第3章 总账管理

第3章 总账管理,3.1 系统概述 3.2 总账管理系统初始设置 3.3 总账管理系统日常业务处理 3.4 总账管理系统期末处理,总账管理-系统概述,地位 会计信息系统的核心子系统 功能 初始设置 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理,总账管理-数据关系,总账管理系统与其他系统的数据关系,总账管理-业务处理流程,总账管理系统的应用流程,总账日常业务处理,框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成,总账管理-业务处理流程,总账管理系统的应用流程,总账期末处理,总账初始化,总账管理-业务处理流程,总账管理系统的应用流程,开始下月业务,总账日常业务处理,总账管理-初始设置,控制参数设置 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他,选项设置-凭证,总账管理-初始设置,总账管理-初始设置,选项设置-凭证 制单控制 制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期 支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示 可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单,总账管理-初始设置,选项设置-凭证 凭证控制 现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额 自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号 凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。,总账管理-初始设置,选项设置-凭证打印 合并凭证显示、打印 选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录 打印凭证页脚姓名 决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。,总账管理-初始设置,选项设置-权限 制单权限控制到科目 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目 制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。,总账管理-初始设置,选项设置-权限 凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。 出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。 允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。,总账管理-初始设置,基础档案设置-财务信息,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-外币,2。选择固定汇率，输入汇率,1。输入外币基本信息，确认,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-凭证类型,填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息,会计科目体系设计的原则 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 凡是报表所用数据,需从系统取数的,必须设立相应科目。 会计科目年中要保持相对稳定。 要考虑与各子系统的衔接。,总账管理-初始设置,会计科目-满足报表的编制要求 企业需要上报哪些报表? 对外：资产负债表 利润表 现金流量表 对内：管理费用明细表,总账管理-初始设置,科目设置: 6602 管理费用 660201 招待费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 660202 差旅费 660203 邮电费 业务处理: 计入相应明细科目 报表编制: 查询明细账,二级明细科目表示-项目栏目,三级明细科目表示-项目对象,管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成,总账管理-初始设置,科目设置: 6602 管理费用 660201 招待费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 660203 邮电费 部门核算 业务处理: 计入科目、辅助核算项目 报表编制: 查询部门辅助账,二级明细科目表示-项目栏目,部门目录,管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-新增会计科目,总账管理-初始设置,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-指定会计科目,只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-项目目录 增加项目大类,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-项目目录 定义项目级次,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-项目目录 选择项目核算科目,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-项目目录 进行项目分类定义,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-项目目录 增加项目档案,基础档案设置-收付结算,总账管理-初始设置,总账管理-初始设置,基础档案录入-收付结算-结算方式,在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）,总账管理-初始设置,数据权限设置-数据权限控制设置,选择对“部门”进行数据权限控制,总账管理-初始设置,数据权限设置,设置用户“田晓宾”可以对“销售一部”的数据进行“查询和录入”,总账管理-初始设置,准备期初数据 为什么？ 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,总账管理-初始设置,总账期初余额准备 准备总账各科目的期初数据 年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,总账管理-初始设置,总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。 如何准备？ 应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理,总账管理-初始设置,总账期初余额录入 末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。,总账管理-初始设置,总账与辅助账的关系,总账管理-初始设置,期初试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。 凭证一经记账，期初数据便不能再修改。,总账管理-日常业务处理,凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总,出纳管理 出纳签字 现金/银行日记账查询 资金日报 支票登记簿 银行对账,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 表头 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号 凭证日期：默认登录系统时的业务日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要：每个记录行都要有摘要 会计科目：必须选择末级科目 金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账,要求输入辅助核算： 结算方式 票号,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账,如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-外币,系统自动带出汇率 输入外币金额 系统自动计算人民币,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-数量,输入数量和单价，系统自动计算金额,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-部门,输入部门信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-个人往来,输入个人信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-项目核算,输入项目信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-凭证复核 出纳签字 前提： 在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字” 在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 主管签字 前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字” 审核凭证 是必须环节 制单人与审核人不能为同一人 可以单张审核也可以成批审核,总账管理-日常业务处理,凭证管理-凭证记账 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记账过程一旦中断系统可自动恢复,总账管理-日常业务处理,凭证管理-恢复记账 激活“恢复记账前状态” 在对账界面Ctrl+H 取消记账 “凭证”-“恢复记账前状态” 恢复最近一次记账前状态 恢复到月初状态（只有主管有权） 注意事项 己结账月份的数据不能取消记账,总账管理-日常业务处理,凭证管理-修改凭证 修改方式 无痕迹修改 对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字） 在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改 有痕迹修改 对象：已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 修改内容 凭证类别和凭证号不能修改 能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,总账管理-日常业务处理,凭证管理-作废/删除凭证 对象 未审核未签字凭证 规定 作废凭证不能修改、不能审核 应参与记账，否则月末无法结账 删除凭证 对作废凭证进行“整理”即可删除,总账管理-日常业务处理,凭证管理-冲销凭证 对象 已记账凭证 方式 手工编制 系统自动编制,总账管理-日常业务处理,凭证管理-查询凭证,丰富的查询条件,总账管理-日常业务处理,出纳管理 现金/银行日记账/资金日报 支票登记簿 前提 设置了银行账 将结算方式设置为票据