【6A文】如何使用好OFFICE

如何使用好OFFICE,项目组 9月5日,菜单,WORD菜单,模板与加载,大纲视图,PPT菜单,EXCEL菜单,WORD总菜单,1 WORD基本操作的小技巧 2 字符，段落的设置 3 WORD中的一些高级应用 4 模板与加载项 5 制作组织结构图,6制作表格的技巧 7 样式的一些应用 8 大纲视图与主控文档 9 自动生成目录页 10 批注与修订 11 插入图表对象 12 邮件合并,1 WORD基本操作的小技巧,1.1保存文件 有的时候我们会发现文档变得越来越大，我们可以在保存的时候选“文件另存为”命令将把原文件以新的文档保存，并且WORD会对其重新整理，减少文档的体积。 1.2 打开文件 突然停电造成文档打不开怎么办？ “文件打开”，在对话框的”文件类型“下拉菜单先从任意文件中恢复”,如果有许多文件名相似的文件，可以在“打开”对话框”里面点浏览，预览自己想要找的文件。,1.3 页面设置 页面设置起美化文档的作用，它可以设置页边距、纸张大小、打印方向和版式等内容。操作如下： 单击“文件页面设置”，系统将弹出“页面设置”对话框。,WORD中以“磅”为默认单位，这不太符合中国用户的习惯，可以选择“工具选项常规”，然后在“选项”对话框中进行修改。 1.4 复制与粘贴 如果文档中有大量的相同或者相识的内容，可以用复制+粘贴的命令来完成。 粘贴完成后，可以看见粘贴内容右下角出现一个图标，可以在下拉列表中选择保存格式。,2 字符，段落的设置,2.1 选择文本 A 用文本光标拖动选择。在文本编辑状态下，用“I”光标在要选择的文本开始处单击并按住，然后向文本结束方向拖动，光标经过的地方，文本会高亮显示，表示这些文本被选中。 B 整行选取。当选择的文本刚好是一行时，则可以移动鼠标到文本的左侧，待光标反向显示的时候，则可以选择整行，单击后拖动鼠标可以选择多行，直至松开鼠标为止。,C 选择词语或段落。用鼠标直接在文本上双击，可以选择双击处文本与其左右相邻文本组成一个词语。在文本上三击，则可以选择三击处文本所在的段落。 D 执行“全选”命令选定所有文本。只需要执行”编辑全选“命令即可以全选所有文本。 2.2 应用字符格式 选中文字，使它为高亮显示，单击“格式字体”屏幕显示出“字体”对话框，我们可以在“字体选项卡”里进行各种设置。,在“字符间距”选项卡里，我们可以将字符间的间距加宽或者缩小。文本中每一行的文字都在一条水平线上，如果想提升、降低某行或者一行中的特定几个字符，在“位置”下拉列表选择“提升”选项，并在“磅值”中选择想提升的数值，也可以直接从键盘输入数值。,2.3 段落的对齐方式 段落的对齐方式决定段落边缘的外观和方向，如左对齐、右对齐、居中、两端对齐或者分散对齐。 选定要设置的文本单击“格式段落”，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“对齐方式”文本框 右侧的 下三 角按钮，选择 要选择的选项。,2.4 换行和分页 当文字或图形填满一页时，WORD会插入一个自动分页符并开始新的一页。如果处理的文档有多页，要在特定位置设置分页符，可以通过设置分爷选项确定分页符的位置。其中包括“孤行控制”、“与下段同页”、“段中不分页”及“段前分页”4个选项。,2.5 缩进段落 页边距决定页面中所有的文本到页面边缘的距离，而段落的缩进和对齐方式决定段落如何适应页边距。一般来说，可以在输入文档的同时，用空格来缩进段落，如果要更精确地设置缩进，可以选择“缩进和间距”选项卡中的选项进行设置。 在选项卡中的“特殊格式”列表中，单击“首行缩进”，可以设置转行时缩进的字符数。,2.6 用工具栏快速设置段落格式 在工具栏上，有设置段落格式的按钮，我们可以利用这个来快速格式化段落。,3 WORD中的一些高级应用,3.1 拼写和语法检查 在默认情况下，WORD在用户键入文本的同时自动进行拼写检查。用红色波形下划线表示可能的拼写问题，用绿色波形下划线表示可能的语法问题。 