商务会议承办课件

第四讲 商务会议承办,学习目标,1掌握公司会议的工作流程 2了解会议准备的内容 3掌握会议座次安排的原则 4了解商务谈判的礼仪规范,能力目标,1.掌握公司会议的工作流程安排 2.把握商务会议准备工作的内容 3.公司大小型会议中尊位及位次排序方法 4.主、客方谈判谈判室的布置与座次安排 5.出席商务谈判的仪表仪态要求 6.掌握新闻发布会的组织程序和礼仪 7.掌握展览会组织程序和内容宣传 8.掌握展览会的展位分配和布展,项目1：公司会议,1、公司会议的工作流程安排 2、会议准备工作的内容 3、公司大小型会议中尊位及位次排序方法,项目2：商务谈判,又称商务洽谈，是指买卖双方为实现某种商品或劳务的交易就多种交易条件进行的协商活动。 通常人们更习惯将在非正式场合举行的，或并非解决某项重大问题或协调争端的谈判称为洽谈。 因洽谈而进行的有关各方的会晤，被称为洽谈会。洽谈会比正式谈判的气氛显得柔和、亲切，因而也就更需要重视礼仪。,1、商务洽谈的流程,1）迎接 2）入座 3）寒暄 4）会谈 5）送客,2、洽谈过程,1）开局阶段(又称导入阶段) 通过与对方的见面相识，力求建立密切、友好的人际关系，共同为谈判创造一个和谐、友善的氛围。 然后，双方进行概述。概述是一个真正认识谈判对方及其意图的投石问路时机，应以简明扼要的方式。双方发言时间要平分秋色，不要一方突出表现，这样是失礼的，也容易“言多必失”。,2、洽谈过程,2）明示阶段 标志着谈判已进入了实质性问题的磋商洽谈，谈判双方各自陈述自己在本次谈判中的目标、要求、意图。并要注意说话技巧、查问礼仪。 3）较量阶段 整个谈判过程中最紧张、最关键，也是最困难的阶段，双方在已经知道对方的谈判目标和意图后，都明确了矛盾之所在，因此，面对这一关键，双方都为了各自达到目标、获得利益，力图说服对方，使对方了解并接受自己的意见，而改变或放弃他们的目标或要求,4）妥协阶段 洽谈本身具有互利性，参加谈判的双方部应通过洽谈获取利益，一方全面取胜、另一方一败涂地的洽谈是不符合礼仪要求的。 让步是常用的谈判技巧，也是达到谈判成功的最好方法，同样，妥协阶段也是整个商业洽谈中必不可少和重要的环节。 5）签约阶段 洽谈这一列“国际列车”的“终点站”，洽谈双方经过几轮回合的交锋和让步，终于达成共识，并要用协议的形式子以认可，使之合法化，受到法律的保护，一直要到形成协议并双方签字生效后才标志着洽谈真正成功了。 签约阶段应将一切洽谈的结果见诸于文字，协议的文字要简洁，表达要准确，以免以后出现不必要的争端；不能贪求“速战速决”，轻易就在对方拟定的协议上签字应进行认真细致的检查，对不同意见要及时商讨。,2、洽谈过程,3、商务洽谈的礼仪要求,1）仪表庄重 2）遵守时间 3）按例排座 4）遵守基本原则 多使用敬语 认真倾听对方发言 尊重对方的宗教信仰、风俗习惯、个人隐私和情感,4、洽谈技巧,商业洽淡的策略并非固定不变，而是随谈判内容、时间、地点、环境变化而变化，一般策略： 1）制造竞争 2）步步为营，坚守阵地 3）最后通牒法 4）不要使对方丢面子,基本技巧主要表现在“答话”、“听话”两个方面： 1）谈判中的“答话”技巧： 拖延时间 寻找借口 反问对方 揣摩对方 模糊应答法 2）谈判中的“听话”技巧,4、洽谈技巧,项目3：新闻发布会,信息发布会简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种由社会组织召开的、集中向各新闻机构的记者发布有关本组织信息的特殊会议。,1、信息发布会的基本程序,1.签到 2.分发会议资料 3.宣布会议开始 4.发言人讲话 5.回答记者提问 6.接受重点采访,2、信息发布会的礼仪要求,1.信息发布会的时机与时间的确定 （1）新闻发布会的时间选择 （2）被邀请人员的及时到会 2.媒体和来宾的邀请 3.主持人与发言人的注意事项 （1）思维敏捷 （2）配合默契 （3）用词准确,项目4：展览会,又称为展览、展示或展示会。 对商界而言，主要是特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。,1、展览会基本程序,（1）确定展览会的主题 （2）选择参展单位 （3）分配展台位置 （4）准备展览会的宣传材料、辅助设备及相关服务,（5）培训工作人员 （6）成立专门的新闻发布机构 （7）做好安全保卫工作 （8）精心准备纪念礼品,2、参展单位的礼仪规范,维护整体形象 （1）展品的形象 （2）工作人员的形象 注意待人礼节 讲究解说技巧,