那些前台人员必须了解的接待礼仪注意事项

世界工厂网线上生态学院 那些前台人员必须了解的接待礼仪注意事项一个公司的前台接待是一个公司形象的象征，直接关乎着公司给别人的第一印象，是至关重要的岗位，所以，前台工作人员要格外注意自己的言行，牢记职场礼仪，为企业树立良好的形象。一、仪容仪态要规范1、前台人员每天要面带笑容，保持开朗心态；注重个人卫生，女同事要不化浓妆、穿着不浮夸，同时要保持口气清新，最好使用清新、淡雅的香水以适合近距离交谈。2、坐姿端庄稳重，站姿自然轻松挺拔，走姿大方得体有活力，目光友好热情，神情专注，手势优雅有礼。二、电话接听要礼貌1、前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2、在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话，并且准备好笔和纸，做好记录。接起电话首先要说“您好，XXX（公司名称，如果公司名称较长，应用简称）”，不要以“喂”开头。3、如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。4、对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。5、如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。6、另外声音要吐字清晰，保持愉快、充满微笑的声音；态度要尊敬、热情、亲切、客气、乐于服务；并且保持正确的姿势，如同对方就在面前一样。三、访客来访接待注意事项1、客人来访对公司来说都很重要，接待必须要有友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客微笑点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。招呼客人时，应点头致意并面带笑容。接待老客户更要加倍地亲切。客人离去时，要郑重道别。即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。2、有客人未预约来访时，不要直接回答他要找的人在或不在。而要告诉对方：“我去看看他是否在。” 同时婉转询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与自己的同事见面。陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司？未经上司同意，不要轻易引见来客。即使是事先有预约的来客光临，也要先通报上司(用电话联系或亲自前去报告)，等候指示。倘若没有预约，即使是你认为上司肯定会接见的客人，也不可擅自引见。3、接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓，不要随便乱念，必须询问对方。4、要事先了解上司是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：客户、工作上的伙伴，搭档、家属，亲戚、私人朋友、其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。5、如上司不在或一时联络不上， 应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另预约时间。如果对方表示同意，应向对方询问联络方式及空闲时间。不要在没取得上司的同意就就私自确认会面时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间?”6、如果你手头一时放不下，或上司一时无法接待来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候合情合理。请对方在适当的地方坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，使对方不会看到你办公桌上的文件。7、带路引导时要留意客人的步速。可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的们用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门，则应你先进，用手按住门，等客人进来后再松开门。松开门之前应说：“请进。”8、一般应该先把来客介绍给上司，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍上司。引见后除非上司要你留下，否则做介绍之后即要退出上司的办公室。9、制作来访登记卡。在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等等的卡片。世界工厂网线上生态学院：制造公司开展线上业务的加油站