要启用自动拼写和语法检查功能先要单击“工具选项”打开“选项”对话框，打开“拼写和语法”选项卡。勾选“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框，然后选择确定。,3.2 字数统计 使用“字数统计”可以快速统计文本字数，段落数、行数和字符数等。 要进行字数统计，单击“工具字数统计”，然后弹出了对话框，里面显示了整篇文章的各项参数。,3.3 查找、查找和替换以及定位 当用户编辑的文档较大时，要查找或修改一些内容就会变得比较繁琐。用WORD的查找和替换、定位功能让这些操作更简单快捷。它可以对文字、格式、段落标记和其他项目进行查找、替换以及定位。 单击“编辑查找/替换/定位”即可以打开。,3.4 利用格式刷快速设置文字和段落格式 使用工具栏上的“格式刷”按钮 可以快速设置文字和段落的格式。 选中要提取格式的文字/段落，单击”格式刷“按钮，拖动鼠标选择要改变的文字/段落就可以设置了。 当用户操作的文档资料较多时，就更能体会运用格式刷设置的快捷了。但是当需要设置相同格式的不连续文本较多的时候，每刷一次都要重新执行一次格式刷命令也是比较麻烦的，可以选中已经设置好格式的文字段落后双击工具拦上的“格式刷按钮，就可以使其连续多次对其他文字进行设置。,3.5 制作图章 在批量打印一些公文时，为了使它显得更加正规。同时提高工作效率，可以在落款处连同单位的公章一起打印，利用WORD中的绘图工具可以轻松完成这个任务。 新建一个空白文档。单击“视图工具栏绘图”打开绘图工具栏， 单击工具栏上的 椭圆按钮 ，按住SHIFT键， 在页面上拖动出一个圆形调 整到需要到的大小，,右键单击圆形图，在右键菜单中选择“设置自选图形格式”选项。在“设置自选图形格式”对话框中，单击“颜色与线条”标签，在“填充”区域将“颜色”设为“无填充颜色”，在“线条”区域中将颜色设为红色，线形设为红色，线型设为实线，粗细设为3磅，如图，单击确定返回文档,单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮 ，打开“艺术字库”对话框，选择图中所示的艺术字形状，单击确定。在“编辑艺 术字文字”对话框中，输入 图章所要表示的公司名称 单击“确定”插入艺术字。,右键单击艺术字，在右键菜单中选择“设置艺术字格式”命令，在“颜色与线条”选项卡中将“填充”和“线条”区域中的“颜色”都设为红色。 为了便于调整画布上的艺术字，用鼠标双击画布边框，弹出一个“设置绘图画布格式”对话框，切换到“版式”选项卡，单击“浮于文字下方”选项，如图，这样就可以 在同一张画布上任 意调整它的位置和 形状了。,单击“视图工具栏艺术字”选项，显示“艺术字”工具栏，再单击“艺术字”工具栏上的“艺术字形状”按钮，从形状列表中选择“细上弯弧”选项。 拖动艺术字的某一角上的圆形控点，把它调整成圆弧型，再拖动艺术字左边的菱形控制点（黄色），调整好艺术字的环绕弧度。,单击“绘图”工具栏上的“自选图形星与旗帜”命令，选择“五角星”，拖动鼠标，在屏幕上绘制出适当大小的五角星形。右键单击图形，选择“设置自选图形”，设置好图案，移动好图案，使它们组合成一个图章，按住SHIFT键，从弹出的菜单中选择“组合组合”命令，图章完成了。,4 模板与加载项,4.1 创建模板 模板就是将各种类型的文档预先编排好一种文档框架，文档框架中包括一些固定的文字及段落格式等。当以某一模板为基础生成新文档的时候，所包含的格式就将自动生效，把用户的工作简化到只需填入相应的内容，从而提高了工作的效率。 WORD中的文档是以模板为基础的，模板的一个后缀名为.DOT的WORD文档，在这种文档中可以包含文本、图片、格式、样式、工具栏按钮、菜单选项以及快捷键等。,4.2 怎么建立模板 请假条在公司中常常会用到，而且它的格式大同小异，我们可以建立一个请假条模板，方便以后使用。 