国际贸易实战操作-第六章 签订购货合同与备货操作

第六章 签订购货合同与备货操作,【引例6-1】 2007年11月17日(周五)，Peter White 看了外贸业务员张磊当天发的改证函后，非常感激外贸业务员张磊，因为张磊有诚信的品质，不图小利，把信用证金额多开一事告诉他。于是马上按照张磊改证函的内容填写信用证修改申请书，向汇丰银行迪拜分行提出改证申请。2007年11月20日(周一)，中国银行湖北省分行商业银行通知张磊，汇丰银行迪拜分行的信用证修改书(Amendment to a documentary credit )已到。,第一节 操作原理及步骤,一、签订购货合同 1. 操作意义 (1) 签订购货合同是外贸企业落实货源的外在表现形式。 (2) 签订购货合同是企业出口贸易顺利完成的基本保障。 (3) 妥善签订购货合同是企业出口经营方案的重要组成部分。 2. 签订购货合同的注意事项 (1) 出口企业应根据国外客户需求，结合国际市场和国内市场行情签订购货合同。 (2) 购货合同要求内容完整。 (3) 购货合同要求文字规范、用词准确，充分利用合同条款保障购销双方的利益。,二、备货操作 (一)原材料采购跟踪 1. 原材料采购跟踪要求 1) 适当的交货时间 2) 适当的交货质量 3) 适当的交货地点 4) 适当的交货数量 5) 适当的交货价格 一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：多渠道获得商品报价；比价；议价；定价。 2. 原材料采购跟踪的流程 原材料采购跟踪流程如图6-1所示。 图6-1 原材料采购跟踪流程,1) 制作采购原材料辅料申请单 外贸业务员在制作采购单时应注意以下几点。 (1) 审查采购原材料辅料申请单。外贸业务员在审查采购原材料辅料申请单时应着重以下内容：适当的采购人。采购所需的内容，只有需要的部门最清楚，由部门以书面形式提出原材料的采购。确定原材料要求的内容，包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。以型号规格表明采购的标准。 (2) 熟悉采购的原材料。 (3) 价格确认。 (4) 确认质量标准。 (5) 确认原材料采购量。 (6) 制作采购单。采购单的主要内容有：原材料的名称，确认的价格及付款条件，确认的质量标准，确认的采购量，确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范和标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：交货方式、验收方式、处罚条款、履约保证、品质保证(保修或保险期限，无偿或有偿换修等规定)、仲裁或诉讼。,(7) 发出采购单。 2) 采购单跟踪 采购单跟踪是外贸业务员花费精力最多的环节，对于那些长期合作、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，外贸业务员则应全力跟踪。跟踪原材料供应商的生产加工工艺。 (1) 跟踪原材料。 (2) 跟踪加工过程。 (3) 跟踪组装检测。 (4) 跟踪包装入库。 3) 原材料检验 (1) 确定检验日期。 (2) 通知检验人员。 (3) 进行原材料检验 (4) 处理质量检验问题。,4) 原材料进仓 (1) 协调送货。 (2) 协调接收。 (3) 通知送货。 (4) 原材料(零部件)入库。 原材料的库房接收过程如下：检查即将送达的货物的清单信息是否完整(包括原材料的采购单、型号和数量等)；接收原材料，对应采购单进行核查；检查送货单据及装箱单据；检查包装及外观(注意原材料检验合格后才能卸货)；卸货；清点原材料；搬运入库；填写原材料入库单据(注意原材料检验合格才能填写原材料入库单)；将原材料入库信息录入存储信息系统中。 (5) 处理原材料(零部件)问题。 由于供应商或者外贸业务员的原因，原材料(零部件)在接收环节上可能会出现以下问题：原材料(零部件)型号与采购单中的要求不一致；未按照采购单中指定的原材料数量送货；交货日期不对；原材料的包装质量不符合要求。