远程销售管理系统的开发
第一章 远程销售管理系统开发背景1.1奇正集团简介奇正集团创建于1993年，是以研制、开发、生产、销售新剂型藏药为宗旨的高新技术企业，现已发展成为集科、工、贸为一体的大型民族药业集团。 奇正集团下属10家企业，其中甘南佛阁藏药有限公司、西藏林芝奇正藏药厂、甘肃奇正藏药有限公司三家药厂均通过了国家药品监督管理局的GMP认证，为传统藏药的现代化生产建立了稳固的质量保证体系。奇正集团建立了遍布全国的三级营销网络，拥有30个销售分支机构，经过对国际市场的研究和持续开发，目前，奇正集团已经将多种产品销往多个国家和地区。奇正集团销售收入继2002年突破2亿元后，持续增长。由此看出，奇正集团是一个大型的医药销售机构，公司的组织机构如图1-1。总部总经理财务部人事部市场部销售部图1-1 组织机构图 作为一个药品销售公司，奇正公司将全国分为十个大区，每个大区设有办事处（总共三十个左右）。全公司总人数在五百人左右，总部有四十人左右，大区设有大区经理、大区行政及大区财务，办事处设有地区经理。总部设有财务部，主要负责总部凭证的制作；各大区设有财务人员一名，负责该大区财务工作。该公司的终端客户为目标医院和目标药店，其中药店又分为连锁药店、驻店促销药店；销售渠道就是经销商和分销商。经销商为分销商、目标药店、目标医院供货；分销商为目标医院、目标药店供货。这样就形成了公司的销售体系。销售的结构如图1-2。奇正藏药目标药店经销商目标医院分销商销售渠道经销商分销商图1-2 销售结构图 经销商由公司直接供货，分销商从经销商进货。公司所有回款仅来源于经销商。销售数据指经销商销售数量（经销商流向单）、分销商的进货数量（经销商流向单）、分销商的销售数量（分销商流向单）、目标医院和目标药店的进货数量（经销商和分销商流向单）。1.2建立新系统的必要性一个公司在成立之初，首先要解决的问题是生存，之后才是发展。企业要生存，就必须节省开支，将更多的资金投入到新产品的研发当中去，打造出自己的品牌，只有这样，公司才能长久的发展。在公司刚成立时，由于公司的产品较少，名气不大，自然业务就不会太多，销售额也不会很高。在这个时期，公司每月的销售统计、结算等工作派几个人来做就足够了，而不必花大量的钱去开发一个计算机系统，企业可以把这一笔钱投入到新产品的研发当中，丰富和完善自己的产品，这对一个处于起步阶段的企业来说是一个非常明智的选择。可是，企业在度过了成立之初期那一段囊中羞涩的日子之后，随着公司业务的不断扩展、公司营业额的不断增长，这就对公司每月的销售统计、结算等工作的要求有了进一步的提高。其实在企业的整个生命周期里，“节省开支，将更多的资金投入到新产品的研发和改善现有产品中”是一条不变的定律。所以，在企业的营业额达到一个高度的时候，如果在用人工来统计整个公司的销售额等信息的话，就要增加工作的人员数量，这样就大大增加了企业为此投入的资金，而且若是在销售额较大的月份，工期都很难保证，这将成为制约公司进一步发展的障碍，也是公司发展的一个瓶颈。这个瓶颈是每个企业发展时都会遇到的。突破这个瓶颈对于企业的发展是一个迫在眉睫的事情。要解决这个问题，首先要找出引起这个瓶颈的原因“低下的工作效率”正是这个瓶颈存在的根源。找到了问题存在的原因，就要寻找解决问题的方法。在实际工作中，提高工作的效率的方法很多，一个最有效也最直接的方法就是增加工作的人员。这种方法在企业成长初期是可以说是一种行之有效的方法，可是，在企业已经渡过了生存期而进入发展期之后，这就不一定是最好的方法了。企业增加工作人员，就等于增加企业的成本。而且这个成本是有很长的延续性的。那么，这对企业的长期发展是非常不利的，所以这是解决以上提出的问题的下下之策。最好的解决办法应该是寻找到一种方法，来取代人的工作，使得这一过程简单化、程序化，这样不仅精简了人员，而且减少了工作量。在当今社会，很自然地就会想到用计算机来实现。虽然开发这么一个系统一次性投入的成本比较高，可是这对公司长期的发展是非常有利的。如果采取增加工作人数的方法，那么只要现有的人员不能按时完成工作，就要再增加人数，这样的话，随着公司不断的发展壮大，公司的人员也会随之“壮大”，直接的后果就是公司的成本不断的增加。而如果使用计算机这种方法将大大的减少这方面的支出。因为除了第一次的投入以外，以后的花费是比较少的，比较多的就是对硬件的维护等，这一笔花销甚至不到增加一个员工所要支付的工资。所以，当企业处于以上所说的发展瓶颈的时候，就应该考虑使用一套计算机系统来辅助工作。只有这样，企业才能提高工作效率，使企业有调步稳地发展壮大。而现在，奇正集团正处在这么一个发展的关口，为了突破这个瓶颈，他决定开发一套系统来取代现在在财务结算方面的人工操作，提高企业每个月末的结算速度，使企业真正向现代化看齐。 本论文是在参加奇正集团的一个ERP系统开发的基础上完成的，主要介绍了远程销售管理系统的分析、设计及实现过程。第二章 远程销售管理系统系统分析本章主要是介绍远程销售管理系统系统分析过程。首先对企业现行的业务流程进行分析，找出存在的问题。接着对这一问题提出相应地解决方案，也就是设计新系统的业务流程，最后用数据流程图以及数据字典提出新系统的逻辑模型。2.1现行业务流程及存在的问题 在（新、旧）业务流程图中各个符号所起的作用，如图2-1。