首先，新建一个空白文档，在里面把基本的必添内容添好，然后为文档加上“域”，在这里加“域”的重要功能是可以 提示使用者，插 入方法为单击“插 入域”，在弹出 的对话框里选择 “ Macro Button“，在 ”显示文字“里填上提 示文字。,添完内容（日期可以用域的DATE函数，这样按下F9更新域的时候就可以自动更新日期了），得到如下文件：,我们还可以在为文档美化，加上页眉，在上面打上我们公司的LOGO。单击“视图页眉和页脚”，叉入LOGO，用绘图工具栏的 把LOGO的背景色变为透明，然后插入文本框，打上公司名称，然后单击”文件页面设置版式边框边框“在里面设置边框颜色，然后在”应用于“下拉列表选择”段落“。,最后得出如下文件，按”文件另存为“，在”保存类型“下拉列表中选择”文档模板“，保存。,4.3 要使用模板的时候，我们可以点际“文件新建”。在“任务窗格上选择”本机上的模板“，也可以直接双击模板直接打开，WORD的模板默认放在路径MicrosoftTemplates里，我们还可以通过”Office Online模板“获取更多的模板。,5 制作组织结构图,5.1 组织结构图是用来显示层次的一种图示，我们在工作中常常会用到，我们在这里用两种方法来建立： A 单击”插入图示“命令打开”图示库“对话框，在”选择“图示类型”列表框中选择“组织结构图”，系统会按默认的样式将组织结构图插入文档的指定位置。,可以在上面右击图案，在弹出来的菜单添加“下属”或者“同事” 系统还提供了多种组织结构图的样式，我们可以通过单击“组织结构图”工具栏中的“自动套用格式”按钮 ，这样就可以用系统里自带的样式来美化组织结构图了。,B 我们还可以用绘图工具来画结构图。先按“矩形”按钮画几个矩形，然后按“自选图形连接符 ，划出连接符，美化一下，一个新的结构图就做好了。,6制作表格的技巧,6.1 表格的基本操作 合并单元格。选中需要合并的单元格区域，单击右键从弹出的菜单中选择”合并单元格“。 拆分单元格。选中需要拆分的单元格区域，单击右键从弹出的菜单中选择”拆分单元格“。 设置表格属性。单击表格左上角的选定控点选中整个表格，单击鼠标右键，从弹出的菜单中选”表格属性，打开“表格 属性”对话框。在里 面可以设置各种表格 的属性。,插入行、列、单元格。选定某一行后，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入行”，在默认的状态下将在该行之前插入一个新行。如果要将插入的行分为几列，除了用前面介绍过的拆分单元格的方法外，还可以单击“表格绘制表格”命令打开“表格和边框”工具栏，当指针变为笔的形状时，在需要的位置绘制边框线即可。还有一种插入行的方法，将光标插入点放入行的外侧，然后按回车键，然后在该行后面插入一个新行。,6.2 设置边框和底纹 选中单元格，右键单击选择“底纹”选项卡，在里面就可以设置表格的边框和底纹。,6.3 设置表格和单元格对齐方式 如果要设置整个表格在页面中居中，在“表格属性”对话框中选择“表格”标签，在“表格”选项卡中的“对齐方式”区域中单击“居中” 如果要设置单元格对齐方式，先单击表格选定控点，选定表格后单击右键选择“对齐方式，在命令下面包含了水平和垂直共9种对齐方式。 6.4 拆分表格 选定表格中需要拆分为新表的起始行，单击“表格拆分表格” 如果要取消对表格的拆分，只需要将拆分后的表格之前的空格删除掉，则拆分后的表格自动合并为一个表格。,6.5 标题行重复和禁止断页 如果表格跨页，表格分为两个，后一页的表格没有标题行，这样很不方便，我们跨页通过设置标题行重复来解决。首先，选定标题行，然后单击”表格标题行重复“，系统就会自动为后面的页加上标题行。 有时候我们不需要表格断 页显示，这样我们可以打 开”表格属性行“，取消 勾选”允许跨页显示“。,6.6 绘制斜线表格 在制表的过程中，斜线表头常常会遇到，我们可以通过”表格绘制斜线表头“插入。 有时候插入的表头 会比较凌乱，我们 可以右件单击表头， 选择”组合取消组 合，自己调节表头。,7 样式的一些应用,7.1 自定义样式 单击“