XX地产集团印章管理制度

XX地产集团印章管理制度为加强对集团公司系统各类印章的管理，明确印章工作流程和使用权限，保证印章的安全妥善管理和正确使用，根据集团公司快速发展的管理需要，特修订本制度。一、印章的重要性及分类1、印章的重要性：印章是印信凭证的一种，是公司行使权利的象征。盖印，标志着文书生效和对文书负责，具有极强的合法性和权威性。印章代表着企业领导的意志，无论是公文还是一般信件，只要加盖公章，就产生了法律效用。印章须严格管理，以免造成不良影响或无法挽回的损失。2、印章分类：本制度中所指印章主要是公司公章和各部门印章。（1）公章：公司必须向公安机关登记备案的具有法律效力的印章，包括公章、合同专用章和财务专用章。（2）部门印章：刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。二、印章的制发、更换与领取程序 （一）印章的制发、更换程序1、所有印章都须由档案中心负责到公安部门指定单位统一刻制。2、凡集团各单位或部门刻制印章，须提交刻制申请。刻制部门各项业务所需的条形章、个人签名章等，部门负责人审批即可；部门级印章的刻制、更换等，须上报主管领导审批；公司类印章的刻制、换发、补发等工作，须按照公司管理规定上报董事局领导审批。3、集团下属新成立分公司印章的刻制、换发、补发等，均须上报本公司董事长或总经理审批。基本印章（公章、合同专用章、法人代表私章、财务专用章）刻制完毕后，印章印模须于3个工作日内送集团档案中心备案，并从刻制之日起执行相关使用规定。（二）印章领取程序1、法人代表私章、财务专用章由财务中心统一管理，领取时，须由公司财务部门负责人与行政部门负责人共同领取。2、领取部门印章时，必须由申请部门助理级以上人员或者本部门印章管理员亲自领取。3、下属公司公章由档案中心统一管理，领取该公司公章时，须由档案中心派驻印章管理员与该公司行政部门负责人共同领取。4、领取印章时，须办理印章领取手续，申请部门人员、档案中心印章管理员与档案中心负责人三方共同签名确认。更换印章的，还须将原印章交回至档案中心存档。三、印章的管理（一）印章管理原则1、确保印章安全：集团本部及各地区公司必须设立独立的印章室。公章必须存放于保险柜内妥善保管，使用完毕必须立即锁入柜内，防止被滥用或盗用，确保印章安全。如有遗失，必须及时向公司报告，并到对应公安部门报备。部门印章也须锁入柜内保管。2、坚持用印原则：印章管理员必须有高度的原则性，严格按照集团印章管理制度及有关办法用印。如遇制度规定外的特殊情况，必须书面或电话请示具有审批权的公司领导，不允许出现公司规定权限以外的非正常用印。3、规范使用印章：涉及印章管理每一个环节必须规范有序。（二）印章管理制度1、分级保管制度（1）公司对印章采取分级保管的办法，集团系统各公司公章由档案中心印章管理员管理，法人代表私章、财务专用章由财务中心管理，部门业务专用章由各中心、部门指定印章管理员妥善保管。（2）印章管理人员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上签名，交接单须存档处理。（3）遗失印章，须填写印章废止申请单，并呈公司领导批准，签批遗失处理意见及处罚办法。遗失公章和法人代表私章都必须到公安部门报备。2、用印审批制度（1）所有印章用印，都必须严格执行集团印章管理相关办法，按照公司现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，须以董事局领导书面签署的意见为准。（2）印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责任人均已签字确认才能用印。（3）用印审批权限划分参照表详见附件一。3、使用登记制度（1）印章工作有关表格均按照档案中心统一制表规范使用。（2）用印前，印章管理员必须认真检查用印文书有否进行登记及登记内容是否完整，包括：用印日期、用印申请人、用印份数、用印类别、用印事由、审批人等，确认无误后方可用印。（3）部门自行保管的各类业务章也须严格履行登记审批手续。 四、印章使用办法（一）用印流程（见附件二）1、不具独立法人资格、隶属集团本部管理的部门或单位用印；2、具有独立法人资格的下属公司和地区公司用印；3、部门印章使用审批人为本中心或部门负责人。（二）用印要求1、基本管理规定（1）任何部门在启用印章前，均需办理领取手续，填写印章领取登记表，接受相应的责权告知。（2）所有与印章有关的业务，如印章刻制、领取、换发、使用、携带出外、废止等，均须到印章室领取档案中心制定的统一表格。（3）印章室应严格管理，非本公司人员严禁进入印章管理室。如确因工作需要，须由经办部门人员陪同。（4）用印前必须履行用印程序，且立项审批环节完备。申请使用的印章必须与文件、材料的落款名称一致，不符者不得用印。（5）印章管理员严禁违规使用印章。凡违规使用印章的，一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它任何形式的纠纷，均由违规使用印章者承担全部法律责任。同时，公司将视其情节轻重，给予相应的行政或经济处罚，触犯法律的移送司法机关处理。2、用印事项要求（1）用印申请人须认真、详细填写印章使用申请表里的各项内容，字迹工整，而且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。（2）同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝“一次审批，重复使用”的投机行为。（3）出现急需用印的文书，但该文书的审批权人未及时签字的情况，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。（4）用印后，该印章使用申请表作为用印凭据，由印章管理人员留存，定期整理后交档案室存档，任何人严禁私自涂改、篡改、损坏或者撕毁原始记录。