联想业务支持部工作流程汇编

业务支持部工作流程汇编21目 录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程4名片制作流程图6生日礼品发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程8办公家具维修调整流程9办公区调整流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购置流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程17外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程21传真发送流程图开始急件！机密！CEO！传真发送工作规 定 确认、分类确认后先发送 市内 长途长途登记按来件顺序发送登记发送签字、确认原件是否保存 Y N保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始 传真收件工作规定 可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门判别 Y 急件 分部门放置于文件分类架中 机密件 CEO 立刻！ 每15分钟一次 N登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收费用统计、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加发送信件工作流程1、 部门确认2、 每月25号汇总3、 负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用统计补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写1、 本市件2、 外埠件3、 国际件1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹发送登记本需求发生Y信件收发管理规定N发送结束信函收取工作流程收取信件发生1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单分 检收发信件管理规定1、 收件地址2、 收件人核 对 Y办理退信手续有 误 N检验无误分类登记投 送收件登记本接收人签字收取结束电话接听工作流程 NY 无人接听电话记录前台接听程序规范被访问人暂离座位位前台接听辨别需求是否正当结束来电发生1、 员工语音信箱2、 代为转达联系方式礼貌谢绝恢复待命转接完成二次转接迅速转接 来宾接待工作流程来访需求来宾接待程序规范问明需求是否正当，作出反应保卫人员协助阻拦 N Y 电话联系被访问者礼貌请其离去 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导批准放行 Y需要进入办公区 来宾登记本请来宾在休息区等候办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡会见完毕目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束 访问结束有关部门员工全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始 通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定 N 会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“已预定”“布置会场，服务准备使用 时间未延长 时间延长在会务情况一览表上标出“使用”通知会务人员提前30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫更改会务登记表会务人员通知下一个单位在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束名片制作流程图 员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确 正确有误 退回更 改 N Y秘书将人名及相关信息交至行政管理员 管理员检查是否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N底样分部门存档电话询问及确定时间电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误 供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收 N电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放流程协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始检查记录每日检查有记录不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决发现问题现场纠正当时解决每月工作情况同保洁公司负责人交换意见经常出现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体要求更换保洁公司更换保洁员结束办公家具维修调整流程开始现场检查并对问题