财经常用行政公文写作课件

第三章 财经常用行政公文写作,第一节 行政公文概述 第二节 通知 第三节 通报 第四节 报告 第五节 请示 第六节 批复 第七节 函 第八节 会议纪要,第一节 行政公文概述,一、行政公文的性质、作用 行政公文（包括电报，下同）是法定公文。它的种类、格式、行文规则、办理及管理，都有法的规定，即必须遵照国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）执行。 行政公文是通用公文。它不仅通用于国家各级行政机关，而且还通用于各级各类企业、事业单位和群众团体。,一、行政公文的性质和作用,行政公文的性质：行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依据行政和进行公务活动的重要工具。 （一）行政公文具有以下性质： （1）政治性。坚持邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，为社会主义现代化建设服务的重要手段。 （2）职权性。在行政机关所管辖的范围内，具有法定效力。 （3）政策性。行政公文本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行党和政府的方针、政策。 （4）传播性。公文是信息的载体。不论上行文、下行文、平行文，都是信息的传播，也是相互的交流、沟通。,（二）行政公文的作用,行政公文具有凭证作用、指导作用、规范作用、沟通作用和晓谕作用。 1、凭证作用。 行政公文是一种联系工作事项和开展公务活动的书面凭证，起着“立此存照”的作用。比如，请示和批复是往来于上下级机关之间的公文，下级机关请示问题，上级机关对此请示的批复，都用公文行文。这不仅表示严肃、庄重，而且可以作为凭证，以备查考。 行政公文是公务活动的原始记录，不仅具有现实效用，而且具有保存价值。,2、指导作用,指导具有指示、引导的双重意思，行政公文的指导作用也表现在两方面： 一方面，行政公文是传达、贯彻党和政府的方针、政策的重要工具，领导机关也通过行政公文传达工作决策和安排。这类公文对下级机关具有指示作用。 另一方面，有些行政公文是针对某些具体问题而发的，它只要求下级机关结合本单位、本地区的实际情况参照执行。这类公文对下级机关的工作起着引导作用。,3、规范作用,行政公文具有规范公务活动甚至个人行为的作用。 我国的各种法律，如刑法、刑事诉讼法、婚姻法等，都以行政公文的形式发布。国家行政机关的行政法规和规章，如行政区域界线管理条例、北京市城市房屋拆迁管理办法，也都以行政公文的形式发布。这些法律、行政机关发布的命令、决定、意见、通告、通知等，对各项工作和活动也起着规范作用，在其有效的时间和空间范围内，任何单位和个人均不得违犯。,4、沟通作用,行政公文的传播性决定了它具有沟通作用。在上下级机关之间可以纵向逐级行文，在平级机关和不相隶属之间机关可以横向直接行文。上下左右信息畅通，情况了解及时，决策有效迅速，各项公务活动和管理工作就会卓有成效。,5、晓喻作用,晓喻作用就是宣传教育作用。党和政府各项方针政策的贯彻执行，各项公务活动的开展和各项工作任务的完成，都要依靠广大人民群众的积极性和创造性。积极性需要调动，创造性需要启发，而党和政府的一些重要文件，正是调动广大人民群众积极性、启发其创造性的巨大精神力量。,二、行政公文的种类和特点,(一)行政公文的种类 根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法的规定，行政公文的主要种类有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。本教材只选讲使用频率高的、便于学习的7种。划线七种在经中共中央批准发布的中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）中也有规定。这七种公文具有较大的适用性。,(二)行政公文的特点,行政公文的特点：作者的法定性、体式的规范性、功能的权威性。 1、作者的法定性 行政公文的作者是法定机关，即依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企事业单位。其他机构或个人无权制发。法定作者必须在自己法定的职权范围内制发公文，超越自己职权范围制发的公文一律无效。,2、体式的规范性,1999年12月27日国家质量技术监督局就发布了新的中华人民共和国国家标准GBT97041999国家行政机关公文格式。 国务院发布的国家行政机关公文处理办法就对公文文体和公文格式作了明确的规定，要求各单位遵照执行，并增加了第十一条：“公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。”,3、功能的权威性,国家行政机关的公文代行国家职能，是国家的管理工具，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图，对主要受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制性作用。如强制予以贯彻、执行、传达；强制予以阅读、办理、复文等。这就是行政公文的法定效力。如不予贯彻、执行，违背公文所规定的法规、政策、办法、措施等，就意味着不服从国家的管理，就会受到国家的制裁，轻则受纪律处分，重则绳之以法。,4、制发的程序性,行政公文从制作到发出，有严格的程序规定。这在一般文章写作甚或是在其他应用文写作中是绝无仅有的。 制发公文的程序，包括草拟、审核、签发、复核、缮印（它是根据定稿制作公文正本的工作活动。）、用印、登记、分发等。,三、行政公文的格式,行政公文的格式是需要识记的，它包括文头、行文、文尾三部分。 文头部分有发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、份号。 行文部分有标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关、成文日期、印章。 文尾部分有主题词、抄送机关、印发标识。,(一)文头部分,行政公文首页第一条横隔离线(通常称为版头栏)以上的部分为文头。文头，也叫眉首(版头)。它由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、份号等组成。 1发文机关标识。即公文的制发机关名称，使用该机关全称或规范化简称。