如何写一份优秀的年度总结报告

如何写一份优秀的年度总结报告    每到年底，公司通常都会要求员工做年度工作总结。为什么要做工作总结？是形式主义，还是确有价值？    从管理的角度看，工作总结是一个组织对工作的整理、记录和归档，也是制订下一阶段工作计划的基础和依据。组织和个人可以在总结的过程中，总结经验和教训，对工作进行迭代、进化。    对我们每个人来说，时间都是公平的，但是同样长度的时间里，每个人的收获却是不同的。随着时间流淌，那些个人能力和价值不断增值的人，是时间的朋友。想做时间的朋友，从觉察和总结自己对时间的运用效率开始，做总结就是很好的方法。    总结第一步：进行全年工作的整理    这时通常我会拿出这些资料翻阅回顾：    1）年初制订的年度工作计划    2）每个月的工作计划和总结    3）重点项目的总结材料    这些都放在电脑中分门别类的文件夹中，查阅时不需东翻西找，工作文件和档案的分类存档也是应该养成的工作习惯。    在这些资料的帮助下，应该能够完整的回忆起，在过去的一年自己完成了什么工作。    这时，无论是在电脑中，还是在我们的大脑中，这些工作应该都是按照发生的时间先后顺序列举的，我们需要将它们重新归纳为结果导向的分类方法。    第二步：归纳，按逻辑重新排序    采取一种方法将各项工作归纳为几大类，可以按照工作类型分，比如将所有的培训归为一类，会议归为一类，分析报告撰写归为一类；也可以按照工作目的分类，比如为提升客户满意度的归为一类，为节约成本的归为一类。    通常我自己更喜欢按照工作目的进行分类，这会让工作的目标性更突出，可以帮助自己检视工作是否有价值，发现那些占用了时间和精力却目标不清晰的工作。    归类后，工作总结的脉络就更清晰了，工作大类和小项会出现像树枝一样的结构。    接下来将大类工作，按照对公司的重要性进行重新排序。这时，有时候会发现排在第一、二的工作大类中，列举的工作项目很少，而重要性排在最后的工作大类，却排布了很多工作。这就说明我们的工作安排出了问题，资源没有放在最重要的工作上。    第三步：提炼结论    工作总结最终的成稿，需要用金字塔写作的方式呈现，给读者看到的第一层次的信息，是结论，具体工作是跟随其后的。提取结论是最容易被忽略的一步。    我在学习瑜伽时，发现有一位瑜伽教练和别人不太一样，她总是在教授动作要领时，说一说练习这个动作的益处和作用，比如”经常练习这个动作，可以柔韧我们的脊椎，优美我们的体态，避免久坐导致的脊柱变形”，听完她这样介绍，学员们就会更认真和专注了。    我们的大脑很懂得节约能量，去繁化简，对于认为没有价值和用处的信息，简单过一下脑子就会忽略，对自己认为“用处”的信息才会认真加工处理。先看到结论，总结就会更有力量，读者在阅读时思路也会更清晰。    如何写出有力的结论呢？    结论三段式：工作项目总体目标（思路）+具体工作概括+效果概括。常见的句式为“以为目标（思路），完成了工作，取得了成效”。    比较一下以下两种汇报形式，哪个更有力量？    第一种：全年开展了坐席技能培训10次，组织业务竞赛1次。    第二种：以提升坐席服务能力为目标，开展技能培训、业务竞赛活动，人均接受培训24小时，客户呼入问题解决率提高5个百分点。    第四步：规划工作衔接    通过前面几个步骤，通常我们会对自己一年的工作情况有了完整的梳理，但是工作到这里，并没有结束。    总结是为了更好的出发。    如果在总结过程中，发现自己的工作有重点不突出、时间分配不合理、工作效果不明显等等问题，就需要规划出优化的思路和举措。    没有发现可优化的工作？这样的情况非常少见。如果你有这样的想法，建议你与用户、主管、同事多做一些真诚的沟通，有利于发现自己的成长空间。    四个步骤完成后，就可以将整理后的内容，按照“结论具体工作概况下一步优化思路或举措”的顺序呈现成文字了。    最后，再补充几点总结时的注意事项：    1、安排一个完整的、不会被打扰的时间段做总结，它是对自己真正有价值的事情    2、避免罗列琐事，记流水账    3、结果导向，从目标出发，对工作效果做评估    4、诚实运用数据    5、分清主次，抓重点，整理逻辑    6、客观面对不足，不避重就轻