此类问题，外贸业务员应该与有关领导一同协调解决。,3. 原材料采购跟踪方法 外贸业务员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力，另一方面可及时掌握供应商能否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料(零部件)，以使企业的经营成本下降。 1) 催单的方法 催单的方法主要有按采购单跟催和定期跟催两种。 (1) 按采购单跟催。按采购单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。通常采用以下方法。联机法。将采购单按日期顺序排好，提前一定时间进行跟催。统计法。将采购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。跟催箱法。制作一个30个格子的跟催箱，将采购单依照日期顺序放入跟催箱中，每天跟催相应的采购单。(以上方法的目的是保证外贸业务员不因工作繁忙而遗漏重要事项。)计算机提醒法。利用微软OutLook系统中的日历安排计划功能，将每月需要办理的催单事项，输入日历。每天打开OutLook系统后，它会自动提醒外贸业务员当天需要办理的事项。 (2) 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的采购单整理好，打印成报表定期统一跟催。,2) 催单的规划 (1) 一般监控。倘若采购的原材料为一般性、非重要的商品，则仅作为一般的监控即可，通常仅需注意是否能按规定的期限收到检验报表，有时可用电话查询实际进度。 (2) 预定进度管理时间。比较重大的业务，外贸业务员可在采购单或采购合同中明确规定，供应商应编制预定进程表。 (3) 生产企业实地考察。对于重要原材料(零部件)的采购，除要求供应商按期递送进度表外，外贸业务员还可以实地前往供应商生产企业进行实地考察。此项考察，应在采购单内明确约定，必要时可派专人驻厂监督。 3) 催单的工作要点 外贸业务员要进行有效的催单，必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考核。 (1) 事前规划。具体包括：确定交货日期及数量；了解供应商生产设备的利用率；供应商提供生产计划或交货日程表；提高供应商的原料及生产管理；准备替代来源。 (2) 事中执行。具体包括：了解供应商备料情况；企业提供必要的材料、模具或技术支援；了解供应商的生产效率；加强交货前的催单工作；交货期及数量变更要及时通知；企业应尽量减少规格变更。,(3) 事后考核。具体包括：对交货延迟的原因进行分析并做好应对措施准备；分析是否需要更换供应商；执行对供应商的奖惩办法；完成采购单后对余料、模具和图纸等进行回收及处理。 (二)生产进度跟踪 1. 生产进度跟踪的要求 生产进度的基本要求是使生产企业能按订单及时交货。要及时交货就必须使生产进度与订单交货期相吻合，尽量做到不提前交货，也不延迟交货。生产进度跟单的流程如下：下达生产通知单，制订生产计划及跟踪生产进度。 1) 生产企业不能及时交货的主要原因 (1) 企业内部管理不当。如紧急订单插入，安排仓促，导致料件供应混乱，延误生产。 (2) 计划安排不合理或漏排。 (3) 产品设计和工艺变化过多。 (4) 产品质量控制不好。不合格产品增多，产品合格率下降，影响交货数量。 (5) 生产设备落后。 (6) 产能不足。,2) 按时交货跟踪要点 (1) 加强与管理人员的联系，明确生产、交货的权责。 (2) 减少或消除临时、随意的变更，规范设计和技术变更要求。 (3) 掌握生产进度，督促生产企业按进度生产。 (4) 加强产品质量监督以及对不合格产品和外协产品的管理。 (5) 妥善处理生产异常事务等。 2. 下达生产通知单 1) 落实生产通知单的各项内容 2) 协调生产通知单遇到的问题 3) 做好下述生产通知后的意外事件处理 3. 制订生产计划 外贸业务员应协助生产管理人员将订单及时转化成为生产计划，以便顺利制造产品。 