（5）员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核，并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关董事局领导同意后方可用印。3、有关业务要求（1）使用公司证照复印件需加盖公章时，必须写明用途，且印章须骑压公司名称。（2）复印件与原件相符的文件，只要注明用途（政府部门等有特别要求的除外），报本部门负责人签字确认即可用印。（3）涉及合同类用印，须仔细核对合同文本五大关键要素：A、甲乙双方名称是否与审批表内填写内容完全一致；B、合同文本金额是否与审批表内合同金额完全一致；C、该合同审批是否符合最新管理权限要求；D、合同审核流程是否完备，最终审批人是否都已经签署明确的“同意”意见；E、合同文本落款处必须由立项部门负责人或者公司董事长签名，并核对签订日期是否填写。（4）不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊情况，集团本部和下属公司须报集团总裁或者董事长批准，地区公司须报本公司董事长批准。（5）携公章外出工作规定A、公章的使用必须在印章室内进行，如因工作需要将印章带出印章室外使用的，应事先填写印章借用审批表，经董事局领导或分公司董事长批准后由至少两人共同携带使用，原则上档案中心须安排专人亲自至现场监印。B、如经董事局领导同意，由其他部门人员自行携印章外出用印的，印章管理员须封装后交给带章人。用章部门必须有两人同时在场，用印时当众拆封。用印完毕，现场封装，两人均须在印章封装口处签名确认。归还时，印章管理员须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。若借用印章超出预计归还的时间，则应注明延迟的原因。C、凡借用印章外出用印，均须严格按照印章借用审批表上所填事项规范用印。如遇超出申请范围以内的事项，均须电话请示董事局领导，事后须及时补办手续。否则，一律视作越权用印，一经查实严肃处理。（三）用印规范1、印章一般盖于公司名称、部门名称的中部，印泥要匀，落印要稳，确保印迹端正清晰，不漏盖、不多盖。印痕骑压年月。2、介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。3、由合同部审核过的合同、协议，须骑缝盖合同审核章；招标中心立项的合同须骑缝盖招标文本审核章，骑缝章盖齐之后方能盖甲方公章。4、用于存档的合同、协议，还须连同审批表一起骑缝盖章。五、印章的作废和销毁1、印章的作废包括不适用作废、磨损作废和遗失作废等。2、经确认作废的印章由使用部门提出作废申请，将作废印章交回档案中心封存；如需销毁的，填写印章销毁申请表统一交至档案中心，经公司领导批准后方能销毁。公章、法人代表私章和财务专用章的作废都必须到公安部门报备。3、如因机构变动等原因停止使用的印章，应将原印章交回档案中心封存。封存印章尽量保管半年以上再按规定办理。六、印章管理处罚规定（详见附件三）七、附则1、本制度为2008年第一次修订版，印章管理办法以本制度为准，解释权归集团档案中心。2、集团下属及各地区公司派驻档案室，根据本制度制定本公司印章管理细则，经集团档案中心审定后报本公司董事长审批执行。3、本制度从下发之日起执行。附件一：印章使用审批权限参照表附件二：印章使用工作流程一、不具独立法人资格、隶属集团本部管理的单位或部门用印流程1、经办人填写印章使用审批表；2、经办人所在部门或单位负责人审核，上报具备审批权限的集团公司领导审批；3、印章管理员审阅核实用印内容与公司领导批示意见是否相符；在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。二、具有独立法人资格的下属公司和各地区公司用印流程1、经办人填写印章使用审批表交部门负责人审核；2、根据权限要求，上报本公司主管领导审核；3、根据权限要求，上报公司董事长审批，根据集团制度要求报集团领导审批的文件，必须上报具有审批权限的集团公司领导审批；4、交本公司档案室印章管理员核准用印。印章管理员审阅核实用印内容与公司领导批示意见是否相符；在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。附件三：印章管理处罚规定一、对于印章管理人员1、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，无论是在印章室内使用还是携印章外出工作，如果是因人为保管不当、责任意识不强导致遗失印章，每次扣罚印章管理员或携章外出的临时印章保管员当月奖金200-500元。2、用印须严格执行集团各类管理文件的规定，未执行审批流程或者流程未执行完毕便用印，按公司失职问责处理。3、坚持原则是印章管理工作的关键，任何因迫于压力、原则性不强导致的错误用印，按公司失职问责处理。4、明知违规而用印。明知相关手续不齐全却仍然违规用印，造成工作失误，每次扣罚当月奖金1000元，情节严重的一律予以辞退。5、公司下发的最新文件是印章管理的工作准绳，没有及时、认真和深入学习，不了解审批权限又没有积极求证便胡乱用印，导致出现工作失误，按公司失职问责处理。6、不负责任而用印。印章管理员在核准用印时，没有仔细核对用印文书名称、涉及金额与审批表是否完全一致，盲目用印导致用印失误，按公司失职问责处理。7、印章管理工作的各类原始审批记录均须存档保管，擅自涂改、篡改、损坏、撕毁印章工作各类用表，每次扣罚当月奖金300-1000元，情节严重的给予降职降薪处理。8、使用印章须谨慎严格规范，因粗心大意导致印章错盖，每次扣罚当月奖金200元。二、对于公司其他员工凡本公司员工，均须严格遵守印章管理各项规定，如有违规，按公司规定进行失职问责：1、利用职务或工作便利谋取私利而欺骗性用印，例如隐瞒真实用印意图，故意漏登、错登用印事项等，性质最为恶劣，按公司失职问责处理并进行行政处分。2、以文件公司下发的规章制度是公司