020 社会责任验厂记录管理程序正文

东莞市某某塑胶制品有限公司程序文件记录管理程序文件编号WD-ICTI-P-020发行日期2005-12-01版 本/版 次A0管控状态受 控页 次第 4 页 共 4 页文件修订履历版本修订理由与内容简述修订日期拟定审核批准1. 目的: 对记录进行有效的管理,控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理,提供产品质量符合规定要求和体系有效运行的证据.2. 适用范围: 适用于质量体系与ICTI体系所有相关的记录控制.3. 责任:3.1管理者代表负责确保本程序完善、正确、持续地运行.3.2各职能部门负责本部门各记录表格的拟制.文控中心负责审定和编号。3.3各部门负责将有关记录收集、编目、归档、贮存、保管和处理.4. 名词解释:记录: 为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件.5. 程序:5.1记录:5.1.1 记录包括产品记录和体系运行记录.5.1.2 产品记录主要包括以下几类:5.1.2.1产品的检验和试验报告.5.1.2.2不合格产品及其处理记录.5.1.3体系运行记录主要包括以下几类(但不限于以下内容): 5.1.3.1内部审核报告和管理评审报告. 5.1.3.2供应商的批准记录以及评定其表现的记录. 5.1.3.3过程控制和纠正措施记录. 5.1.3.4试验设备和仪器的校准记录. 5.1.3.5人员的培训和资格记录. 5.1.3.6合同评审资料 5.2记录清单的拟制:5.2.1文控中心拟制记录清单.5.2.2记录清单说明保存部门、记录名称、记录编号、日期、保存期限等资料标识. 5.3记录的填写: 5.3.1记录的填写必须字体端正、清楚易辨认、真实有效。 5.4记录的收集:5.4.1各部门按记录清单进行记录的收集.5.4.2记录收集后必须妥善归档和保管,确保无遗漏或损坏. 5.5记录的编目和归档:5.5.1记录装订后应易于查找.5.5.2每个文件可加上贴纸标明所存的记录类别和范围.5.5.3记录可分类以其编码形式归档. 5.6记录的查阅:5.6.1查阅记录应经相关人员的同意.5.6.2当合同要求时,在商定期内记录可提供给客户或其代表评估时查阅.5.6.3查阅人应保护好记录,不得作任何标记,不得损坏记录. 5.6.4查阅后应交还.5.7记录的贮存和保管:5.7.1记录应存放于安全适宜的环境,以防止损坏、变质和丢失.5.7.2记录的保存期限按记录清单要求进行,没有规定的保存期限定为一年.5.7.3记录超过一定数量时,可用适当的用具装订起来集中存放(如包扎),但应加以标识. 5.8记录的处理: 当记录已过规定的保存期限,经部门经理/主任/主管同意后,保存部门对其可进行销毁.6. 支持文件 记录清单