如何实现文档高效管理？会博通助您快速提升企业软实力 （会博通）

对任何一个组织，比如政府机构、企事业单位或非政府组织而言，其专有知识是其存在的基础与依据。同时，在现代经济中，知识和技术已成为生产力和经济增长的驱动力。知识的生产和开发已成为创造财富的主要部分，它不仅仅是指推动知识前沿发展，也包括所有知识活动中对各种类型知识的有效使用和开发。我们认为，对于知识管理，首先是要知道和了解，然后是尽可能广泛的获取各种各样的知识，取长补短，才能融汇贯通，学有所长、学有所用。知会、博取、融通综合知识管理系统简介如何实现文档高效管理？会博通助您快速提升企业软实力文档是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。一些企业已意识到这些问题，并找到各种文档管理解决方案，但是，他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。所以，关于文档管理，会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题：1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中企业文档管理，应该考虑到如何让员工在潜移默化中，直接利用文档管理系统去创建文档，并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理，以及后续的再利用。 会博通为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理，员工在文档创建之初就利用系统创建文档，并可启动对文档的协同工作（如编辑、校对、变更、审批等），形成成果文档后，可把成果文档，以及形成成果文档的管理痕迹（协同痕迹），一并分类保存到对应的文档分类中，从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。不管是合同、方案、报价、案例等等，各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式，帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链，将文档转变为企业的核心竞争力！2、企业怎样有序化、规范化的管理文档因为一般企业对于文档管理的误区，只停留在文档的存储与备份层面，但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。会博通一直都在研究用户在文档管理方面的痛点，认为以下几个功能是其中的关键：l 分类与属性的自定义每个企业对于文档的使用场景都是不一样的，所以导致有多种分类方法，有些企业以部门为单位分类，有些企业以文档类型来分类，并且，文档管理的规范性在于，可以对文档资料标注能定义其性质的属性，如发证机关、有效期等证照属性；合同金额、甲乙丙方等合同属性，会博通提供的分类与属性的自定义功能，可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的需求。l 管理权限要避免核心文档资料的恶意扩散，就需要确定员工权限的边界，文档应该按照其重要性定义不同的密级，会博通的授权体系是针对具体用户或组织实现的，可授予该用户/组织在某一文档分类中可访问文档的密级，以及对这些文档资料的使用权限，包括：条目（元数据）阅读、内容阅读以及增、删、改等，并可对本人和他人创建的文件进行区别授权。l 搜索平台搜索平台是现下最为便捷的查找方法，会博通搜索平台支持关键字、组合搜索条件或者是二次搜索，搜索结果受权限控制，帮助用户更快、更精准地找到所需要的文档资料。l 标准化借、还管理各个分支机构、下属公司或部门，众多文档使用人员，文档的在库情况，借出了在谁手上，借阅归还的情况如何，如果单单依靠人工管理，时间一长就不知去向。因此，企业应该按实际管理规定，按密级匹配制定借阅、借用、复印的标准化流程。l 版本管理与变更文档的变更应该采用标准化的管理流程实现，启动变更流程后，在变更未审定之前，该条信息不再容许修改和下载，只保留阅读权限。并且，变更一旦审批通过之后，新版本应该替换老版本，而老版本则存放在历史版本中，以便于追溯。而变更、过期处理等这些与文档维护、文档内容有关的工作安排，可以设定周期性的提醒事项，避免出现过期不得而知等问题。总之，没有最好的管理软件，只有最适合的管理软件，软件是管理行为的辅助工具，是需要配合企业管理制度共同实现的，在一定程度上也代表着管理者的管理思维以及管理理念。会博通文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系，在这一过程中，通过建立全新的文档管理系统，让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值，从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化，提升企业综合竞争力。