处 理内部实体表 单业务流向外部实体图2-1 业务流程图符号说明 奇正集团作为一个年净利润在几百万的国有大型企业，它们有着自己的一套销售管理方法，如图2-2。总部销售行政大区行 政客户当月销售记录原始流向单 制作核对销售渠道每月商业流 向 单图2-2 现行业务流程图现行的业务流程如下：销售渠道（经销商、分销商）将每个月的销售记录（即每月商业流向单）派人送给大区行政。大区行政得到流向单后，要对流向单进行核对，若发现问题，就要及时更正，在核对无误后，将各个销售商送来的商业流向单汇总，制作成原始流向单。原始流向单交送给总部销售行政，由他们来根据原始流向单制作各个客户当月的销售记录，以供之后查询。并且手工的制作各个药品的销售数据明细，以及汇总明细。以上过程均由是用手工完成的，可想而知如果是在业务繁忙的月份，这一过程将会需要很长的时间，这对企业来说是非常不利的从企业的角度来说，企业无法按时结算出当月的销售数据，那么就不知道下个月份应该如何调配各个地区的产品数量。比如在北京大区，在刚刚结束的3月份里，某种药品的销售情况非常的好，甚至有供不应求的情况出现，那么，总公司在得到这一数据之后，经过分析，就会对下个月的北京市场投放更多的产品。而相对来说，另外一种产品出现了供大于求的情况，那么，就应该减少这种产品在北京的投放量，企业所作出的决策完全以统计的数据为依据。所以说，能否及时地统计出这些数据，对公司制定下一个月的销售计划起着至关重要的作用。在现行的统计方法中，存在着相当大的弊端。由于整个过程都是由人手工完成，这就很难体现效率了排除各种意外因素不谈，单单是在数量上，就可以充分地体现了。一个大区少则几十个经销商和分销商，多则上百个，全国总共分为十个大区，总部要针对每一个客户进行当月的销售记录进行统计，还要制作各种明细报表及汇总报表，可想而知这个工作量是相当大的。若是纯人工的工作，公司要雇用相当多的人力，相应的公司的成本就会提高很多。显然这是公司最不愿意看到的。从各个大区的角度来讲，他们要投入相当的人力对销售渠道送来的商业流向单进行核对并修改错误的地方，这些人力物力的成本也是相当高的。如果说雇佣这些人来是专门为了核对单据的话，那么在核对完之后，人员的闲置率就相当高了。但是如果不雇用人员的话，就要从现有的人员中抽调一部份来完成这个工作，这样市场人员有少了，而各个大区的主要工作就是扩展市场，所以这就明显违背了他们的工作主题。从上面的分析可以看出，现行的这个流程很大程度上制约了公司的进一步发展。对于一个药品销售公司，他们最主要的工作应该是改善产品的质量，提高产品的市场竞争力，不断地开阔新的市场，提高产品的市场占有率，而不是为了统计销售数量。当然，这些数据对于公司也是非常重要的，但是不应该以提高公司的成本为前提，那么，如何才能既不提高公司的成本，又能高效地完成这些重要数据的统计工作呢？当然使用计算机来取代人的工作是最好的方法了。 2.2新系统业务流程以上对现行销售管理的流程进行了简单的介绍，分析出了现行系统中存在的问题，接下来在设计新系统模型时，就要充分考虑到这些问题。新系统应能够及时地得到销售数据，及时地统计出公司所需的数据，及时地查询出指定的数据信息。“及时”是信息系统的主题。以下就是针对现行业务流程中的问题提出的新系统的业务流程。如图2-3。销售渠道每月商业流 向 单总部销售行政原始流向单 核对上传待确认流向单 大区行 政正式流向单 总部销售行政客户当月销售记录制作图2-3 新系统业务流程图从图中可以看出，在新的业务流程中，改变的地方比较多：销售渠道将每月的商业流向单直接通过互联网邮件的形式发送给总部销售行政，由总部的人员来进行核对。这个核对是一个初步的核对，在确认数据上没有大的出入之后，形成了原始的流向单。总部人员将原始流向单上传至服务器。在服务器上的流向单被称作待确认的流向单。所谓待确认就是说，总部人员只是粗略地对商业流向单进行核对，而其中的数据还需要各个大区的大区行政确认后，才能得到最后的正式的流向单。所以，总部在上传了原始流向单后，大区行政要在规定的时间内，去确认自己所在大区的原始流向单中的数据是否准确，在大区行政确认过之后的流向单就是正式的流向单。总部销售行政根据正式的流向单制作客户当月的销售记录。以及生成各种销售明细、汇总明细。在这个流程中，都是用计算机网络来实现的。每个月，经销商和分销商通过电子邮件的方式，将他们的销售记录（即每月商业流向单）发给总部销售行政。总部将这个销售记录下载下来，对所有这些流向单进行初步的审核，在确认没有什么太大的出入之后，将这些流向单上传到服务器上。当所有的流行单都上传完之后，总部会在他们的网站上公布之一消息，要求各个大区行政在指定日期之前对自己所辖大区的流向单进行核对。这样各个大区行政在看到这一消息后，就可以到网上来查看自己大区的流向单，若发现有不正确的数据，他们可以对其进行修改。在指定的日期过后，总部就会用这些正式的流向单来制作客户（就是各个具体的药店、医院）当月的销售记录，供以后查询，以及生成各种明细报表。整个过程全部通过计算机来实现，通过计算机来取代人工之后，不仅工期有了保证，也大大降低了公司的运营成本。在这个流程中，公司不再需要太多的人来进行这方面的工作，而只需
