总经办行政制度培训

行政制度培训,总经办：楚文涛,前台：董楠 接听电话、邮件、传真及行政事务协助,总经办人员编制,总经办主任：楚文涛 行政事务管理,网络管理员：姚鹏 电脑、网络、电话、邮箱事务,总务管理员：李刚 总务、物业,司机：何超 出车任务,总经办文员：武燕 宣传、内务、资产、文案撰写,行政制度目录,计算机网络使用规范 严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息，对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息，在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的、政治性评论内容的、恶意损害公司及员工利益个人，处以200元-2000元/次罚款或解除劳动合同，情节严重者移交司法部门追究其法律责任。 严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS，NEWS，个人主页，WWW站点，FTP站点及各种文件服务器，严禁观看网络电视、浏览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容 。 未经总经办批准，任何人不得改变网络拓扑结构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。 任何部门未经许可不得在网上挂任何应用系统。 企业局域网上任何人不得利用计算机技术侵占用户合法利益，不得制作、复制、和传播妨害单位稳定的有关信息。,计算机网络使用规范 公司各级员工，任何时间，不得占用公司网络资源，下载与工作无关的任何内容，如电影、电视等。 禁止安装游戏软件：所有单机及网络游戏，如QQ游戏、远航、大富翁、街机游戏、CS、梦幻西游等等 个人必须服从公司总经办对计算机的管理，应按照要求设置编号、计算机名、用户名、IP地址、工作组等 公司内部如需要使用各种软件，可以访问techsoft无须用户名口令即可使用各类软件资源。 ,笔记本电脑的申请条件 （1）转正后的正式员工,且符合以下岗位要求的员工： 销售类：省区销售经理及以上管理人员和未设固定办事处的销售人员； 技术类：技术服务部的技术人员、需经常出差的研发和测试部的技术人员（需技术副总确认的岗位）； （2）其他员工：经公司总经理特别批准的特殊岗位工作人员。 （3）试用员工: 经公司总经理特别批准的试用员工。,笔记本电脑的申请程序 申请人员必须在OA上提出申请，写明申请原因，经部门负责人和主管副总审批后，人力资源部负责与员工签订笔记本电脑购买协议，由网络管理员审核配置，经总经办主任、行政总监及总经理审批后，财务部备案登记后，方可执行。,笔记本电脑申请配置： 如符合公司笔记本购买条件者，经网络管理员和采购部审核、估价，经各级领导签字方可执行。非销售类经理级以上人员及技术类员工购买笔记本电脑价值不得超过7000元，销售类人员及其他人员购买笔记本电脑价值不得超过5000元。购买笔记本电脑价格在允许的范围内，按实际购买价格补贴；价格超出允许的标准范围，按范围内的最高标准计算补贴。,笔记本电脑的补贴方式 如果员工自带笔记本电脑办公，并申请笔记本补贴，应进行折旧后再进行补贴，折旧率按照2%/月计算。自申请补贴批准后的次月分36个月平均补助完毕。 经批准享受个人出资购买笔记本电脑补贴的正式员工，从购买笔记本电脑当月起分36个月平均补助完毕。 经公司总经理特别批准的试用员工，在试工期间个人出资购买笔记本电脑的，自转正当月起，分36个月平均补助完毕。 补助金额统一按照购买笔记本电脑金额的50%计算，随当月工资一起发放。,电话管理： 总经办基本保证12个座位一部电话，14个座位一个分机号码。总经办根据使用电话频繁程度，适当调节。一般情况下，经理及其以上岗位人员设置单独分机，助理设置单独分机，同部门不同岗位或职责设置单独分机，对于同岗位或同职责设置合用分机。 