可进出性 有效的导向系统 训练有素的专业会议服务与管理人员。 周围和附近有足够的住宿和餐饮场所。 配套服务设施齐全。 7.配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议期间有充足的安全保卫人员。,第三节 会议宾馆,一、会议宾馆定义 会议宾馆是一个可以为会议客户提供符合一定要求的会议场地、会议设施、设备和会议服务的宾馆。,上海国际会议中心东方滨江大酒店,北京亚洲大酒店,上海浦东香格里拉大酒店,深圳嘉华大酒店,二、基本会议场地、设施和服务,拥有多个大小类型的具有隔音效果的会议室。 每个会议室都有可以独立控制的灯光、空调等基本设施。 主要会议室拥有话筒、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备（接待国际会议的宾馆还应拥有同声翻译设备或具有租借同声翻译设备的渠道）并配备有相关专业技术人员。 有足够大的前厅和公共空间。 有供会议组织者办公的房间。,6.有超过最大会议接待人数的住宿、餐饮供应能力。 有充足的停车场地。 有清晰的馆内外导向系统。 有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间。 有可以存放展品的储藏空间。 有现代化的通讯系统。 有专业的电话接线员。 有适当的安全保卫人员和设备。,14. 能24小时提供下列服务： （1）大厅里有商务服务； （2）通讯服务； （3）会议技术支持； （4）清洁卫生服务； （5）急救和其它医疗服务。,三.会议管理结构,平时管理结构 （垂直管理、各部门自负其责） 会议管理结构（跨越部门界限， 全力协作共同为会议服务） 会议经理（授予其权力，协调、 处理会议涉及各部门的所有问题,四、提供会议客户需要的信息,1、每个会议室的面积； 2、每个展览场地的平面图； 3、会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数； 4、可以使用的技术设施、设备； 5、所有会议场所、设施、设备和服务的价目表； 6、专业会议服务员工数量及其服务经历。,【讨论】,单独的会议场馆和与会议宾馆相比有何劣势？,第四节 旅行社,【问题】,会议组织者可以把哪些工作交给旅行社做？与旅行社合作要注意什么？,§5 交通运输商,大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商。如选择一家航空公司作为会议的指定航空公司，选择一家出租车公司作为会议的指定出租车公司。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。,一.对指定交通运输商的好处,会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利用率 其名字被放入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其做了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的形象。 使用其交通工具的会议参加者都是其可列入其客户档案，成为其未来促销对象。,二.对会议组织者的好处,可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。 可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具做促销宣传,【问题】,会议组织者可以通过指定会议旅行商做哪些会议工作？与指定会议旅行商合作要注意什么？,§6 翻译公司,国际会议所需要的翻译人员有两类四种 书面翻译人员 段落性口头翻译人员 口头翻译人员 公共同声翻译人员 一对一同声翻译人员,一. 翻译人员的来源,翻译公司 高校中外语专业教师 高校相关专业中精通外语的教师,§7 会议局,会议局是一个非营利性的组织机构，它负责对一个城市或国家的会议业进行规划和管理，为一个城市或国家对外进行会议业的整体营销宣传，并为所在城市或国家争取到尽可能多的会议在那里举行。,一.会议局的特点,非营利性 中立性 以会议客户为中心,二.会议局的工作,对所在城市或国家的会议业进行行业管理； 代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际会议协会（ICCA），国际专业会议组织者协会(IAPCO)的联系。目前我国北京市旅游局、上海市旅游委员会、广东省旅游局等地政府旅游部门已经参加了ICCA； 规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施，塑造会议目的地良好的整体环境；,制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目的地的美好形象。如代表所在城市或国家参加会议展览会，扩展市场。目前，全球范围有较大影响的会议展览会很多，例如每年5月在瑞士日内瓦举办的欧洲会议、公务、奖励旅游交易会（EIBTM），每年9月在美国芝加哥举办的奖励旅游和会议展销会（ITME），每年12月在亚洲易地举办的奖励旅游和会议展销会（ITCMA）； 支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动； 为所在城市或国家争取会议在那里举行。