创建全国文明城市材料档案组
创建全国文明城市材料档案组尊敬的王部长、督查组各位领导：早上好！今天，王部长在百忙中带领督查组，专门抽出时间来我局检查创建全国文明城市材料档案收集整理工作，这是对材料档案组工作的关心，同时也是对档案工作的重视，在这里我代表市档案局全体干部职工对王部长及各位领导的到来表示热烈欢迎，对王部长及各位领导多年来对档案工作的关心支持，表示衷心的感谢！2018年12月，酒泉市创建全国文明城市工作指挥部设立了材料档案组，确定材料档案组组长为市人大副主任、市文明委副主任张普选；副组长为市档案局局长李金香；成员为市文明办副主任王少子、市档案局副局长王丽君（我）、肃州区文明办副主任李军国、肃州区档案局局长王大忠。材料档案组工作地点设在档案局，各项工作主要由我局组织实施。材料档案组设立后，我们高度重视，积极组织、及时落实场地、人员，明确了工作的重点任务指标，有效开展了创建全国文明城市档案资料收集整理各项工作，取得了阶段性成果。现将我局创城文件材料收集、整理工作情况汇报如下：一、加强组织领导，充实工作力量从以往创建“国家优秀旅游城市”、 创建“全省文明城市”工作的经验中，我们得出档案资料的完整收集、系统整理是保证“创建”活动顺利实现的基础环节。在这次全国文明城市创建中，档案材料也具有同样的基础性地位。档案资料是否齐全、整理是否规范将直接影响“创城”的成败。因此，市委、市政府非常重视“创城”档案材料收集整理工作，下拨了专款，我们为材料组购买了电脑、打印机、复印机、移动硬盘，购臵了十六套档案柜、1200多个档案盒，安装了固定电话、开通了网络、配备了五套办公桌椅等所需设施，开支了聘用人员工资。为保证“创城”材料档案收集整理工作的有效落实，2010年初，我们专门召开局务会对材料档案工作进行了认真安排部署，并在全局职工大会上作了动员。成立了以原局长李金香同志为组长、副局长王丽君同志（我）为副组长、各科室负责人为成员的市档案局创建全国文明城市工作领导小组。制定了创城档案材料收集工作实施方案、创城材料档案组工作制度，把创城工作列入重要议事日程，对各项工作进行了具体明确的分工。我们聘用了曾从事过“创建全国优秀旅游城市”档案材料收集整理工作的我局退休干部XX同志（原业务科长，资历较深的档案业务行家）具体承担此项工作，另外还确定了3名人员协助工作。遇到工作忙时，我们根据需要临时抽调人员，集中开展档案材料收集整理，保证了创城档案材料收集整理工作的顺利进行。二、认真安排部署，积极开展工作为保证创建文明城市档案材料的齐全完整、按时上报，我们组织相关人员对创建文明城市测评体系和未成年人思想道德建设测评体系进行了认真学习和深刻理解，明确了测评体系各项内容，列出了文件资料收集的范围、提出了上报要求。对一些没有按时报送有关材料及报送材料存在问题的单位，局负责人亲自联系，还安排人多次上门督促指导。我们还适时召开会议，研究“创城”材料档案收集整理工作，并及时与文明办领导进行沟通衔接，解决工作中存在的困难和问题，保证了大部分材料的收集和规范整理。截止目前，我们共收集整理市直有关部门、各县市区、中央及省属驻酒103个单位的“创城”和未成年人思想道德建设文件材料1100盒、2万多份。三、及时查漏补缺，充实完善资料由于今年4月前收集的未成年人思想道德体系建设和“创城”文件材料是按照2008版的测评体系要求报送、整理编号的，这些材料我们都已进行了系统的整理。4月，2011版全国文明城市测评体系下发后，对2008版测评体系内容进行了较大调整，并且增加了2个大项，6个小项，原来收集的2万余份文件材料测评标准序号全部需要核对、调整、修改重编。