1) 生产计划的制订 生产计划主要是依据订单要求、前期生产记录、计划调度以及产能分析制订的。其计划内容主要有各月份、各规格、设备及销售类别的数量，并且每月应修订一次。,2) 月度生产计划的制订 计划内容包括当月各批号、产品名称、生产数量、生产日期和生产单位的产量等。 3) 一周生产计划的制订 一周生产计划是由月度生产计划或紧急订单转换而制订的，它是具体生产安排及物料控制的依据。 4. 跟踪生产进度 1) 生产进度控制工作程序 (1) 外贸业务员通过生产管理部门每日的“生产日报表”统计，调查每天的成品数量及累计完成数量，以了解生产速度并加以控制，以确保能按订单要求准时交货。 (2) 外贸业务员可利用每日实际生产的数量同预定的生产数量加以比较，看是否有差异，以追踪记录每日的生产量。 (3) 外贸业务员发现实际进度与计划进度产生差异，应及时查找原因。如进度发生延误导致影响交货期，除追究责任外，应要求企业尽快采取各种补救措施，如外包或加班等。 (4) 企业采取补救措施后，外贸业务员应调查其结果是否有效，如效果不佳，应要求企业再采取其他补救措施，一直到问题得到解决。,(5) 补救措施无效，仍无法如期交货时，外贸业务员应及时联络境外客户并争取取得客户谅解，并征求延迟交货日期。 2) 生产进度控制重点 生产进度控制的重点如下：计划落实执行的情况；机器设备运行情况；原材料供应保障情况；不合格及报废率情况；临时任务或特急订单插入情况；各道工序进程；员工工作情绪等。 3) 生产异常的处理 发生各种生产异常，其影响最终体现于生产进度无法按计划进行。外贸业务员在生产过程中要掌握生产异常情况，及时进行跟踪工作。 (三)产品包装跟踪 1. 产品包装的类型 (1) 按包装材料分类。根据包装所用的主要材料，产品包装分为：纸包装、塑料包装、金属包装、玻璃包装、陶瓷包装、木包装、纤维织品包装、复合材料包装和其他天然材料包装等。 (2) 按包装容器分类。 (3) 按包装应用分类。,2. 产品的运输包装与销售包装 按包装在物流过程中的适用范围，产品包装可分为运输包装和销售包装。 1) 运输包装 运输包装又称大包装或外包装，通常又分为单位运输包装和组合包装(集合运输包装)两类。它是货物装入特定容器，或以特定方式成件或成箱包装。运输包装的作用有两个：一是保护货物在长时间和远程距离的运输过程中不被损坏和散失；二是方便货物的搬运和储存。 2) 销售包装 销售包装是直接与客户见面的包装，通常又有三种表现形式：一是便于陈列的销售包装；二是便于使用的销售包装；三是有利于增加销量的销售包装。根据产品的特性和形状，销售包装可采用不同的包装材料和不同的造型结构与样式。 3. 出口包装的主要材料 包装材料是指用于制造包装容器的材料，用于包装运输、包装装潢和包装印刷的材料，包装辅助材料以及与包装有关的材料的总称。在考虑选用包装材料时，必须兼顾经济实用和可回收再利用的原则，可回收再利用的包装即通常所说的“绿色包装”。,1) 木材包装材料 为了保证木材包装箱内不含任何有害昆虫，木质包装箱必须经过加热和烟熏处理。主要的包装用木材有红松、马尾松、白松、杉木、桦木、椴木和毛白杨。 (1) 木质包装箱的用材选择。出口常用的木制品包装有木箱、木桶和夹板等。较为笨重的五金、机械，怕压、怕摔的仪器、仪表以及纸张等商品大都使用这类包装。 (2) 出口包装用人造板材。人造板材的种类很多，主要有胶合板、纤维板和刨花板等。除胶合板外，所使用的原料均系木材采伐过程中的剩余物，如木削。 2) 纸质包装材料 纸质包装材料是当前国际流行的“绿色包装”所使用的材料。纸质包装材料包括纸、纸板及其制品，它们在包装材料中占据着主导地位。 (1) 出口包装用纸 包装用纸大体上可分为食品包装用纸与工业品包装用纸两大类，但有些包装纸既可用于食品包装，也可用于工业品包装。主要出口包装用纸包括纸袋纸、牛皮纸、鸡皮纸、玻璃纸、瓦楞原纸、仿羊皮纸和羊皮纸。其他包装用纸包括邮封纸、糖果包装纸、茶叶袋滤纸和感光防护纸。,(2) 出口包装用纸板 牛皮箱纸板。 箱纸板。 瓦楞纸板。 黄纸板。 白纸板。 3) 塑料包装材料 塑料是可塑性高分子材料的简称，具有质轻、美观、耐腐蚀、机械性能高