电话权限分为：国际长途、国内长途、市话和分机四个档次（一般同部门三部电话以上原则上不可以同时开通长途权限，经理可开通，其它需特别申请。）员工可根据工作实际情况，申请开通电话服务，服务开通后，总经办将对由此产生的费用进行统计。,电话管理： 拨打公司内部分机，直接输入四位分机号码（详见通讯录）；拨打外线顺序应为9+市话号码/9+17909+区号+电话号码。 接听同办公室无人接听的电话，提机按#键即可抢接。 当来电需要转移到其他分机号码时，可迅速按闪断或挂机键，然后输入分机号码。 总经办每月将每部分机所产生的费用列成分类单据，以邮件形式公布，各部门应在不影响工作的情况下，严格控制费用。,邮箱管理 新入职的员工，由人力资源部办理完入职手续后，发邮件通知网络管理员开通邮箱，总经办根据其姓名设置简洁易记的邮箱名及初始密码回复人力资源部，由人力资源部通知个人。 邮箱开通后，使用者应先阅读邮箱使用说明及相关规定，并在72小时之内更改邮箱密码，否则因密码丢失引起的相关问题由使用者个人承担。 公司为每位员工所设定的邮箱大小为263G，附件为30M，当附件大于30M时，无法接收和发送邮件。建议附件超过5M时，通过其他途径传送，以免引起网络阻塞。,邮箱管理 公司为员工设置的电子邮箱，主要用于联系工作，原则上不允许用于工作之外的用途。 当邮箱密码丢失时，应由使用者本人通过邮件方式及时向总经办反映，经总经办核实后及时找回密码，避免造成不必要的损失。 员工离职时到总经办办理离职手续时，关闭邮箱。办事处员工离职时，由人力资源部发邮件通知总经办关闭邮箱。邮箱关闭后保留一周，一周后删除帐号及所有数据。,公司设立安全委员会，作为公司安全的领导机构，负责全公司的安全、保卫工作。 各职能部门负责人担任本部门生产安全和治安工作的领导者，负责管理和监督本部门的安全工作。各部门设立安全员，承担具体安全工作 各部门负责安全工作的主管领导为本部门社会治安的负责人，负责对本部门员工进行法制和安全教育，尤其是对新员工的入职教育，必须有安全一课，使每个员工遵纪守法，杜绝违法乱纪和扰乱社会治安的情况发生。 各部门要教育员工崇尚科学，自觉抵制等非法邪教组织及其歪理邪说的影响，抵制封建迷信和各种腐朽思想的影响。,宣传语公共舆论方面的安全管理规定 审核目的：秉承保密原则，确保公司内外部信息发布的准确、有效、安全 内部信息：OA系统、内刊、文化栏、展厅、内部文稿 外部信息：网站、外刊、外事活动稿件、新闻通稿 公司网站、对内、对外信息的发布审批流程：由总经理授权的部门所辖最高负责人审核、经总经理审批认可后由总经办执行。,劳动安全管理 下班及节假日时间非因相关领导批准的加班之外，公司所有员工不得在公司逗留，如违反此项规定留在公司，不论因何种原因引起的各种伤害及损失由员工承担全部责任。 用电安全管理 （1）不得使用淋浴器、空调、电暖器等大功率用电器。违者处以200元罚款 （2）禁止使用电炉、热得快、电热毯、红外线电暖器等，发现后除没收外，并处以100元罚款。 （3）任何员工不得使用办公电源设备烧水、做饭、取暖等，违者罚款200元。 （4）严禁盗窃灯管、启辉器等电器配件。 （5）加强节约用电管理，办公室、会议室等场所要制定安全节约用电制度，所属部门要指定人员负责。,办公配备,公用物品,复印管理制度 为了响应公司规范年的要求，总经办将复印机管理相关制度进行梳理，发现个别员工有复印机私用现象，为了杜绝此类现象再次发生，节约公司成本，经行政中心研究，决定将复印机密码进行统一更换。总经办已将密码通知各部门领导和助理，复印数量总经办将在每月月底进行汇总统计，并在OA上进行公布。 非公司业务的复印必须收费，收费标准如下： A4复印纸单面：1.00元/张 A4复印纸双面：2.00元/张 收费部门：公司财务部。,公司会议管理制度 会议准备：会议主持人、召集部门及应与会人员都应分别做好有关准备工作。 会议要求：1、要严格遵守会议的开始时间。