下行文在发文机关名称后多加“文件”字样。处理一般具体事项或告知、周知事项且时效性较强的下行文，在发文机关名称后也不加“文件”字样。告知或处理某具体事项的下行文，也可用制发机关办公室(厅)的名义发文，如“北京市人民政府办公厅文件”。联合行文，主办机关排列在前。,2发文字号,发文字号也称文号，是发文机关编排的公文代号，便于发文机关掌握该年度的发文数量和公文的收发登记、办理、保管和查找。发文字号包括机关代字、年份和序号。机关代字是机关名称的极度简缩，如国务院发文的机关代字是“国发”，教育部办公厅的机关代字是“教办”。年份是发文的年度，用阿拉伯数字写全，外加六角括号，置于机关代字之后。序号是发文的顺序号，多为发文机关发文的流水号，除“命令(令)”外，不必加“第”字，在数序前不必加虚的“0”。联合行文，只标明主办机关的发文字号。 发文机关的职能部门多数不具有独立法人资格，也不具备单独对外行文的资格。职能部门(作为机关综合办事机构的办公室除外)只能以发文机关的名义对外行文。这类公文的机关代字后要再加一个职能部门的代字，如综合处加“综”、财务处加“财”、人事处加“人”等，以便于公文的收发、承办和处理。其序号依然是发文机关的流水顺序号。,3秘密等级,秘密等级是公文内容保密程度等级的标志。凡公文内容涉及国家安全和利益，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项，均得按法定程序确立密级并在公文版头左上角标注。（例文中则放在了右上角）保密程度等级递增的顺序是“秘密”、“机密”、“绝密”，其中“机密”、“绝密”级公文还应标明份数、序号。,4紧急程度,紧急程度是对公文送达和处理的时限要求。只有需要紧急处理的公文，才能在秘密等级的下方标注“特急”或“急件”字样。我国公文的紧急程度只有此两级，没有“紧急”这一级，字样不得在版头“紧急程度”栏项内出现，但可以用在标题里的文种前，如国务院纠正行业不正之风办公室关于坚决刹住发放使用各种代币购物券之风的紧急通知(1998年12月11日)、北京市人民政府关于采取果断措施控制北京大气污染的紧急请示。,5签发人,签发人指代表机关核准并签写发出公文文稿意见的领导人姓名。一般只需在机关内部的发文稿纸上签写，但在上行文中必须在发文字号同一行注明签发人、会签人的姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,6份号,份号是一份公文总印数的流水编号，一般只用于大量印发或有秘密等级的公文，便于发文时逐份登记和清退时对号注销。份号用阿拉伯数字标注在公文版头左上方。,(二)行文部分,1标题 公文标题就是公文名称，一般由发文机关名称、事项和公文种类三要素构成。 其中事项是对公文主要内容准确而简要的概括，而不是某种精神的抽象。如“拾到巨款交还失主”是事情的概括，“拾金不昧”是精神的抽象。在公文标题中应该用对事情的概括性词语，而不要用精神、意义类的抽象性词语。公文种类应该用行政公文法定的规范化名称，不得生造、变更公文文种。在公文文种的确定上，要特别注意两点：一是中国共产党机关规定的公文文种同国家行政机关规定的公文文种不完全相同；二是一些规章类文书，如办法、规定、细则等，各机关、单位使用很多，但在国家行政机关使用的公文种类中并没有这些文种，如要发布、施行这些规章文书，应当用“通知”向下行文，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。地方一级人民政府要发布行政法规和规章，也可以用命令(令)的形式发布。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,2主送机关,主送机关指公文的主要受理机关，是负责承办或答复该文内容的机关，也称“上款”、“抬头”，应当使用全称或者规范化简称、统称。其主要作用是概括表明该公文的空间效力范围，明确对该文办理、答复负法定责任的机关。除公告、通告、会议纪要等文种外，对外行文都应当注明主送机关。 上行文的主送机关只能有一个，下行文的主送机关可以根据需要确定一个或若于个。但不论上行文或下行文，都只能主送给某一机关而不是某一机关的领导人个人(由领导人特别指定主送给某位领导人个人的除外)。,3正文,正文是公文的内容所在，是公文主题的具体体现，是公文写作的关键。公文的正文可分为开头、主体、结尾三部分。 正文的开头可以概括为“凭”，即凭什么行文，也就是制发该文的依据或理由。大致情况有：根据某些好人好事或不良倾向、突发事件、事故行文；根据事物的发展变化行文；根据国家的方针、政策和法令、法规行文；根据以往先例行文；根据某种理论、道理行文；根据上级或对方来文行文。具体到某篇公文应如何开头，要根据发文意图、行文对象和文种来确定。 主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项。根据开头行文的目的和理由，经一定的过渡性词语，如“特作如下通知”、“特作如下规定”、“报告如下”、“请示如下”、“答复如下”，转入公文主体。公文主体主要是列举材料、申述观点、叙事说理，尤其要把“事”说清楚。内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次安排。 结尾部分可以概括为“断”，即论断、判断，也就是正文的结论部分，多数为提出要求、措施、办法等。有些公文有规范的结束语，如“特此通知”、“特此报告”、“以上请示妥否，请批示”、“此复”等。内容比较简单、篇幅较短的公文，这三部分之间并没有明显的界限，或“凭”、“事”合为一段，或“事”、“断”合在一起，或“凭”、“事”、“断”合为一段。例如，北京市新闻出版局关于同意北京市总工会职工大学学报转为正式学报类期刊的批复，其正文为：经新闻出版署(新出期1998)1446号)批准，同意将北京市总工会职工大学学报转为正式学报类期刊。该刊为季刊，由你会主管，北京市总工会职工大学主办，刊号为CN 114050D。全文两句话，第一句一段式结构，简单明了。,4附件名称,附件是附属正文的印证性、说明性或附带性材料。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。其名称应当在正文之后、制发机关和成文日期之上的左侧标注。 有些印发、转发类通知，把印发的法规或规章、所转发的文件列为附件，殊为不妥。印发、转发、批转类通知等公文是复合式公文，它所印发的法规或规章，所批转、转发的文