由于工作量大，我们在原有3人的基础上，又抽调局内几名职工，加班加点对原来已整理好的所有文件材料，全部按照新的测评体系进行了重新分类编号装盒入柜。对于新测评体系增加的内容，通过与文明办衔接，及时联系督促相关单位报送材料，已收集的这部分文件也全部进行了系统的整理装盒。四、存在问题虽然我们在“创城”工作中做了大量工作，也取得了一些成绩，但按照目前的进度，要保证完成“创城”任务还有一定困难和问题。一是人员不够。原来预计材料组需要68人才能完成各项工作任务，但由于经费、场地等因素的制约，目前固定的只有3人，承担如此大量的工作只能靠大家的责任心和事业心，利用业余时间加班加点地干。由于人少，致使部分工作无法正常开展，到目前为止，电子文件归档工作基本还未开展。二是测评体系的改变。2008版全国文明城市测评体系只有7大项30小项111个测评点，2011年新的全国文明城市测评体系增加到了9大项、36 小项、126个测评点，原有的项目、文件标号都发生了变化，需要对原来收集的2万多份文件材料重新核对、编号、编目，内容不全的或者没有涉及到的还需要重新收集整理，尤其是有些文件还需要穿插在已整理好的文件中。由于新的测评体系下发后，要求高、时间紧、任务重、材料缺额较大，目前收集的文件目录还无法进行计算机录入。三是有些单位材料报送不及时。虽然“创城”档案材料工作已开展一年多，我们也多次到有些单位催报文件，但由于部分单位领导和有关人员的不重视，不按责任书签订的内容报送材料，至今部分单位文件材料缺乏，影响了文明城市创建材料收集整理的整体进度。截止目前，一份文件都没有报送的单位有：财政局、建设局、人防办。新的测评体系下发后，要求“创城”责任单位按新的测评体系报送、补充文件材料，目前大部分单位已按规定补充报送了文件材料，但是，政法委、纪检委等十几家单位，我们督促几次也没有行动。四是材料报送不规范。有些单位报送的文件材料不齐全、不符合标准，和签订的目标任务脱节，我们催促几次仍没按要求上报，如：政府办、广电局、教育局等。总之，我们感到，仅靠档案局收集“创城”文件材料工作难度确实较大，号召力又不强，加之我们也有创国家级档案馆的任务，苦于无力上门督促。五、几点建议第一，请市委、政府分管领导在有关会议上多强调创城文件材料工作的重要性，给部门负责人提些要求，引起各责任单位对创城文件材料报送工作的重视，以利促进各项任务的落实。第二，建议进一步明确工作职责。创城工作涉及面广、专业性较强，但是测评体系对文件材料报送的要求不够具体明确，比较笼统，不太好把握。我们在实际工作中感到，为了使这一工作尽量少走弯路，需要和报送的文件相一致，创城办应由一名比较熟悉创城测评体系、验收标准和各环节工作程序、具有较强业务能力的人，具体负责对各单位报送的文件材料，统一按测评标准把关后由材料档案组进行收集、整理、编目、保管、提供利用，以利创城文件材料各环节工作的顺利进行。第三，希望能以创城办的名义定期下发督办通知、通报，必要时请领导带队对这项工作进行督查，以提高文件材料收集报送工作的力度，确保材料收集整理的完整规范。第四，加强对“创城”材料档案组人、财、物的投入。目前由于经费紧缺，不能抽调足够的人员开展创城档案资料的收集、整理、编目等工作，而人员、设备的缺乏致使部分工作难以正常开展，从而影响了创城工作的整体进度。建议加拨经费，将材料组工作人员增加到6名，同时购买计算机等设备用于今后工作。虽然，我局“创城”材料收集整理工作存在这样那样的困难和问题，但是我们有信心，在市委“创城”指挥部的正确领导下，鼓足干劲、克服困难、狠抓落实，保证创城材料各项工作圆满完成，为我市顺利创建“全国文明城市”奠定坚实的基础。我的汇报完毕，不妥之处，请领导批评指正。