2、要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3、要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。 会议纪要 公司级会议纪要，由总经理秘书负责整理成文，董事长或总经理签字同意后，下发执行。 系统会议纪要，由组织部门制定专人整理成文，系统副总签字同意后，系统内下发。 部门会议纪要，由部门助理负责整理下发。,快递和邮寄管理制度 目的：为了控制办公成本，减少浪费，特修订此制度。 公司快递和邮寄工作，由总经办统一管理。 需快递和邮寄的部门，须在OA发起快递和邮寄申请流程，经批准后，由总经办前台负责实施。 未经流程批准的，原则不予执行。,名片印制规定 适用范围：经理及以上管理人员、各级营销人员、需对外联系工作的业务和工程技术人员。 申请内容：姓名（中英文）、职务职称、联系方式（手机/座机/邮箱）、邮箱。 数量：每次一盒。 礼品领用流程： 申请人 部门经理 主管副总/总监 总经理 资产管理员（登记发放）,合同管理 价格规定 物业维修及综合服务 网络服务车辆管理 出入管理 环境卫生清扫 禁烟制度,总经办代表公司处理有关物业出租合同的各项事宜。 所有租房企业必须签订租赁合同并缴纳订金后方可入住。 总经办物业管理专人应根据合同付款方式按时向租房企业收取租金及其它费用。 公司保安负责对园区车位使用进行日常管理。 外来车辆原则上不允许在园区内停放 。 公司园区内、吸烟点以外区域禁止吸烟。 ,印章管理-总经理秘书、总经办 对于公司重大经济合同（合同标的在5万元以上）需使用公司任何印章时，须经法律专员与合同评审小组评议明确后报公司总经理审批后方可盖章；合同评审结束后可直接盖合同章，不用再提交用章申请。对于公司技术项目的鉴定，研发项目的合同事宜须使用公司任何印章时，须经公司技术副总以书面形式汇报并经总经理审批后方可盖章。,OA申请-审批通过-盖章 公司严禁开具空白介绍信、证明。如现场投标需改动个别文件页，可采用带走公司统一编号的盖公章的空白页面，事后应收回存档被更替页面，登记空白公章页面对应被更换页的用途，并且需第三方签字；盖公章的空白页面未使用完或未使用，必须交回公司，否则印章管理人有权建议处罚。,用车范围：公司重要客户和销售活动用车； 公司董事长、总经理用车；公司副总级管理人员用车；公司重要资料的报送和财务部提现用车；公司生产等紧急情况用车。 接机与送机。副总级以上人员出差，由公司负责机场接送，其他人员的出差需乘飞机的，可由公司派车送达民航班车站。如遇特殊情况需要接机或送机者，应提前申请，并经公司主管领导批准后办理。接送火车，副总级以上人员出差，可由公司派车接送。其他人员自行解决。,节假日期间，公司车辆一律封存，如需业务用车，需报主管副总批准后，由总经办主任予以安排。 在借用车辆期间如发生交通事故公司将对借车人处以罚款，罚款金额：事故费用扣除保险索赔费用×100% 各部门如有业务招待，一律由司机或允许的驾驶人员驾车，用车超过下午5时的情况，须由用车人事先通知总经办经理，方可继续使用。 所有婚丧和客户借车使用均需经董事长批准。,为了规范华海园区的车辆管理，杜绝车辆随意进出、乱停乱放等现象。经华海公司研究决定：实行车辆通行证管理，现将具体事宜通知如下： 进入华海园区的车辆必须办理华海产业园车辆通行证，实行一车一证及备案。 车辆进入园区时速不能超过5公里/小时。 车辆进入园区必须服从保安统一指挥，按规定统一方向停放。 车辆通行证不得转借，一经发现予以收回。 车辆通行证在华海总经办楚文涛处办理，办理时需交车辆行驶证复印件一份，押金20元。,收到接待任务相关信息后，报总经理秘书，确定当次接待负责人，接待负责人策划接待方案，并通知行政部相关的配合及通知，参考/按照接待流程表格确认填写必要的信息确保沟通到位，填好的接待流程表格一式三份，接待负责人一份，司机一份，秘书一份。接待结束后，司机所持的接待信息表上交行政部存档，接待负责人所持一份交企管部存档。,谢谢！,谢谢！,