为了争办一个国际会议，国家和国家之间，甚至一个国家的城市和城市之间，竞争都十分激烈。会议局就代表所在城市或国家来参与这种竞争； 把争取到的会议客户介绍给所在城市或国家的PCO，会议中心或其它会议供应商；,为外地（国）会议客户或PCO提供会议方面的咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程（如税法，签证流程，劳动用工规定）； 帮助外地（国）会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商； 邀请、组织、帮助外地（国）会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察。使其对当地举办会议的各种有利因素、会议设施、接待条件、接待能力等有一个感性的了解，引起他们的兴趣。参加专业会议组织，往往能请到高质量的外地（国）会议客户或PCO。这种请进来的方式投入小、见效快，并能为当地会议企业提供与外地（国）会议客户或PCO见面的机会； 支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。,§8 政府,政府对于一个城市或国家的会议业的发展起着相当重要的作用。由于会议业对一个城市或国家的经济、社会发展有着相当重要的作用，政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。,一.财政政策,在税收上给予会议企业以优惠 给在本城市（国家）召开的会议本身以补助 给带来会议的机构或个人表彰和奖励。,二.政策和法规,在有关政策和法规方面给会议的顺利召开以便利。如对来本市（国）参加会议的人士给以优先签证、入关待遇，给参加会议附设展览的展品以优先进出关的待遇,三.规划,政府在进行公共交通等城市规划时应重点考虑会议中心和大型会议宾馆的需要。如在规划地铁等轨道交通时，尽量考虑让线路经过会议中心和大型会议宾馆；在设置公交车线路时重点考虑经过会议中心和大型会议宾馆在德国汉诺威市，展览面积世界第一大的汉诺威博览中心直通火车、地铁，还有直升飞机提供交通服务；中心的停车场停车泊位达50000个之巨，配备有先进的电子导向系统；中心内银行、邮局、海关、商店、餐馆等一应俱全。可以说，汉诺威博览中心典型地体现了汉诺威市政府的精心规划。再如在北京新落成的国家会议中心就在奥运支线（地铁8号线）上。,四.工作效率,对于会议项目的报批开辟绿色通道，减少审批程序，缩短审批时间，使会议能够尽早立项，以免因为烦琐的审批程序和漫长的审批时间而使会议流失到别的城市或国家 。,五.安全保障,对于重要的会议，尤其是重要的国际会议，政府应当在安全方面给予特别的重视，必要时安排适当的警力给会议以安全保障。,【本章总结】 本章首先界定了会议业的龙头PCO, 通过对PCO工作内容的研究,我们了解了POC可以为会议主办者做的工作; 通过对会议中心和会议宾馆的研究,我们了解了会议场所应具备的会议场地、设施和服务等各种硬软件条件；（3）通过对会议与旅行社、交通公司、翻译公司合作关系的研究，我们知道了会议如何与这些供应机构合作；（4）通过对会议与会议局、政府关系的研究，我们了解了会议局、政府对会议业的作用。,【本章思考练习题】 1. 假定你是一个准备为你主办的会议聘请PCO进行运作的客户，你觉得采取本章第一节中介绍的哪种PCO收费方式付费给PCO最好？为什么？ 2. 假定你是一个为客户做会议组织工作的PCO，你觉得采取本章第一节中介绍的哪种收费方式向客户收费最好？为什么？ 3. 讨论会议局对一个城市或国家会议业的作用。 4. 单独的会议场馆和与住宿、餐饮场所放在一起的会议场馆相比有何劣势？,作业,阅读P113【案例分析】，做P116案例分析题14。,第五章 会议申办活动,【本章概要】本章研究我国对国际社团组织会议的申办和对企业会议的“竞标”，包括举办国际社团组织会议的有关规章制度，申办国际社团组织会议各项活动：建立机构、筹措经费、编制申办报告和现场申办等，企业会议的“竞标”方式。 【本章学习目标】 了解国际社团会议的审批制度和程序； 熟悉国际社团会议申办准备工作的内容； 熟悉国际社团会议申办报告的内容；熟悉国际社团会议现场申办工作的内容；了解企业会议竞办的过程；（6）了解会议寻找翻译的基本途径;(7)了解会议局对一个城市或国际会议业的意义;(8)了解政府对会议业支持的途径。,【问题】,中国生理学会申办国际生理科学联合会年会为何夭折？有何损失？,第一节 申办国际社团会议的审批,【问题研究】,研究P138【实例5-3】“国际水协会对申办其会议的要求”，搜索了解中国的哪些城市以及这些城市的哪个会议场馆有可能获得“国际水协会世界大会”的举办资格，请说明理由。,举办任何活动首先都要建立一个机构，国际社团组织会议申办活动也不例外。机构建立后，明确分工和责任，就可以开始做工作计划和申办预算，接下来是要筹集申办资金。,第二节 国际社团会议申办的准备,一. 建立申办机构,（一）组织委员会（Organizing Committe