天娱广场携手会博通共建档案自动化管理平台20181213

对任何一个组织，比如政府机构、企事业单位或非政府组织而言，其专有知识是其存在的基础与依据。同时，在现代经济中，知识和技术已成为生产力和经济增长的驱动力。知识的生产和开发已成为创造财富的主要部分，它不仅仅是指推动知识前沿发展，也包括所有知识活动中对各种类型知识的有效使用和开发。我们认为，对于知识管理，首先是要知道和了解，然后是尽可能广泛的获取各种各样的知识，取长补短，才能融汇贯通，学有所长、学有所用。知会、博取、融通综合知识管理系统简介项目概述：天娱广场集百货商城、娱乐中心、办公楼于一体，配套设施完善，是全城年轻人喜爱的潮饰玩物集中地。天娱广场采用了会博通综合知识管理系统，作为企业内部综合性档案的管理平台，实现了规范化、模块化以及流程化的档案管理，有效提升了企业的管理效率与管理水平。项目需求：天娱广场管理着不同的商业物业，因为管理的广度与深度，传统的管理手法，经常会导致管理效率难提升、工作失误难把控的情况，尽管采用了一些桌面式软件实现了部份信息化的运用，但是，行政部的管理人员，还是担心会出现以下管理隐患：1、 纸质档案因为维修、报审等管理与运营需要，常常需要把原件或复印件进行外借，经常使用的人员，难免存有公司证照电子版，原件借出不知所踪的情况会可能出现。2、 文档资料借出后，用途难以把控，公司有些文档、证照，不管是复印件还是电子版，用途不明的风险较高。3、 各部门分散保存工作相关的文档资料，公司没有集中管理，可能有什么，在哪里都不清楚，导致文档无从找起。4、 涉及到楼层装修或维修工程时，经常要翻查施工图纸，纸质图纸找起来特别不方便，电子图纸只存在少数人的电脑里，使用不便捷，而且没有任何利用痕迹，难以管控。5、 纸质资料的长期使用，会导致资料折旧，甚至损坏，使用复印件代替，也会出现难以管控的问题。6、 物业合同众多，存在很多周期性发生的合同，实际工作中常常会发生忘记续租的情况。7、 以往证照、档案等资料的保存与应用均有各种规范，但是实施起来时，经常因为繁琐的原因，有可能得不到员工的拥护，制度名存实亡。8、 证照资质众多，年审、延期、变更等工作繁多，会出现过了时间节点不得而知，到了使用时却派不上用场的风险。项目价值：会博通主要为天娱广场旗下的物业、写字楼、酒店、店面等提供了涵盖企业档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计等全生命周期的档案自动化管理平台。天娱广场根据自身管理需要，以物业管理主体为单位将档案分为以下几类，即：文书档案、合同档案、图纸档案、人事档案、声像档案、实物档案、荣誉档案等，帮助企业实现分布于不同办公地点的各部门、各下属公司的档案集中管理与利用，提供专门的档案搜索平台，多种方式的档案检索，并由行政部档案室统一监控，确保档案数据的安全性，解决了传统文件与档案资料管理的弊端。系统亮点：1、 会博通能全面适应天娱广场对档案的分类需求，自定义建立不同类型的档案管理门类，并对应配置相关的档案著录属性，记录档案正文与附件、档案属性（包括编码、二维码、时间等）以及档案存放位置等，从而实现对实体档案与电子档案的有序化管理。2、 根据天娱广场企业内部的管理习惯及需求，会博通提供了覆盖面广，且功能丰富的档案采集功能，帮助企业快速采集原有实体档案和电子档案。3、 会博通根据天娱广场的内部组织结构，为客户提供了可接触密级以及操作行为的二维权限管理解决方案，员工可随时根据需要，按权限取用文档资料，保障档案应用安全同时，又能将公司内部档案价值最大化。4、 会博通为天娱广场提供了档案借阅、归还与发放功能，及其可流程化处理，帮助企业管理所有档案的借阅，包括证照、图纸等纸质及电子档案文件,实现有序化的借阅流程和管理。5、 会博通内嵌提醒功能，如合同执行提醒、证件年检时间提醒、借阅归还提醒等，采用内部邮件或短信的方式，帮助公司员工实现续签合同到期提醒、行政人员营业执照到期提醒等。6、 通过会博通系统，可以清晰查看企业内部工作人员的操作痕迹，包括借阅痕迹和利用情况等，并进行汇总与统计，随时追溯和管控。7、 天娱广场采用了会博通提供的多项安全配置：1） 全面实现了强密码登录；2） 某些关键管理员用户，只能使用指定的设备登录；3） 用户密码以年为周期提醒更换；4） 输错3次密码即锁定账号；5） 文档资料在预览状态下的防扩散水印。