服务部日常办公行为准则
服务部日常办公行为准则JG/QD-307- -2012版本A/0实施日期2012年 月 日第 1 页 共5页编制人更 改 记 录修订版处 数更 改 依 据更 改 人更 改 日 期审核人批准人一、爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报处理结果，做到件件有着落，事事有回音。二、严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退、不缺勤、不旷工，自觉遵守公司考勤制度，有事及时请假。请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。三、公司内着装整齐，不允许穿戴奇装异服，男性不允许穿背心、短裤，女性不允许穿紧身、暴露、过于性感的服装。男性不允许留长发，女性不允许浓装艳抹。四、在办公室坐姿要端正，不允许将腿脚搭在桌椅上；站立时不要身倚墙壁、柱子等；不允许在办公室躺卧。五、上班期间必须佩戴工作牌。工作牌严禁转借、复制、伪造和涂改，丢失要及时补办及赔偿。六、上班期间严禁擅离职守，外出办事必须提前向上级汇报申请，告知去向，并保证通信畅通，便于联系。七、尊敬领导和同事，服从上级、同事之间友好相处、待人真诚、同舟共济、互相团结，主动复核上级布置的工作任务，不断提高自已的工作技能及工作效率，精益求精，务求使工作顺利完成。八、公司内与同事相遇相互问候或点头行礼表示致意，与公司领导相遇应停止行进，要问候或点头行礼。九、进入办公室前应先敲门示意，严禁在未经上级同意的情况下进入经理/主管办公室或存放有重要物品、公司产品等特殊部门。十、自觉遵守各项保密规定，严守保密纪律。积极参加各项活动，维护企业荣誉和形象。十一、严禁在未经上级批准的情况下将公司财物私自带离。十二、未经有关人员允许不能随意翻看、查找或擅用他人用品、调换他人计算机的部件，如江苏久工重型机械股份有限公司管理制度文件服务部日常办公行为准则版本0实施日期2012年 月 日第2页 共5页鼠标、键盘等。十三、工作期间不脱岗。严禁大声喧哗、打闹，禁止传播“小道消息”，要“懂规矩”。不该说的不说，不该做的不做，不该问的不问，做到办事有规距，不能破规矩。十四、不在办公时间串岗闲聊，不允许在办公室吃东西、喝酒及做与工作无关的事宜。十五、严禁在工作期间利用公司电脑闲聊与工作无关的事宜，严禁打游戏、听音乐、看视频及登陆与工作无关的网站网页。十六、各级部门经理/主管应以身作则，率先垂范，不断加强自身修养，提高团队凝聚力。十七、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。十八、诚实守信，言行一致。做到“今日事、今日毕”，“当日情、当日报”。十九、使用礼貌用语进行公司内部及外来人员的交流，接待时需统一使用文明礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您？”；待来访人员离开后及时整理好接待区域，将所使用的物品归位。二十、关爱集体，爱护公共财物，公私分明，做到不侵占、不损坏；当发现他人有侵害行为时，应及时制止或检举揭发。二十一、勤俭节约，长时间离开办公室，须关闭电脑和其他办公设备。二十二、自觉保持办公环境的整洁有序，离开座位时，将椅子推进桌斗并保持桌面洁净。下班前必须关闭本职及临近位置的各类电源、电器及门窗。最后一位离开公司的人员必须检查办公室的所有电源是否已经关闭。来宾接待一、本着热情、周到的原则，认真做好来宾接待工作，给来宾留下良好印象。二、当客人来访时，应主动从座位上站起来，礼貌询问来访事由，如有具体业务应引领至相关部门，如探访领导，应先请客人在办公室接待区等候，告知被探访领导，经同意后引领至领导办公室。如领导无意会见，应委婉谢客，请客人另约时间。注意应始终面带微笑。切忌态度生硬。三、客人落座后，应及时为其送上饮料。递送水杯应把水杯把手递向客人，退后一步后再转身退出。江苏久工重型机械股份有限公司管理制度文件服务部日常办公行为准则版本0实施日期2012年 月 日第3页 共5页四、客人来访应注意介绍礼节。介绍行为应大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性，将本国人介绍给外国人。介绍同行人员应先介绍级别高的，再按职位高低依次介绍，也可以先介绍女士或年长者。五、递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。六、与人握手时应注意：愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。电话礼仪（一）重要的第一声当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中，只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是久工公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，接听及拨打电话应使用礼貌用语：“您好！这里是江苏久工”；通话中要态度谦和，语音适中；通话内容要简明扼要。来电时，须在电话铃响三声内接听。当遇到自己不熟悉的业务时，不可直接回答：“不知道！”，并及时向上级领导或相关人员请示后再给予答复；通话结束时应等对方先挂电话，不允许抢先挂断。（二）要有喜悦的心情打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。（三）清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。江苏久工重型机械股份有限公司管理制度文件服务部日常办公行为准则版本0实施日期2012年 月 日第4页 共5页如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。（四）认真清楚的记录随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指 When何时 Who何人 Where何地 What何事 Why为什么 HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。（五）了解来电话的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。（六）挂电话前的礼貌要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。二、使工作顺利的电话术（一）迟到、请假由自己打电话；（二）外出办事，随时与单位联系；（三）外出办事应告知去处及电话；（四）延误拜访时间应事先与对方联络；（五）用传真机传送文件后，以电话联络；（六）同事家中电话不要轻易告诉别人；（七）借用别的单位电话应注意，一般不要超过十分钟；遇特殊情况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。文件管理一、文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，语言简洁，通俗易懂。江苏久工重型机械股份有限公司管理制度文件服务部日常办公行为准则版本0实施日期2012年 月 日第5页 共5页二、文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误。三、打印、发放文件必须经相关领导审核后方可印发。四、凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经总经理批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。五、打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅。六、印发文件要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。七、按照档案管理工作要求，及时做好各类文件归档、留存及销毁工作会议礼仪规范一、着装整洁大方。 二、 提前到场。事先阅读会议通知，提前到达会场，自觉签到，不得早退。三、 保持安静。进入会场后，将移动电话关机或置于静音状态，不随意接、打电话，如确实需要接、打电话，应轻步走出会议室。 四、专心聆听。做好记录，不与周围的人私下小声说话或交头接耳，不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。 五、切题发言。发言要先做好准备，发言次序遵从议程表或主持人的安排。发言音量适中，以参会人员都能听到为宜；发表见解要言简意赅，不脱离主题。 六、文明礼貌。会议结束，让上级领导、客人先离开会场。离开会场时，座椅归位，清理好自己区域内卫生。
